Créer et gérer les sessions de formation

Avant de commencer

Une session permet de planifier une action de formation à des dates précises pour un ou plusieurs collaborateurs. Dans Poplee Formation, les sessions sont rattachées aux plans de formation. Pour en savoir plus sur les plans de formation, consulter cette fiche d'aide.

Créer une session de formation

Pour créer une session, il est nécessaire d'avoir la permission "Administrer Poplee Formation".

Se rendre dans un plan de formation et cliquer sur "Ajouter une session". Ensuite, sélectionner une formation du catalogue. Certaines informations de la session seront pré-remplies automatiquement à partir des données fournies par le catalogue. La session est créée au statut brouillon dans votre plan ce qui vous permet d'alimenter votre budget prévisionnel.

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Ouvrir une session

Pour ouvrir une session brouillon, cliquer sur le bouton "Ouvrir la session".

Une session ouverte : 

Une session qui a été ouverte peut avoir différents statuts en fonction de l'avancement dans le temps :

  • A démarrer : La date de début de la session est dans le futur (ou la date de début n'est pas encore renseignée)
  • En cours : La date du jour est entre le début et la fin de la session
  • Terminée : La date de fin de la session est dans le passé

Clôturer une session

La clôture d'une session intervient une fois que cette dernière est terminée, que les participations ont été renseignées et que les coûts et les financements sont à jour.

Une session clôturée : 

  • Permet de savoir qu'il n'y a plus de suivi administratif à réaliser ;
  • Permet de comptabiliser les coûts et les financements comme étant réalisés dans le budget du plan.

Pour aller plus loin

Synchronisation des sessions avec les calendriers professionnels

Il est possible d'activer l'envoi automatique d'une convocation électronique à l'inscription des collaborateurs. Pour en savoir sur la mise en place de cette connexion, lire la fiche Synchronisation les sessions avec les calendriers professionnels.

Inscriptions

Pour en savoir plus sur comment inscrire un collaborateur à une session, lire la fiche Inscrire un collaborateur à une session de formation.

Onglets coûts et financements

Pour en savoir plus sur la gestion des coûts et des financements d'une session, lire cette fiche d'aide : Ajouter des coûts sur une session de formation.

Participations

Cet onglet permet de :

Evaluation à chaud

Une fois la session terminée, vous pouvez récolter automatiquement les impressions à chaud des collaborateurs. Pour en savoir plus sur les évaluations à chaud, lire la fiche Paramétrer l'envoi d'un formulaire d'évaluation à chaud.

Stockage des documents

Cet onglet permet de centraliser tous les documents administratifs liés à la planification de la session. Pour en savoir plus, lire la fiche Stocker les documents administratifs d'une session.

Questions fréquentes

1°) Peut-on supprimer une session de formation ?

Seules les sessions au statut brouillon peuvent être supprimées. Pour procéder à la suppression d'une session brouillon, il faut cliquer sur le menu dans le bandeau (1) puis sur "Supprimer la session" (2) et confirmer.

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Si vous souhaitez supprimer une session qui a déjà été ouverte, vous devez d'abord la repasser au statut brouillon avant de pouvoir la supprimer. Néanmoins, aucun collaborateur ne doit être inscrit sur la session pour la repasser en brouillon. Si il y a des inscrits, vous devez d'abord les désinscrire.

Pour repasser une session ouverte au statut brouillon, il faut cliquer sur le menu dans le bandeau (1) puis sur "Passer en brouillon" (2).

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2°) Peut-on réouvrir une session clôturée si on souhaite modifier certains éléments ?

Oui, il est possible de réouvrir une session clôturée en cliquant sur le bouton "Ouvrir la session". 

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3°) A quoi correspond le champ Responsable interne dans l'onglet Informations générales ?

Le champ Responsable interne est pré-rempli automatiquement lors de la création de la session avec le nom du collaborateur qui a créé la session. Ce champ permet de :

  • Envoyer une notification lorsque la session se termine pour que les participations soient renseignées ;
  • Renseigner un collaborateur comme organisateur de l'invitation dans les calendriers professionnels si la synchronisation est activée.

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