Gérer les modalités de temps de travail

Avant de commencer

Définition des modalités de temps de travail

Les cycles de travail sont désormais inclus dans une modalité de temps de travail. La modalité de temps de travail permet de définir :

• Une unité (jours, heures ou horaires), qui définit la saisie des temps (Lucca Feuilles de temps).
• La durée de travail contractuelle, c'est-à-dire le nombre d'heures ou de jours que les collaborateurs doivent travailler compte tenu de leur contrat de travail.
• L'équivalent temps plein, ce qui permet d'identifier si les collaborateurs sont à temps partiel.
• Le calendrier des jours fériés.
• Les règles de gestion des temps (Lucca Feuilles de temps).

C'est cette modalité, définissant le temps de travail contractuel, qui est attachée à un utilisateur. Une modalité peut contenir plusieurs cycles successifs, ce qui vous permet de prévoir une alternance de cycles, par exemple cycle été puis cycle hiver. 

Pour créer ou modifier une modalité de temps de travail, cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran, puis sur la section "Modalités de temps de travail". Vous devez disposer de la permission Lucca "Administration des modalités de temps de travail" pour pouvoir y accéder.

Exemple

Parmi vos collaborateurs, vous avez une population de techniciens qui ont un contrat de travail de 35 heures par semaine. Les techniciens ont un planning hebdomadaire fixe avec des horaires de début et de fin.

Pour représenter le planning de cette population, vous pouvez définir une modalité nommée "Techniciens" avec une durée de travail contractuelle de 35h/semaine et une durée de travail de référence identique.

L'onglet "Cycles de travail" vous permet de définir le planning théorique de cette catégorie de collaborateurs.

Enfin, si vous avez la solution Lucca Feuilles de temps, vous pouvez préciser le réglementaire (l'ensemble des règles de gestion des temps) associé à cette catégorie de collaborateurs.

Créer une modalité de temps de travail

N.B. : Il est possible de créer une nouvelle modalité par duplication d'une modalité existante, ce qui peut être utile si jamais la nouvelle modalité a peu de différences avec une modalité existante. Pour cela, sélectionnez d'abord la modalité à dupliquer, puis cliquez sur le bouton "dupliquer" situé à côté de son nom.

Pour créer une modalité de temps de travail, cliquez sur "Créer une modalité".

Renseignez le nom de la modalité de temps de travail. Nous vous conseillons de choisir un nom qui permette de rapidement identifier quelle catégorie de collaborateurs est concernée : « R&D », « Techniciens », « Ateliers », « Maintenance », etc.

Il y a ensuite 3 étapes :

1. Durée de travail
2. Cycles de travail
3. Règles de gestion des temps (si vous avez Lucca Feuilles de temps)

L'étape "Durée de travail" permet de définir :

• l'unité de la modalité : "jours", "heures" ou "horaires". Pour permettre à vos collaborateurs de poser des absences en heures sur Lucca Absences, choisissez "heures" ou "horaires". L'unité "horaires" permet de suivre les horaires précis de début et de fin de chaque séquence de travail de vos collaborateurs sur Lucca Feuilles de temps.
• la période de référence sur laquelle la durée de travail est définie. Il s'agit généralement de la semaine, mais elle peut être plus large en cas de modulation du temps de travail.
• la durée contractuelle qui figure sur le contrat de travail du collaborateur et qui correspond à la durée de travail attendue du collaborateur sur la période de référence.
• la durée de référence qui correspond à la durée de travail caractéristique d'un temps plein pour cette catégorie de collaborateurs.
• L'équivalent temps plein qui est automatiquement calculé à partir de la durée contractuelle et de la durée de référence. S'il est inférieur à 100%, cela signifie que les collaborateurs avec cette modalité sont à temps partiel.
• La durée d'une journée d'absence qui par défaut est égale à la durée de travail théorique sur la journée, c'est à dire la durée de la journée du cycle de travail.
• le calendrier de jours fériés.

Pour passer à l'étape "Cycles de travail", cliquez sur "Enregistrer et continuer". Un cycle de travail vous est proposé par défaut. Pour le modifier, cliquez sur "Modifier".

Vous pouvez aussi modifier le type de motif : hebdomadaire ou semaine paire/impaire.

Unités "heures" et "horaires"

Pour modifier les temps, cliquez sur les champs (1). 

Si les plages sont identiques chaque jour, cliquez sur "Appliquer pour la semaine" : les temps seront copiés sur les journées travaillées (3).

Unité "horaires"

Pour définir des pauses (Lucca Feuilles de temps), ajoutez plusieurs plages horaires (2). 

Unités "jours", "heures" et "horaires"

Pour indiquer qu'une demi-journée n'est pas travaillée, cliquez sur "Travaillé" (4). 

Précisez ensuite si la demi-journée est "Chômé", "Temps partiel" ou "Repos hebdomadaire" (journée uniquement).  Le type de jour non travaillé (Temps partiel, chômé ou repos hebdomadaire) et l'équivalent temps plein (temps plein ou temps partiel) ont un impact sur le décompte des absences sur Lucca Absences, expliqué sur cette fiche d'aide.

Enregistrez vos modifications (6).

Si le cycle de travail de vos collaborateurs change dans le temps, vous pouvez ajouter de nouveaux cycles de travail qui s'appliqueront à la date que vous définirez. Vous pouvez par exemple prévoir un passage sur des horaires réduits pendant les mois d'été.

Cliquez sur "Passer à l'étape suivante".

Si vous avez la solution Lucca Feuilles de temps, vous pouvez sélectionner le réglementaire qui s'appliquera aux collaborateurs concernés par cette modalité de temps de travail. 

Votre modalité est créée.

Gérer une modalité

Après avoir créé une modalité, vous pouvez :

• Modifier son nom (1)
• La dupliquer (2)
• L'archiver (3)
• La supprimer (4). La suppression d'une modalité est possible uniquement si la modalité n'est pas rattachée au contrat d'un ou plusieurs collaborateurs. Pour connaître la liste des collaborateurs qui se sont vus affecter cette modalité au travers de leur contrat de travail ou de leur avenant, consultez l'onglet "Contrats de travail" de la modalité.

Rattacher une modalité à un collaborateur

Le rattachement d'une modalité à un collaborateur est fait au niveau de son contrat de travail et de ses éventuels avenants.

Lorsque vous créez un nouveau contrat de travail, sélectionnez une modalité de temps de travail.

Si un collaborateur change de temps de travail contractuel au cours de l'exécution de son contrat, alors vous pouvez indiquer son passage sur une nouvelle modalité au travers d'un avenant au contrat. La date de prise d'effet de cette nouvelle modalité de temps de travail est celle de la prise d'effet de l'avenant.

Prenons l'exemple de Valentin Bresnier qui passe d'un temps plein à un temps partiel. Pour rattacher la nouvelle modalité à Valentin, rendez-vous dans l'espace Collaborateurs > Dossier RH.

Sur le dossier RH de Valentin, sélectionnez la section "Contrats" (1) et créez un avenant (2).

Renseignez la date de prise d'effet de la nouvelle modalité dans le champ "date de prise d'effet". Pour facilement trouver la modalité que vous recherchez, vous pouvez consulter le détail des modalités.

Sélectionnez la modalité et enregistrez.

Vous pouvez planifier à l'avance les avenants au contrat et donc les changements de modalité.

Une fois que la modalité est rattachée à un contrat ou avenant au contrat, celui-ci remonte dans l'onglet "Contrats de travail" de la modalité.

Planifier les cycles de travail

Lorsqu'une catégorie de collaborateurs change collectivement de cycle de travail au cours de l'exécution de leur contrat (passage de l'horaire de début de 8h00 à 8h30), vous pouvez ajouter un nouveau cycle de travail.

Sélectionnez la modalité, puis cliquez sur "Ajouter un cycle de travail".

Renseignez, la date de prise d'effet.

Configurez la future semaine type et enregistrez.

Dans quels cas dois-je créer un avenant / modifier le cycle de travail d'une modalité ?