Avant de commencer
La fonctionnalité de génération de documents vous permet de produire des documents automatiquement complétés avec les informations issues des dossiers RH de vos collaborateurs.
Vous pourrez ainsi générer tout type de documents tels que les contrats de travail, les avenants, les attestations de déplacement, etc.
La première étape est la création de modèles de documents. Il s'agit de documents mis en forme, mais vierges de toute donnée personnelle. Le processus de génération permet de personnaliser ce document avec les données du collaborateur sélectionné.
Cette fiche d’aide vous indique comment créer un document et liste les différentes balises existantes.
Les balises conditionnelles
Gérer les contrats et autres documents RH peut s'avérer fastidieux, surtout lorsqu'il faut les adapter au profil de chaque collaborateur : CDI, CDI avec une voiture de fonction, CDD saisonnier... La liste peut vite s'allonger.
Grâce aux balises conditionnelles, plus besoin de multiplier les modèles de documents, qui alourdissent le processus et sont parfois sources d'erreurs. Vous pouvez désormais ajouter ou exclure des paragraphes du document en fonction du renseignement ou non d'une donnée du dossier RH.
Par exemple, si vous créez des données de type “Case à cocher” correspondantes à vos différentes clauses (non-concurrence, RGPD ou voiture de fonction), il vous suffira de cocher les clauses que vous voudrez voir apparaître dans le document de contrat généré pour le collaborateur.
La balise conditionnelle (expliquée ci-après) affichera les clauses si les cases correspondantes sont cochées, dans le cas contraire, elle pourra afficher un autre texte choisi ou aucun.
Comment ça marche ?
Prenons l’exemple d’une clause contractuelle en cas d’équipement d’une voiture de fonction :
| {%if e_Modeledevoiture%} | Cette balise correspond au début de la condition : elle se réfère au code "e_Modeledevoiture" qui correspond à une donnée “Modèle de voiture” dans le dossier RH. Si la donnée est renseignée, la balise affichera le texte rédigé en dessous de cette dernière. Si aucune donnée n’est renseignée, la balise n’affichera aucun texte. |
| {%endif%} | Cette balise indique la fin de la balise conditionnelle. Le texte du reste du modèle de document reprend à partir de là. |
Prenons maintenant l’exemple d’une clause contractuelle qui affiche deux informations distinctes selon la condition, comme une clause de non-concurrence (qui peut être, à l’inverse, une clause de liberté du travail) :
Nous avons créé au préalable une donnée de type “Case à cocher” intitulée “Non-concurrence”.
Voici ce que signifient les balises :
| {%if e_Non-concurrence%} | Cette balise correspond au début de la condition : elle se réfère au code “e_Non-concurrence” qui correspond à une donnée “clause de non-concurrence” dans le dossier RH. Si la donnée est cochée “Oui”, la balise affichera le texte rédigé en dessous de cette dernière. |
| {%else%} | Si la donnée est cochée “Non” ou non renseignée, alors la balise affiche le texte rédigé en dessous de la balise {%else%}. |
| {%endif%} | Cette balise indique la fin de la balise conditionnelle. Le texte du reste du modèle de document reprend à partir de là. |
Les conditions peuvent aussi inclure d’autres balises, dans l’exemple, nous avons ajouté plusieurs balises comme le titre, le prénom, le nom et des balises de genre (pour ajouter ces dernières à vos modèles, vous pouvez lire cette fiche d’aide).
Voici le résultat une fois le document généré :
Certaines données ne sont (pour l’instant) pas compatibles avec les balises conditionnelles, comme les données composées, multi-occurrentes ou de type fichier. Toute autre donnée sera considérée comme "vraie" si elle est renseignée et "fausse" si elle ne l'est pas (case à cocher, texte, texte multilignes, date, hypertexte ou nombre).
- La condition ne peut être appliquée à une balise personnalisée (avec le préfixe "custom_").
- Si la balise {%if%} est le seul élément présent sur une ligne du document, les balises {%else%} et {%endif%} doivent également être les seuls éléments présents sur leur ligne.
- Si la balise {%if%} fait partie d'un paragraphe avec d'autres mots, les balises {%else%} et {%endif%} ne doivent pas être les seuls éléments présent sur leur ligne. Ils doivent faire partie du paragraphe.
Les balises de genre
Une balise permet de générer un document en fonction du genre renseigné dans le dossier RH des collaborateurs. Elle permet de réduire considérablement le nombre de modèles différents créés dans Socle RH.
Au moment de créer votre modèle de document, vous pouvez utiliser la balise suivante pour gérer les distinctions de genre :
- {|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Attention, à l'inverse des autres balises, celle de genre ne nécessite qu'une seule accolade au début, et qu'une seule à la fin.
Voici un exemple en images :
Voici quelques exemples d’utilisation (on considère dans ces exemples que le masculin l’emporte si aucun genre n’est renseigné dans le dossier RH) :
| Je {|soussigné|soussignée|soussigné|} X | Je soussignée |
| {|Né|Née|Né|} le {{birthDate}} | Née le 11 février 1969 |
| Ci-après {|désigné|désignée|désigné|} ”{|Le|La|Le|} {|salarié|salariée|salarié|}" | Ci-après désignée “La salariée” |
| {{civilTitle}} X est {|engagé|engagée|engagé|} en sa qualité de | Madame X est engagée en sa qualité de |