[Acquisition par règles] - Gérer les RTT au forfait via les règles d'acquisition

Avant de commencer

Le type Règle d’acquisition au forfait jours est à utiliser pour le paramétrage de l’acquisition de jours de RTT ou Repos compensateur dont le nombre à créditer varie chaque année en fonction du forfait prévu au contrat des collaborateurs.

Pour paramétrer ce type de règle, rendez-vous dans Paramétrage > Règlementaire > Acquisition > Créer une nouvelle règle > Acquisition au forfait jour.

Comment définir la population à laquelle s’applique la règle ?

Les règles d’acquisition sont à paramétrer au niveau du règlementaire. Donc si une même règle s’applique à plusieurs réglementaires il faudra la créer au sein de chaque réglementaire.

La règle d’acquisition s'applique à la population définie par le profil d'acquisition. Une règle peut s’appliquer à plusieurs profils au sein d’un même réglementaire.

Le profil d’acquisition regroupe des collaborateurs qui bénéficient des mêmes droits à congés.

Exemple : il y a deux réglementaires sur ma base, le réglementaire Syntec et le réglementaire établissement offshore. Dans le réglementaire Syntec j’ai deux profils d’acquisition : 25 CP + RTT forfait 218 jours et 25 CP. 

Dans le réglementaire établissement offshore, j’ai un seul profil d’acquisition 25 CP + 218 jours.

-> Je dois créer une règle d’acquisition au forfait jours dans chacun des réglementaires, même si les règles sont identiques.

Comment paramétrer le montant à créditer ?

Laissez vous guider par le formulaire de règle, en le remplissant dans l’ordre de lecture.

Pour paramétrer une règle d’acquisition de RTT pour des collaborateurs au forfait 218 jours, le paramétrage est le suivant : 

Les éléments nécessaires pour paramétrer un forfait jour sont : 

  • le calendrier pour connaître le nombre de jours ouvrés de la période, qui varient chaque année en fonction de comment tombent les jours fériés
  • le nombre de congés payés pour pouvoir les déduire du nombre de jours ouvrés de la période
  • la valeur du forfait pour déterminer le nombre de jours à créditer au collaborateur pour s’assurer qu’il travaille le nombre de jours prévus à son contrat.

Vos collaborateurs ont déjà été crédités d'un montant incorrect, que faire ? 

Si un crédit mensuel ou annuel a déjà eu lieu, vous ne pouvez pas l'annuler. Plusieurs solutions s'offrent à vous.

      • Si peu d'utilisateurs sont concernés, vous pouvez envisager une correction manuelle via Crédit/débit > Ajustement manuel > Ajustement individuel.
      • Si beaucoup d'utilisateurs sont concernés et qu'ils ont tous besoin de la même correction (ex : retirer 2 jours à tous les utilisateurs partageant le même profil d'acquisition), vous pouvez intervenir via Crédit/débit > Ajustement manuel > Ajustement collectif en filtrant sur la population concernée.

Que faire en cas de collaborateurs à temps partiel ? Le cas des RTT forfait réduit

Pour les collaborateurs à temps partiel, Timmi Absences pourra calculer automatiquement le nombre de jours de RTT à acquérir.

Deux méthodes s'offrent à vous :

  • Calcul en fonction des jours non travaillés
  • Calcul en fonction du taux d'activité

En fonction des jours non travaillés

Il s’agit du mode recommandé car il est plus précis : il tient compte avec exactitude des jours fériés qui tomberaient sur un jour non travaillé par le collaborateur.

Cas d’usage : Définir le droit d’une personne en forfait réduit dont les jours d’absence sont entiers, fixes et connus sur la période d’acquisition.

Il nécessite de connaitre :

  • le calendrier applicable : il permet de connaître le nombre de jours de l’année
  • les jours chômés : associé au calendrier, cela permet de calculer le montant de jours à déduire car non travaillés
  • les jours d’absence exacts des collaborateurs concernés : associé au calendrier et aux jours chômés, cela permet de calculer le nombre de jours fériés tombant sur des jours ouvrés qui doivent être également décomptés.
  • le nombre de jours travaillés sur la période (la valeur du forfait)
  • le nombre de jours de congés proratisés : attention à bien renseigner la valeur proratisée afin que les jours ne soient pas décomptés deux fois (exemple : pour un forfait réduit à 80% qui acquiert 25 CP non proratisé, on renseignera la valeur 20 dans cette case)

En fonction du taux d'activité 

Cas d’usage : Définir le droit d’une personne en forfait réduit dont les jours d’absence ne sont pas fixes sur la période d’acquisition (jour de forfait réduit variant d’une semaine sur l’autre, ou non connus). Ce mode permet également de paramétrer une acquisition de jours de repos pour un collaborateur dont le forfait réduit est défini par demi journées ou une semaine sur deux.

Il nécessite de connaitre :

  • le calendrier applicable
  • les jours chômés
  • le nombre de jours travaillés sur la période (la valeur du forfait pour une personne en forfait jours, ie non réduit)
  • le nombre de jours de congés non proratisés
  • le taux d’activité : il permet de calculer le prorata de jours de repos auquel à droit une personne en forfait réduit par rapport à une personne à temps plein.

Ce mode est moins précis que le précédent car il fait un prorata du nombre de jours de repos par rapport à une personne présente à temps plein. Il ne tient pas compte de la localisation des jours fériés par rapport aux jours off du collaborateur en forfait réduit.

FAQ

Je ne sais pas quelle valeur renseigner dans “Congés Payés à acquérir” pour les forfaits réduits, comment décider ?

Pour un calcul en fonction des jours non travaillés, il faut renseigner le nombre de jours de congés payés proratisés même si le collaborateur acquiert autant de congés payés qu’un temps plein.

Exemple : Charles est à 80%, il a droit à 25 CP (les congés payés ne sont donc pas proratisés). Dans le paramétrage de sa règle au forfait, forfait réduit avec un calcul en fonction des jours non travaillés, on indiquera 20 jours de congés payés (0,8 x 25).

Pour un calcul en fonction du taux d’activité, il faut renseigner le nombre de jours de congés non proratisés.

Exemple : Alice est à 80%, elle a droit à 25 CP. Dans le paramétrage de sa règle au forfait, forfait réduit en fonction du taux d’activité, on indiquera 25 jours de congés payés.

Quelle est la formule utilisée pour calculer le nombre de jours au forfait ?

La formule utilisée est la suivante :
Nombre de jours de la période − nombre de jours chômés − nombre de CP acquis − nombre de jours fériés restants − valeur du forfait

Vous souhaitez nous aider à améliorer la gestion des RTT en forfait jour ?

Vous pouvez soumettre vos idées à l'équipe Produit sur le Portail produits Lucca.

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