Supprimer ou archiver une fiche collaborateur

Avant de commencer

La fiche d'un collaborateur est l'élément central de sa présence sur votre base Lucca. C'est votre première action lorsque vous commencez à planifier l'arrivée d'un nouveau collaborateur. Il arrive cependant que vous n'ayez plus besoin de cette fiche. Deux cas possibles :

• votre collaborateur quitte l'entreprise, vous allez alors archiver sa fiche en lui indiquant une date de fin de contrat ;
• votre collaborateur décide de ne pas rejoindre l'entreprise ou vous avez créé sa fiche par erreur, vous allez alors pouvoir supprimer sa fiche.

1. Gérer le départ d'un collaborateur

L'archivage de la fiche vous permet d'indiquer que le collaborateur est parti de votre entreprise tout en conservant son historique dans le dossier RH et les autres solutions Lucca. En cas de retour du collaborateur, cela vous permettra de conserver l'ensemble de ses données.

a. Indiquer une date de fin de contrat (départ du collaborateur)

Pour archiver la fiche d'un collaborateur vous devez renseigner une date de fin de contrat.

b. Gérer le retour d'un collaborateur

Si votre collaborateur revient dans votre entreprise, il vous suffira de créer un nouveau contrat pour ce collaborateur parti. Attention, il ne pourra pas accéder à votre instance Lucca avant la date de son nouveau contrat.

c. Module de droit à l'oubli

Vous pouvez utiliser le module de droit à l'oubli dans deux situations :

• dans la mise en œuvre du droit à l’oubli exercé par l’un de vos collaborateurs ;
• dans la mise en œuvre de durées de conservation à l’égard des données renseignées dans les solutions souscrites concernant vos collaborateurs.

Vous pouvez consulter la fiche correspondante en cliquant sur le lien : Module de droit à l'oubli

2. Annuler l'arrivée d'un collaborateur

Cette partie concerne les collaborateurs qui décident de ne finalement pas rejoindre votre entreprise, mais dont vous avez déjà créé un dossier RH.

a. Utilisation de la fonctionnalité

Deux conditions sont nécessaires pour utiliser le bouton "Annuler l’arrivée d’un collaborateur" :

1. Bénéficier de la permission "Créer/Supprimer un collaborateur"
2. Respecter le délai : La manipulation est à effectuer jusqu'à la veille du premier jour du contrat
   
   

Lorsque la suppression est effectuée, le message suivant apparaîtra.

b. En cas d'erreur de suppression

Il est possible que la suppression complète de la fiche collaborateur ne soit pas possible pour des raisons techniques. L'outil procède alors automatiquement à l'archivage (étape 1.a) puis au droit à l'oubli (étape 1.c) de la fiche du collaborateur. Le message suivant apparaît pour vous en informer :

Ces cas de suppression incomplète arrivent généralement lorsqu'il y a eu une interaction avec un autre soft de la suite Lucca (liste non exhaustive) :