Réunir les documents pour le paramétrage d'un format d'export comptable personnalisé dans Cleemy

Avant de commencer

Vous avez demandé une prestation de paramétrage de l’export comptable par un consultant Lucca ou vous souhaitez paramétrer un format d’export comptable : vous aurez besoin de réunir différents documents qui permettront de paramétrer ce format dans Cleemy Notes de frais et Cleemy Comptabilité.

Cette fiche d’aide vous explique quels documents sont indispensables et pourquoi.

Qu’est-ce qu’un export comptable ?

Cleemy traduit les dépenses en écritures comptables. Une fois la note de frais ou l’achat approuvés dans Cleemy Notes de Frais ou Cleemy Achats, celles-ci sont exportées pour pouvoir être intégrées au logiciel de comptabilité. Cela facilitera la gestion et l’analyse ultérieure des dépenses. Une écriture regroupe plusieurs informations telles que le mouvement (crédit/débit), la personne concernée, le type de dépense, ou encore le type de mouvement (NDF, paiement, avance…)…

Pour plus d’informations sur l’export comptable dans Cleemy, vous pouvez consulter cette fiche d’aide : Les écritures comptables gérées par Cleemy Notes de frais

Qu’est-ce qu’un format d’export personnalisé et quelle est son utilité ?

L’intérêt du format d’export personnalisé est de pouvoir importer en un clic les différentes écritures de notes de frais vers votre logiciel de comptabilité. Cela évite une saisie manuelle de ces données dans le logiciel comptable ou un retraitement manuel et donc un grand gain de temps. 

Quels sont les documents indispensables au paramétrage d’un export comptable personnalisé ?

Afin de pouvoir paramétrer un export comptable dans Cleemy Notes de frais ou Cleemy Achats, deux types de fichiers vont être nécessaires : 

1. Un fichier d’import des notes de frais ou des achats au format attendu par votre logiciel comptable

Il s’agit d’un fichier qui peut avoir différentes extensions : csv, txt, pnm, tra, etc. En analysant ce fichier, on saura comment sont organisées les écritures comptables, dans quel champ et dans quel ordre elles doivent apparaître. 

Dans les colonnes, on retrouvera par exemple la date comptable, le code journal, le libellé, les codes analytiques.

Dans les lignes, on retrouvera les types d’écritures à exporter : ligne de contrepartie, ligne de base HT, de TVA, de paiement, de taxes, etc.

Voici deux exemples de fichiers :

2. Un document de spécification de l’éditeur du logiciel comptable

Il s’agit d’une notice de l’éditeur du logiciel de comptabilité sous format PDF. Il permet d’apporter des explications plus précises sur chaque champ. Par exemple, le type d’extension du fichier, l’ordre des champs, le format des dates, le nombre de caractères par colonne, le nombre de décimales pour les montants, la codification du sens crédit/débit, la codification des analytiques, le séparateur…).

Pourquoi le nom du logiciel comptable ne suffit pas ? Pourquoi ne peut-on pas partir d’un format préenregistré dans Lucca ?

Le nom du logiciel n’est pas suffisant, car pour un même éditeur de logiciel on peut trouver plusieurs formats. (Ex : Sage 1000, Sage 100C, Sage X3…).

Un format quant à lui est entièrement personnalisable pour s’adapter aux besoins comptables de votre entreprise. Par exemple, pour faire ressortir les analytiques, pour analyser les dépenses par collaborateur, client, projet, etc.

Ce format est donc personnalisé, il a été défini et paramétré selon vos besoins lors de l’implémentation de votre logiciel comptable au sein de votre société. Même si des similitudes sont présentes selon les logiciels, l’utilisation d’un format préenregistré ne permettrait pas de générer automatiquement un export adapté à votre logiciel.

Où peut-on retrouver ces documents ? 

  • Si vous n’êtes pas directement chargé de la gestion administrative et comptable des notes de frais ou des achats au sein de votre entreprise, renseignez-vous auprès de votre Directeur administratif. Il devrait être en mesure de vous transmettre ces éléments. N’hésitez pas à lui transmettre cette fiche.
  • Si malgré cela votre DAF n’est pas en mesure de vous aider, contactez votre expert-comptable ou votre interlocuteur chez votre prestataire de logiciel comptable. N’hésitez pas à lui transmettre cette fiche..

Comment peut-on tester un format d’export comptable ?

Une fois le format paramétré dans Cleemy, il faudra tester la compatibilité du fichier avec votre logiciel.

Dans le cadre d’une prestation de paramétrage, le consultant générera des notes de frais ou des achats fictifs qui seront exportés dans un fichier test. Hors prestation, vous pouvez également générer vous-même des notes de frais fictives. Attention à bien réaliser vos tests sur un environnement de test.

Il vous faudra importer ce fichier dans votre logiciel comptable (certains logiciels possèdent un environnement de test) pour vous assurer que les lignes s’intègrent bien et qu’il n’y a pas de message d’erreur.

Si vous n’êtes pas responsable de cela au sein de votre entreprise, transmettez le fichier à votre DAF ou expert-comptable.

Si lors de l’import du fichier, des erreurs apparaissent, il sera nécessaire de transmettre ces messages d’erreur (via capture d’écran) au consultant Lucca en charge du projet. Il pourra ainsi corriger les erreurs et vous renvoyer un nouveau fichier à tester.

Si le message d’erreur n’est pas explicite (ex. : certains logiciels indiquent simplement le message « erreur »), le consultant ne pourra ni la déchiffrer ni la corriger. Dans ce cas, il faudra vous tourner vers votre prestataire pour obtenir la « traduction » du message d’erreur.

Combien de temps dure la phase de test ?

La durée de la phase de test dépend du nombre d’erreurs qui seront remontées par le logiciel et de la qualité des documents fournis initialement. Il peut parfois y avoir de nombreux allers-retours.

J’ai un logiciel comptable, mais aucun format d’export n’est paramétré, que faire ? 

Prenez contact avec votre interlocuteur dédié chez votre prestataire de logiciel comptable afin qu’il vous accompagne dans le paramétrage.
Si vous avez signé une prestation de paramétrage de l’export Cleemy au format de votre logiciel, celle-ci pourra être reportée le temps que vous paramétriez votre logiciel comptable.

Il vous sera possible à tout moment de contacter le support Lucca pour obtenir un bon de commande pour la mise en place d’un format spécifique lorsque vous obtiendrez les éléments.

Je change prochainement de logiciel comptable, le nouveau logiciel est en cours d’implémentation, je n’ai pas encore tous les éléments du nouveau format, que faire ?

La prestation de paramétrage de l’export Cleemy au format de votre logiciel pourra être reportée le temps que vous paramétriez votre logiciel comptable. Il vous sera possible à tout moment de contacter le support Lucca pour obtenir un bon de commande pour la mise en place d’un format spécifique lorsque vous obtiendrez les éléments.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0