La page de Demande de Lucca Absences permet de :
- Faire des demandes d'absences et suivre ses demandes.
- Consulter son solde de congé actuel et dans le futur.
Lucca Absences est également accessible depuis votre smartphone, cette fiche d'aide vous montre comment poser ses congés depuis l'application mobile Lucca.
Faire une demande d'absences
Pour faire une demande, vous devez :
- Sélectionner la période que vous souhaitez poser, en cliquant sur le premier et le dernier jour de la période, ou cliquez sur un seul jour en cas de pose d'une seule journée.
- Préciser si la demande commence ou finit sur une demi-journée (le matin ou l'après-midi)
- Cliquer sur Poursuivre ma demande
Vous pouvez également afficher le calendrier sur 4 ou 12 mois et les vacances scolaires. Cliquez sur les 3 points au dessus de la vue 4 / 12 mois pour afficher la légende. La légende indique à quel compte d'absence est associé chaque couleur dans le calendrier.
Sélection des comptes d’absences
Les comptes proposées sont les comptes bénéficiant d’un solde positif. Autrement dit, un compte qui a été épuisé ne sera pas affiché, même si sa période de consommation n'est pas terminée.
La fenêtre de répartition suivante propose une répartition automatique des jours demandés sur les différents comptes d'Absences. Nous vous recommandons de ne pas la modifier car les comptes dont la date d’échéance est la plus proche sont sélectionnés en priorités. Ceci permet d'éviter les reliquats et vous évite de perdre des jours de congés non pris.
Un compte avec un solde positif, sans période de consommation, sera automatiquement priorisé devant les autres compteurs type Congés payés ou RTT, par exemple un compte de Récupération.
Vous avez cependant toujours la possibilité de modifier la répartition proposée. Le total de cette répartition doit correspondre au nombre de jours d'absence indiqués lors de la première étape (en jaune sur le calendrier).
Le champ Choisir un autre type d'absence vous permet d’accéder aux comptes pour événements familiaux et les autres comptes disponibles.
Vous pouvez, quelque soit le type de demande, ajouter un justificatif ou un commentaire, ceux-ci seront visibles par l’approbateur. Vous pourrez les ajouter a posteriori si vous ne l'avez pas au moment de faire la demande d’absence.
Consulter le détail des soldes
Le tableau sous le calendrier de pose vous indique pour chacun des comptes d'absences :
-
Le solde actuel : C'est le nombre de jours ou d'heures sur le compte d'absence à la date du jour. Un peu comme le solde de votre compte en banque. Le calcul de votre solde actuel ne tient pas compte des absences futures ni des absences passées non approuvées.
Solde actuel = congés acquis à la date du jour - absences approuvées passées (aujourd’hui inclus). - Les absences futures : Ce sont l'ensemble des absences, approuvées ou non, que vous avez posées au delà de la date du jour. Le calcul de vos absences futures prend également en compte les absences passées qui ne sont pas encore approuvées.
- À acquérir : C'est l'estimation des jours ou heures qui vous sont dûs jusqu'à la date sélectionnée. Parcourez votre politique de congés : l'estimation peut varier en fonction de certaines absences.
- Le solde disponible : C'est l'estimation de ce que vous pourrez réellement poser à la date sélectionnée, sans générer de solde débiteur. Le solde disponible est arrondi au demi ou à l'entier inférieur en fonction du type d'absence. Il prend en compte les absences futures, mais aussi une partie des droits à acquérir dans le futur. En effet, certaines absences sont compensées par les droits acquis jusque-là.
En cliquant sur les lignes du tableau vous retrouverez le détail de vos soldes. L’info bulle située à droite de votre solde de congés explicite les arrondis qui sont opérés sur ce compte d'absences.
Autres fonctionnalités
- Politique de congés : Elle apparait si elle a été complétée par votre entreprise, vous y retrouvez les règles fixées par votre entreprise en matière de pose de congés, comme les plafonds sur les évènements familiaux, ces droits dépendent notamment de votre convention collective ou de votre accord d'entreprise.
- Récapitulatif annuel : ce module synthétise le nombre de jours pris sur les différents comptes et sur la période sélectionnée. (accessible via les 3 points à droite de la politique de congés).
- Historique des demandes : ce module permet de retrouver l'ensemble des demandes d'absences réalisées. Depuis ce module il est possible d'ajouter un justificatif d'absence (accessible via les 3 points à droite de la politique de congés).
- Contrôle des décomptes : dans le cas de congés payés en jours ouvrables ou de temps partiel, vous pouvez suivre le nombre de jours décomptés par la solution et le nombre de jours restants à décompter.