Gérer les modalités de temps de travail

Avant de commencer

Les cycles de travail sont remplacés par les modalités de temps de travail. Cette fiche explicite les différences entre les deux. La fiche d'aide que vous êtes en train de lire se focalise sur les modalités de temps de travail.

Une modalité de temps de travail représente la durée de travail contractuelle, les horaires collectifs et les règles de gestion des temps partagés par une catégorie de collaborateurs.

Pour créer ou modifier une modalité de temps de travail, cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran, puis sur la section "Modalités de temps de travail". Vous devez disposer de la permission Lucca "Administration des modalités de temps de travail" pour pouvoir y accéder.

 

Définition des modalités de temps de travail

Les modalités de temps de travail sont des objets de paramétrage qui vous permettent de définir pour chaque catégorie de collaborateurs :

  • La durée de travail contractuelle, c'est-à-dire le nombre d'heures ou de jours qu'ils doivent travailler compte tenu de leur contrat de travail.
  • La durée de travail de référence dans laquelle ces collaborateurs s'inscrivent, ce qui permet d'identifier s'ils sont à temps partiel.
  • La liste des jours fériés que ces collaborateurs observent.
  • Un planning théorique appelé horaire collectif, c'est-à-dire la succession récurrente de journées travaillées ou non que ces collaborateurs doivent normalement observer. 

Il s'agit donc d'objets essentiels à la gestion du temps de travail de vos collaborateurs, puisqu'ils déterminent le planning qu'une catégorie de collaborateurs devrait normalement observer, sauf absences ou heures supplémentaires.

Exemple

Parmi vos collaborateurs, vous avez une population de techniciens qui ont un contrat de travail de 35 heures par semaine. Les techniciens ont un planning hebdomadaire fixe avec des horaires de début et de fin.

Pour représenter le planning de cette population, vous pouvez définir une modalité nommée "Techniciens" avec une durée de travail contractuelle de 35h/semaine et une durée de travail de référence identique.

exemple 4 - modalités.png

L'onglet "horaire collectif" vous permet de définir le planning horaire théorique de cette catégorie de collaborateurs.exemple 2 - modalités.png

Enfin, si vous avez la solution Timmi Temps, vous pouvez préciser le réglementaire (l'ensemble des règles de gestion des temps) associé à cette catégorie de collaborateurs.

exemple 3 - modalités.png

L'ensemble de ces informations est résumé sur la modalité de temps de travail.

exemple - modalités.png

Créer une modalité de temps de travail

N.B. : Il est possible de créer une nouvelle modalité par duplication d'une modalité existante, ce qui peut être utile si jamais la nouvelle modalité a peu de différences avec une modalité existante. Pour cela, sélectionnez d'abord la modalité à dupliquer, puis cliquer sur le bouton "dupliquer" situé à côté de son nom.

Pour créer une modalité de temps de travail, cliquez sur "Créer une modalité".

Création - Modalités.png

Renseignez le nom de la modalité de temps de travail. Nous vous conseillons de choisir un nom qui permette de rapidement identifier quelle catégorie de collaborateurs est concernée : « R&D », « Techniciens », « Ateliers », « Maintenance », etc.

Nom - Modalités.png

Il y a ensuite 3 étapes :

  1. Durée de travail
  2. Horaire collectif régulier
  3. Règles de gestion des temps (si vous avez Timmi Temps)

L'étape "Durée de travail" permet de définir :

  • l'unité de la modalité : "jours", "heures" ou "horaires". Pour permettre à vos collaborateurs de poser des absences en heures sur Timmi Absences, choisissez "heures" ou "horaires". L'unité "horaires" permet de suivre les horaires précis de début et de fin de chaque séquence de travail de vos collaborateurs sur Timmi Temps.
  • la période de référence sur laquelle la durée de travail est définie. Il s'agit généralement de la semaine, mais elle peut être plus large en cas de modulation du temps de travail.
  • la durée contractuelle qui figure sur le contrat de travail du collaborateur et qui correspond à la durée de travail attendue du collaborateur sur la période de référence.
  • la durée de référence qui correspond à la durée de travail caractéristique d'un temps plein pour cette catégorie de collaborateurs.
  • L'équivalent temps plein qui est automatiquement calculé à partir de la durée contractuelle et de la durée de référence, mais qui peut être modifiée manuellement si besoin.
  • La durée d'une journée d'absence qui par défaut est égale à la durée de travail théorique sur la journée, c'est à dire la durée de la journée de l'horaire collectif.
  • le calendrier de jours fériés.

Pour passer à l'étape "horaire collectif régulier", cliquez sur "Enregistrer et continuer". Puis, cliquez sur "Créer un nouvel horaire".

L'horaire collectif correspond à la description du temps de travail du collaborateur par journée et demi-journée. Vous allez pouvoir indiquer que les collaborateurs doivent travailler 07h00 le lundi, et 08h00 le mardi.

création horaire - Modalités.png

Pour cela, choisissez d'abord un type de motif, c'est à dire la période sur laquelle l'horaire collectif sera répété.

Motif horaire - Modalités.png

Par défaut, une semaine type vous est proposée. 

Unités "heures" et "horaires"

Pour modifier les temps, cliquez sur les champs (1). 

Si chaque jour les plages sont identiques, cliquez sur "Appliquer pour la semaine" : les temps seront copiés sur les journées travaillées (3).

Unité "horaires"

Pour définir des pauses (Timmi Temps), ajoutez plusieurs plages horaires (2). 

Unités "jours", "heures" et "horaires"

Pour indiquer qu'une demi-journée n'est pas travaillée, cliquez sur "Travaillé" (4). 

Précisez ensuite si la demi-journée est "Non travaillé", "Temps partiel" ou "Repos hebdomadaire" (journée uniquement).

Pour rappel, le décompte des absences sur Timmi Absences est différent selon le type de jour non travaillé : 

  • Temps partiel : la demi-journée/journée est décomptée lors de la pose d'une absence la veille si l'acquisition n'est pas proratisée. 
  • Non travaillé : la demi-journée/journée est décomptée lors de la pose d'une absence en ouvrables ou en calendaires la veille.
  • Repos hebdomadaire : la journée est décomptée lors de la pose d'une absence en calendaires la veille.

Pour connaître le décompte des temps plein aménagés, consultez cette fiche d'aide.

Enregistrez vos modifications (6).

Modification horaire - Modalités.png

Si l'horaire collectif de vos collaborateurs change dans le temps, vous pouvez les planifier en créant de nouveaux horaires collectifs qui s'appliqueront à partir d'une date que vous définissez. Vous pouvez par exemple prévoir un passage sur des horaires réduits pendant les mois d'été.

Cliquez sur "Enregistrer et continuer".

Si vous avez la solution Timmi Temps, vous pouvez sélectionner le réglementaire qui s'appliquera aux collaborateurs concernés par cette modalité de temps de travail à l'étape "Règles de gestion des temps". 

Votre modalité est créée.

En un coup d'oeil, consultez l'horaire collectif de la catégorie de collaborateurs.

Consultation - Modalités.png

Gérer une modalité

Après avoir créé une modalité, vous pouvez :

  • Modifier son nom (1)
  • La dupliquer (2)
  • L'archiver (3)
  • La supprimer (4). La suppression d'une modalité est possible uniquement si la modalité n'est pas rattachée au contrat d'un ou plusieurs collaborateurs. Pour connaître la liste des collaborateurs qui se sont vus affecter cette modalité au travers de leur contrat de travail ou de leur avenant, consultez l'onglet "Contrats de travail" de la modalité. gestion - modalités.png

Rattacher une modalité à un collaborateur

Le rattachement d'une modalité à un collaborateur est fait au niveau de son contrat de travail et de ses éventuels avenants.

Lorsque vous créez un nouveau contrat de travail, sélectionnez une modalité de temps de travail. Si le collaborateur change de volume de travail au cours de l'exécution de son contrat, alors vous pouvez indiquer son passage sur une nouvelle modalité au travers d'un avenant au contrat. La date de prise d'effet de cette nouvelle modalité de temps de travail est celle de la prise d'effet de l'avenant.

Prenons l'exemple de Valentin Bresnier qui passe d'un temps plein à un temps partiel. Pour rattacher la nouvelle modalité à Valentin, rendez-vous dans l'espace Collaborateurs > Dossier RH.

Sur le dossier RH de Valentin, sélectionnez la section "Contrats" (1) et créez un avenant (2).

création avenant - Modalités.png

Renseignez la date de prise d'effet de la nouvelle modalité dans le champ "date de prise d'effet". Pour facilement trouver la modalité que vous recherchez, vous pouvez consulter le détail des modalités.

avenant - Modalités.png

Sélectionnez la modalité et enregistrez.

détail avenant - Modalités.png

Vous pouvez planifier à l'avance les avenants au contrat et donc les changements de modalité.

Une fois que la modalité est rattachée à un contrat ou avenant au contrat, celui-ci remonte dans l'onglet "Contrats de travail" de la modalité.

Planifier les horaires collectifs

Lorsqu'une catégorie de collaborateurs change collectivement d'horaire au cours de l'exécution de leur contrat (passage de l'horaire de début de 8h00 à 8h30), vous pouvez modifier leur horaire collectif.

Pour planifier l'horaire collectif d'une catégorie de collaborateurs, cliquez sur la modalité correspondant à cette catégorie.

Par défaut, l'onglet horaire collectif est sélectionné. Cliquez sur "Créer un horaire collectif". futur horaire - Modalités.png Puis, renseignez, la date de prise d'effet.date horaire - Modalités.png

Configurez la future semaine type et enregistrez.

config horaire - Modalités.png

Dans quels cas dois-je créer un avenant / modifier l'horaire collectif d'une modalité ?

  1. Si Valentin Bresnier passe d'un temps plein à temps partiel au cours de l'exécution de son contrat, il s'agit d'un changement de volume de travail. Dans ce cas, il faut modifier la modalité rattachée au contrat de Valentin en créant un avenant avec pour date de début, la date de prise d'effet du passage au temps partiel.
  2. Valentin Bresnier change de fonction. Dans ce cas, Valentin change de catégorie de collaborateurs. Il partage l'horaire collectif et les règles de gestion d'une nouvelle catégorie. Il faut modifier la modalité rattachée au contrat de Valentin en créant un contrat ou un avenant, avec pour date de début, la date de prise d'effet du changement de fonction.
  3. Si Valentin Bresnier et ses collègues passent aux horaires d'été, il n'y a pas d'impacts sur le volume de travail. Il faut planifier un nouvel horaire collectif sur la modalité rattachée à Valentin et ses collègues à la date de prise d'effet des horaires d'été.

 

 

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0