[Nouvelle interface] Comment approuver une feuille de temps ?

Avant de commencer

Le module Approbation a évolué : l'affichage est modernisé et l'expérience repensée pour vous aider à traiter les feuilles de temps facilement.

Approuver ou refuser une feuille de temps

Le module Approbation liste dorénavant à gauche de la page l'ensemble des feuilles de temps en attente de votre approbation. Elles sont toujours regroupées par période de déclaration (exemple : la feuille de temps de Chloé Alibert du 1er au 31 janvier est en attente d'approbation).

Lorsque vous sélectionnez une feuille de temps, le détail apparaît à droite. En plus des comptes de temps et des alertes, le détail d'une feuille de temps comporte désormais les commentaires. S'il y en a plus de trois, un lien apparaît pour vous permettre de consulter les autres commentaires sur la feuille de temps.

L'intégralité de la feuille de temps est accessible au clic sur "Consulter la feuille de temps".

Vous pouvez approuver (ou refuser) la feuille de temps depuis chaque vue. Si vous refusez une feuille de temps, il vous faudra préciser le motif de refus.

Si vous avez autorisé vos déclarants à choisir entre paiement et récupération, il est dorénavant possible de modifier la répartition des éléments variables de paie depuis le module Approbation.

Traiter les feuilles de temps d'autres approbateurs 

Si vous avez besoin d'approuver des feuilles de temps à la place de quelqu'un d'autre (un membre de votre équipe parti en congés sans mettre en place de délégation, un chef d'équipe ayant quitté l'entreprise sans approuver toutes les feuilles de temps de son équipe...), vous pouvez vous rendre sur l'onglet des feuilles de temps à approuver "Par d'autres", puis filtrer par exemple sur l'approbateur concerné pour voir toutes les feuilles de temps encore en attente de son approbation. D'autres filtres sont disponibles comme le déclarant, son département ou son établissement.

Si vous n'appliquez pas de filtre, vous voyez par défaut l'ensemble des feuilles de temps en attente d'approbation que vous êtes autorisé à traiter d'après les permissions associées à votre rôle. Contactez votre administrateur si vous souhaitez modifier ces permissions.

Approuver plusieurs feuilles de temps en même temps

Vous pouvez sélectionner des feuilles de temps à approuver en même temps. Au survol de la souris, des cases à cocher apparaissent à gauche de chaque feuille de temps. En cliquant sur "sélectionner (x) feuilles de temps", vous avez la possibilité de cocher toutes les feuilles de temps en attente d'approbation pour les traiter en masse. 

Attention, les feuilles de temps doivent toujours être approuvées de manière chronologique pour que les éléments variables de paie soient correctement calculés. Vous pourrez donc avoir le message suivant au moment d'approuver des feuilles de temps en masse : "+ x feuilles de temps précédentes" qui vous informe que vous approuverez d'autres feuilles de temps en plus de votre sélection afin de respecter l'ordre chronologique : 

Approbation rapide

En bas de la liste des feuilles de temps à approuver, vous pouvez avoir un bouton "approbation rapide" qui apparaît avec l'indication du nombre de feuilles de temps éligibles. Ce sont toutes les feuilles de temps sans alertes ni éléments variables de paie que l'on vous propose d'approuver rapidement car elles ne nécessitent pas d'attention particulière :

Vous pouvez bien sûr les consulter avant d'approuver, si besoin :

Pour respecter la chronologie des feuilles de temps au moment de l'approbation, ne sont éligibles à l'approbation rapide que les feuilles de temps qui ne sont pas bloquées par une feuille de temps précédente contenant des alertes ou éléments variables de paie.

Relance des retardataires

C'est le grand changement de la nouvelle interface : les relances ont désormais leur module dédié accessible depuis le module des Rapports. 

Vous pouvez accéder au module des relances directement depuis l'interface d'approbation, grâce aux liens en bas à gauche "Voir les déclarants à relancer" ou "Voir les approbateurs à relancer" (selon si vous vous situez sur la partie "par vous" ou "par d'autres") :

Déléguer son droit d'approbation

En bas de la liste des feuilles de temps à approuver, un lien vous permet de déléguer vos droits d'approbation, en cas d'absence par exemple. 

Pour paramétrer le circuit d'approbation, rendez-vous sur cette fiche d'aide. 

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