Comment contrôler mes bulletins de paie dans Pagga Assistant paie ?

Avant de commencer

Cette analyse vous permettra de constater

• que toutes les informations concernant Maria, arrivée ce mois-ci, sont correctes, car elles correspondent bien aux informations saisies dans Poplee Socle RH et Pagga Rémunération (salaire de base, avantages, informations personnelles et contractuelles)
• que l’augmentation du salaire fixe de Samia de 1 000 € figure bien sur son bulletin
• que le bonus de vente de 500€ pour Cécile est bien pris en compte sur la période

Mais surtout, vous pourrez de suite voir :

• que le salaire net de Léo a augmenté de plus de 50€ par rapport au mois précédent, alors qu’il n’a eu aucun changement de rémunération
• que Jean-Michel a 0 Titres-restaurant sur son bulletin
• que Jérôme n’a pas la bonne adresse, ni le bon intitulé de poste

Afin d’analyser et comprendre, vous pourrez consulter le bulletin de chaque collaborateur et accéder aux anomalies et alertes mises en évidence par la fonctionnalité du contrôle des bulletins. Afin de vous aider à comprendre le problème, nous afficherons la valeur trouvée sur le bulletin et la valeur trouvée dans Lucca.

En fonction de votre analyse et vos contrôles, vous pourrez modifier les valeurs dans Lucca ou demander à votre gestionnaire de paie de faire les corrections nécessaires dans la paie via un système de commentaires. Si une correction est nécessaire dans la paie, vous pourrez envoyer l'ensemble de vos commentaires à votre gestionnaire qui pourra les corriger et générer les nouveaux bulletins, les valider dans Silae et le processus reprendra au début, à savoir la récupération des bulletins. 

Import des bulletins de paie

Avant de lancer l'analyse de vos bulletins, il est au préalable nécessaire de les importer. Pour cela vous avez 2 possibilités : 

• Récupérer les bulletins automatiquement dans Silae par API. Cette possibilité est la plus sécurisée : les bulletins ne transitent plus par email et sont récupérés par l'Assistant paie directement dans Silae, dès que l'ensemble des bulletins ont été calculés et validés dans Silae par le gestionnaire de paie. 
• Importer manuellement les bulletins de la période pour le dossier de paie concerné. Dans le cas où vous décidez de ne pas importer automatiquement les bulletins depuis Silae, nous vous conseillons pour des raisons de sécurité de demander à ce que les bulletins soient protégés par un mot de passe avant qu'ils vous soient transmis par email. 

Pour en savoir plus sur l'import des bulletins pour contrôle, nous vous invitons à consulter cette fiche d'aide : Comment importer mes bulletins de paie depuis Silae afin de les contrôler ? 

Analyse des bulletins

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Récupérer les bulletins et lancer l'analyse, nous allons : 

• Récupérer les bulletins dans Silae
• Reconnaître le matricule sur le bulletin afin d'associer le bulletin de paie au bon collaborateur présent dans Lucca avec ce même matricule
• Comparer les éléments de rémunération présents sur le bulletin avec ceux présents dans Pagga Rémunération
• Comparer les données RH présentes sur le bulletin avec celles présentes dans Poplee Socle RH
• Comparer les salaires de la période de paie actuelle avec ceux de la période précédente

En résumé, nous comparons les données sur le bulletin avec celles présentes dans Lucca au moment de l'analyse. L'analyse ne se base donc pas uniquement sur les données transmises à l'aide de l'assistant paie avec le connecteur Silae. 

La fonctionnalité de Contrôle des bulletins ne remplace pas l'ensemble de vos contrôles mais vous assiste pour gagner du temps chaque mois ! Actuellement, l'analyse ne prend pas en compte

• les données liées aux absences : nous ne comparons pas les jours posés, ni les soldes, ni les acquisitions entre le bulletins de paie et Timmi Absences
• les charges et cotisations sociales

Vérification des bulletins analysés

Le tableau de bord pour accéder au résultat global de l'analyse

Une fois l’analyse terminée avec succès, un tableau de bord vous présente les résultats de manière synthétique, notamment :

• Les collaborateurs présents dans Lucca et pour lesquels aucun bulletin n’a été trouvé (collaborateurs sans bulletin)
• La liste des bulletins avec alertes et donc à contrôler en priorité
• La liste des bulletins sans alertes

Les bulletins avec alertes sont des bulletins pour lesquels nous avons trouvé des écarts entre les données du bulletin de paie et les données Lucca, ou des écarts avec le bulletin du mois précédent (à condition d’avoir déjà réalisé une analyse et contrôle des bulletins sur le mois précédent dans l’assistant paie).

Vous disposez sur cette vue d'une série de filtres qui vous permettent de gagner du temps en ciblant des éléments critiques que vous avez déjà identifiés comme à vérifier ou simplement pour consulter les bulletins que vous avez déjà marqués comme contrôlés.

Comprendre les alertes

Pour accéder au détail d'une alerte, vous pouvez cliquer sur l'alerte en question qui peut être 

• Une alerte concernant un écart sur la rémunération
• Une alerte concernant un écart sur les données RH
• Une alerte concernant un écart avec le bulletin de paie de la période précédente (M-1)

Vous pouvez alors consulter quelle donnée est en écart ainsi que les valeurs présentes sur le bulletin et dans Lucca. 

Pour la rémunération

Pour les données RH

En comparaison avec le bulletin de la période précédente m-1 

Commenter les bulletins de paie à corriger pour le gestionnaire de paie

De là, vous pouvez ajouter un commentaire à destination de votre gestionnaire de paie si vous constatez un élément à corriger ou à lui notifier.

L'ensemble des bulletins avec commentaires sont visibles sur le tableau de bord à l'aide de la pastille mauve : vous pouvez consulter les commentaires au clic.

Lorsque vous aurez terminé l'ensemble de vos contrôles pour tous les bulletins, vous pourrez télécharger un fichier Excel contenant l'ensemble de vos commentaires : cela vous permettra de les transmettre à votre gestionnaire de paie pour correction en paie et re-génération des bulletins. 

La vue détaillée par collaborateur pour accéder aux alertes et prévisualiser le bulletin

Vous préférez avoir le bulletin de paie sous les yeux pour effectuer le contrôle ? 

Depuis l’écran de synthèse, vous pouvez cliquer sur la ligne d’un collaborateur ou l'icône oeil "Voir le bulletin" pour accéder à son bulletin et passer à l’analyse par bulletin.

Depuis cette vue, vous avez d’un côté toutes les alertes d’écarts constatés et de l’autre le bulletin original importé. Vous avez toujours la possibilité de commenter le bulletin pour que votre gestionnaire puisse faire des modifications.

Vous pouvez naviguer parmi les bulletins à contrôler à l'aide des flèches. Vous avez à tout moment la possibilité de revenir sur la vue de synthèse du tableau de bord en cliquant sur le bouton "Fermer" : 

Contrôle par comparaison avec le bulletin m-1

Enfin pour pousser l’analyse plus loin et ne plus seulement vérifier les écarts entre le bulletin et Lucca vous pouvez comparer les bulletins avec le bulletin du mois précédent (à condition d'avoir déjà utilisé le contrôle des bulletins sur la période précédente) : 

3 couleurs vous permettent d’identifier les évolutions : 

• Rouge pour les informations qui étaient là en M-1, mais ne sont plus présentes aujourd’hui sur le bulletin de la période actuelle (M)
• Bleu pour les données qui sont présentes sur les deux bulletins, mais qui n’ont pas la même valeur
• Vert pour les informations qui n’était pas là en M-1 mais sont aujourd'hui présentes sur le bulletin de la période actuelle (M)

Toutes les informations surlignées ne veulent pas dire une anomalie, mais ont pour but d’attirer votre attention sur les éléments qui peuvent nécessiter un contrôle de votre part.

Marquer un bulletin comme contrôlé

Lorsque vous avez effectué l'ensemble de vos contrôles sur le bulletin d'un collaborateur, nous vous invitons à le marquer comme contrôlé à l'aide du bouton action dédié : 

Soit depuis le tableau de bord 

Soit depuis la vue par bulletin 

Interrompre le contrôle

À tout moment, vous pouvez quitter le contrôle des bulletins, votre progression sera enregistrée. Vous avez également la possibilité de sauvegarder manuellement.

Terminer le contrôle

Lorsque vous êtes satisfait des commentaires apportés sur les bulletins et de vos contrôles, vous pouvez terminer le contrôle.

Pas d'inquiétude, une fois que vous avez cliqué sur "Terminer le contrôle" vous pouvez ensuite effectuer deux actions :

• soit revenir au contrôle en cours pour apporter de nouveaux commentaires,
• soit lancer une nouvelle analyse pour vérifier les bulletins que votre gestionnaire aurait corrigés d’après les commentaires que vous avez faits

Le contrôle est terminé 

Sur l’écran récapitulatif, vous pourrez : 

• Télécharger les bulletins contrôlés pour les importer dans Pagga Bulletin de Paie par exemple
• Télécharger les bulletins que vous n’avez pas contrôlés (écartés)
• Télécharger le fichier avec les commentaires que vous avez faits pour les envoyer à votre gestionnaire. Deux cas sont possibles :

1. Vous n'avez rien identifié que vous souhaitez remonter à votre gestionnaire de paie. Vous pouvez procéder à la distribution. Notre solution Pagga Bulletin de paie vous permet de réaliser votre distribution dématérialisée et de notifier vos collaborateurs.

2. Durant le contrôle, vous avez identifié des éléments que vous souhaitez remonter à votre gestionnaire de paie. L'ensemble des commentaires que vous avez rédigés au fil du processus sont agrégés dans un document Excel. Vous pouvez le télécharger à la dernière étape et le transmettre à votre gestionnaire de paie par email.

Correction des bulletins 

Si des éléments sont à modifier sur le bulletin et donc en paie, votre gestionnaire de paie réalise les modifications nécessaires dans Silae.

Dans le cas où l'information n'était pas à jour du côté de Lucca, il est nécessaire de la corriger afin de ne pas retrouver cette erreur sur la prochaine paie. Vous devrez donc mettre à jour la donnée dans Lucca.

Suivi de vos bulletins 

Quand les modifications demandées ont été prises en compte par le gestionnaire de paie et que les bulletins corrigés sont prêts, vous pouvez lancer une nouvelle analyse.

Nouveau contrôle 

Vous pouvez réaliser autant d'opérations de contrôle des bulletins que vous le souhaitez sur une même période de paie. Pour des raisons de sécurité, l'ensemble des bulletins de la période en cours sont passés au crible à chaque contrôle.