1. Déclarer ses temps

• • Accéder aux feuilles de temps dans Lucca

• Comment accéder aux feuilles de temps dans Lucca ?

Il vous faut souscrire à l'application Lucca Feuilles de temps pour accéder à ces feuilles de temps. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre chargé de suivi de compte client pour avoir une démo.

 

• • Déléguer la déclaration des feuilles de temps

• Les déclarations des heures supplémentaires peuvent-elles être faites par le manager pour son équipe ?

Ce n'est pas la philosophie du logiciel Lucca Feuilles de temps qui responsabilise les déclarants en leur proposant de saisir eux-mêmes leurs temps de travail. Mais les managers peuvent avoir accès à la modification des feuilles de temps de leurs collaborateurs supervisés.

 

• • Nouvelles feuilles de temps

• Certains de mes salariés préfèrent l'ancien affichage de Timmi temps. Leur est-il possible de choisi l'affichage ?

Il n’est pas possible de revenir à l’ancien affichage. Toutefois, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes pour indiquer ce que vous aimeriez revoir dans les nouvelles feuilles de temps.

• Pourquoi nous ne pouvons pas retirer du système les anciens salariés sortis à ce jour ?

Sur Lucca Feuilles de temps, avec les nouvelles feuilles de temps, vous aurez une coche "inclure les salariés partis". Cela permet de ne pas les faire remonter dans la liste des salariés si vous n'avez pas besoin de voir les feuilles de temps d'anciens salariés.

• Y a t-il un moyen de synchroniser Lucca Feuilles de temps avec une badgeuse ?

Oui, cela est possible seulement pour le moment pour les réglementaires en présence / Horaires.

 

• • Déclaration au mois ou à la semaine

• Est-il possible de commencer le mois le 10 du mois et non le premier ?

Dans Lucca Feuilles de temps, les feuilles de temps sont obligatoirement du lundi au dimanche, à la semaine ou au mois.

• Peut-on définir une période de référence de 4 semaines ?

Dans Lucca Feuilles de temps, il est possible de calculer les HC/HS à la semaine, au mois calendaire ou au mois semaines complètes (jusqu'au prochain dimanche).

 

• • Bloquer la saisie des temps

• Y a-t-il possibilité de limiter la journée de travail à par exemple 18h. Après 18h plus de comptabilité des heures ?

Il est possible de bloquer un nombre maximum d’heures / jours, mais il n’est pas possible de bloquer après un horaire.

• Peut-on imposer une pause de 30 minutes le midi au lieu d'une simple alerte ?

Ce n'est pas dans la philosophie de Lucca Feuilles de temps de bloquer ou de plafonner la saisie des temps donc nous privilégions les alertes

• • Cas spécifique : les forfaits jours

• Où se trouve le récapitulatif annuel des forfaits jours ?

Vous pouvez accéder au récapitulatif annuel de chaque collaborateur depuis leur page “demande” sur Lucca Absences.

• Comment gérer les heures supplémentaires pour les salariés au forfait jours ?

Il n'y a pas d'heures supplémentaires pour les forfaits jours. Néanmoins il faut s'assurer qu'ils respectent leurs repos journaliers et hebdomadaires d'une part et qu'ils respectent leur convention de forfait jours, en principe 218 jours travaillés dans l'année.

Via Lucca Feuilles de temps, vous pouvez également accéder à des rapports permettant un suivi plus global.

• Si une collaboratrice au forfait jour s'absente pour un congé maternité, est-ce que ses Repos Compensateurs sont déduis (car dans les faits elle va travailler moins de 218 jours dans l'année)?

Non les absences pour congé maternité, second parent, et autres arrêts de travail n'impactent pas le calcul du nombre de repos compensateur.

• • Cycles de travail

• Est il possible de paramétrer un calcul des HS avec un cycle de travail en 5*8?

Oui c'est tout à fait possible, Lucca Feuilles de temps se base sur le cycle de travail théorique des collaborateurs.

• Comment modifier les plages horaires ?

Les plages horaires sont celles indiquées dans le cycle de travail du collaborateur, il faut donc modifier le cycle de travail (roue crantée)

 

 

2. Les jours non travaillés

• • Gestion des jours chômés

• Comment déterminer que les jours chômés et fériés qui ont été travaillés sont crédités en récupération ?

Dans Lucca Feuilles de temps il est possible de mettre en place des règles sur les jours chômés et fériés permettant d'alimenter un compteur de Récupération. Je vous invite à solliciter le support si vous avez besoin de modifier votre réglementaire.

• Que se passe-t-il quand il y a un jour férié dans la semaine?

Cela fonctionne de la même manière que pour les weekends : un collaborateur peut renseigner qu'il a travaillé un jour férié (matin, après-midi, ou toute la journée). Ce temps travaillé sur un jour férié peut être valorisé spécifiquement.

• Faut-il passer par le déblocage du forfait jour pour donner la possibilité de saisir du temps sur les week-end ?

Dans le paramétrage de Lucca Feuilles de temps, vous disposez d'une option permettant au collaborateur de déclarer du temps de travail sur un jour théoriquement chômé. Une règle de comptabilisation des temps permettra un transfert automatique en récupération dès que la feuille sera approuvée. N'hésitez pas à contacter notre support si vous souhaitez être accompagnée dans ce sens.

• Est-ce possible d’autoriser des salariés à travailler le week-end ?

Il est possible d'autoriser la saisie des heures supplémentaires sur des jours chômés comme les week-end. Cette saisie peut se faire en ajoutant un système d'alerte.

• J'ai déclaré un après-midi travaillé dans la Gestion du Planning de Lucca Absences sur un jour normalement chômé, puis saisi des temps sur la feuille de temps sur ce même jour. Est-ce la bonne manière de faire ?

Lorsque vous utilisez Lucca Feuilles de temps, nous recommandons de ne pas modifier les jours chômés en jours travaillés depuis la gestion du planning dans Lucca Absences. Lucca Feuilles de temps permet en effet de déclarer du temps sur un jour chômé. Cela vous évite des manipulations inutiles. N'hésitez pas à contacter notre support pour leur exposer votre cas d'utilisation et obtenir des recommandations précises.

 

• • Gestion des congés

• Les CP ne sont pas comptabilités comme du temps effectif ?

En effet les CP ne sont pas comptabilisés comme du temps de travail effectif par défaut. Néanmoins dans Lucca Absences, vous pouvez paramétrer chaque compte d'absence en "considéré comme du temps de travail effectif dans Lucca Feuilles de temps" ou non.

 

3. Gérer les heures supplémentaires

• • Dans le cas d’une annualisation

• Nous sommes en annualisation du temps de travail avec un forfait heure, pourrons nous paramétrer les seuils pour le calcul des heures supplémentaires ?

Il est possible de payer sur le mois courant les heures supplémentaires effectuées au-delà d’une limite haute. On ne gère pas ce concept de limite haute avec paiement des heures supplémentaires. C’est à dire que Lucca Feuilles de temps ne pourra pas automatiquement en fin d’année (dans le cas de l’annualisation) déduire du total d'heures effectuées les heures supplémentaires qui auraient éventuellement été payées en cours d’année.

• Nous sommes à 162h50, comment est ce que je peux faire pour paramétrer les heures supplémentaires?

Cela dépend de votre accord d'entreprise : n'hésitez pas à vous rapprocher de notre centre d'aide pour poser la question à notre support qui pourra vous aiguiller.

 

• • Taux de majoration

• Est-il possible de ne pas afficher les taux de majoration des heures supplémentaires ?

Oui c'est possible. Vous pouvez choisir l'affichage des temps comptabilisés. Vous pouvez tout à fait indiquer un nombre d'HS comptabilisées sans mettre en avant le taux de majoration. Même si le taux n'est pas mis en avant, il pourra être appliqué.

• Peut-on alimenter un compteur de jour à taux "majoré” (travail le dimanche et Jours Fériés)?

Oui c'est tout à fait possible dans Lucca Feuilles de temps.

 

• • Annuler de la récupération

• Quand les heures supplémentaires doivent être récupérées sous 3 mois, y a t'il une possibilité de les annuler si ce délai est dépassé ?

Il vous faudra alors réaliser un ajustement manuel dans Lucca Absences, la solution ne supprime pas des heures de récupération à une date précise.

 

• • Absences et heures supplémentaires

• En cas d'absence prévue sur la semaine, vous considérez que les heures effectuées par jour au-delà du planning prévu ne sont pas des heures supplémentaires ?

Il s'agit des Heures Normales (HS100). Les heures supplémentaires majorées sont celles qui dépassent le temps théorique de 35h (ou 37h30 ou 39h en fonction de votre temps collectif).

 

• • Installer des alertes

• Comment mettre en place des alertes sur les heures supplémentaires ?

Retrouvez la marche à suivre sur notre fiche d’aide Ajuster ou modifier une alerte sur le temps de travail

 

4. Exporter les heures supplémentaires

• • Vers la paie

• Comment exporter les heures supplémentaires en paie ?

Exporter les heures supplémentaires (ou tout EVP)

• Est-il possible de ne pas afficher les taux de majoration des heures supplémentaires ?

Oui c'est possible. Vous pouvez choisir l'affichage des temps comptabilisés. Vous pouvez tout à fait indiquer un nombre d'HS comptabilisées sans mettre en avant le taux de majoration. Même si le taux n'est pas mis en avant, il pourra être appliqué.

• Est-il possible de déverser les heures supplémentaires validées dans le logiciel de paie SILAE?

Nous proposons différents formats d'export des EVP dans Lucca Feuilles de temps pour qu'ils s'intègrent dans différents logiciels de paie. Nous avons un format d'export qui s'intègre dans Silaé.

Les heures supplémentaires déclarées dans Lucca Feuilles de temps ne peuvent pas encore être transférées automatiquement vers Lucca Rémunération ou l’Assistant paie. Notre équipe produit l’a bien en tête pour de futures évolutions.

 

• • Vers Lucca Absences (Récupération)

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• Sur Lucca Feuilles de temps les HS sont en heures et sur Lucca Absences, le temps de récupération sont en jours. Comment passe-t-on des heures en jours?

Lors du transfert des temps de travail en récupération un coefficient de conversion est appliqué. Le heures déclarées dans Lucca Feuilles de temps sont ainsi converties en jours dans Lucca Absences.

Ce coefficient est soit le même pour tous les collaborateurs (par exemple 1 jour = 7h) soit au prorata du cycle de travail du collaborateur

 

 

Pour plus d'information sur la gestion des heures supplémentaires, n'hésitez pas à regarder le replay de notre webinaire à ce sujet.