Avant de commencer
Une session correspond à la planification d'une formation dans le temps. Dans Poplee Formation, une session est forcément rattachée à un plan de formation et permet le traitement des demandes des collaborateurs via l'inscription.
Créer une session de formation
Pour créer une session, aller dans Plans et sessions (1), puis sélectionner un plan et aller dans l'onglet "Sessions" (2) de ce plan. Dans l'onglet "Sessions", cliquer sur "Ajouter une session" (3). Une fenêtre s'ouvre permettant de sélectionner la formation (4) pour laquelle vous souhaitez planifier une session. Après avoir sélectionné la formation, certains champs seront pré-remplis automatiquement à partir des données publiées au catalogue pour cette formation. Toutes ces données sont facultatives pour créer la session et seront modifiables par la suite. Pour terminer, cliquer sur "Ajouter la session" (5). La session est désormais créée au statut brouillon dans votre plan.
Le cycle de vie d'une session
Voici les différents statuts possibles pour une session de formation :
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Brouillon : la session vient d'être créée. Il n'est pas encore possible d’inscrire des collaborateurs à cette session.
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A démarrer : L'administrateur peut débuter l'inscription des collaborateurs. La session n'a pas encore de date de début ou de fin fixée, ou ces dates sont planifiées pour l'avenir.
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En cours : La session est en cours de réalisation par le formateur ou l'organisme.
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Terminée : la date de fin de la session est dans le passé.
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Clôturée : La session est désormais en lecture seule, rendant impossible l'inscription de nouveau collaborateurs. Les coût de la session sont désormais considéré comme un budget engagé.
A noter que le statut des sessions a un impact sur le suivi budgétaire.
Les différents onglets de la session
Informations générales
Les données qui sont héritées de la formation sont consultables et modifiables pour certaines dans cet onglet tout comme :
- les dates de début et de fin. Il est également possible de préciser les heures de début et de fin, avec le fuseau horaire associé. Ces informations sont utiles lorsque la session est synchronisée avec un événement calendrier.
- la durée
Dans cet onglet vous pourrez également activer l'envoie automatique d'une convocation électronique à l'inscription des collaborateurs. En savoir plus sur la synchronisation avec les calendriers professionnels.
Inscriptions
Cet onglet permet de gérer le nombres de places ouvertes sur cette session et d'y inscrire les collaborateurs.
Toutefois, pour pouvoir commencer à inscrire des collaborateurs à cette session, il faudra ouvrir la session (cf image ci-dessous).
Coûts
Cet onglet permet de renseigner les coûts engendrés par l'organisation de cette session. Pour en savoir plus sur ce sujet, lire la fiche Comprendre la différence entre un coût fixe et un coût par participant.
Financements
Cet onglet permet de renseigner comment a été financé le coût total de la session. Par exemple, si votre OPCO a pris en charge une partie des frais pédagogiques, vous pourrez l'indiquer à cet endroit.
Participations
Cet onglet est dédié au suivi des présences et des absences des collaborateurs inscrits à la session. Pour en savoir plus sur ce sujet, lire la fiche Renseigner les participations aux formations. Il permet également de stocker les attestations de formations délivrées aux collaborateurs. Pour en savoir plus sur le sujet, lire la fiche Importer une attestation de formation.
Evaluation
Pour en savoir plus sur les évaluations à chaud, lire la fiche Paramétrer l'envoi d'un formulaire d'évaluation à chaud.
Documents
Cet onglet permet de centraliser la documentation relative à la formation des collaborateurs. Vous pouvez ajouter plusieurs types de documents à la session de formation :
- Devis
- Convention
- Facture
- Feuille de présence
- Autre
Les attestations de formation (ou de présence) individuelles restent dans l'onglet "Participations". Plus d'informations dans la fiche d'aide dédiée.
Questions fréquentes
Peut-on supprimer une session de formation ?
Seules les sessions au statut brouillon peuvent être supprimées. Pour procéder à la suppression d'une session brouillon, il faut cliquer sur le menu dans le bandeau (1) puis sur "Supprimer la session" (2) et confirmer.
Si vous souhaitez supprimer une session qui a été ouverte, vous devez d'abord la repasser au statut brouillon avant de pouvoir la supprimer. Néanmoins, il ne doit y avoir aucun inscrit sur la session que vous souhaitez repasser au statut brouillon. Si il y a des inscrits, vous devez d'abord les désinscrire avant de pouvoir repasser la session au statut brouillon. Pour repasser une session ouverte au statut brouillon, il faut cliquer sur le menu dans le bandeau (1) puis sur "Passer en brouillon" (2) et confirmer.
Peut-on rouvrir une session clôturée ?
Oui, il est possible de rouvrir une session clôturée en cliquant sur le bouton "Ouvrir la session" et confirmer.
A quoi correspond le champ Responsable interne ?
Le champ Responsable interne est prérempli automatiquement à la création de la session avec le nom du collaborateur qui a créé la session. Ce champ permet de savoir qui notifier lorsque la session se termine afin d'aller remplir les participations ou qui renseigner comme organisateur dans l'invitation calendrier.