Avant de commencer
Cleemy Notes de frais peut générer des archives dématérialisées des justificatifs de note de frais qui sont opposables à l'administration française au même titre que leurs originaux papier.
Vos collaborateurs peuvent donc jeter les originaux une fois leur note de frais contrôlée. Cette fonctionnalité implémente les règles édictées par l'article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales.
Fonctionnement du service
Synthétiquement, la fonctionnalité consiste à :
- Tracer les justificatifs de frais insérés dans Cleemy Notes de frais par vos collaborateurs au moyen de l'application mobile, par import de fichiers ou transfert par mail.
- Construire un document PDF par note de frais, contenant l'ensemble des justificatifs de frais et les informations habituellement demandées par l'Urssaf lors des contrôles. Le document est généré une fois que la note de frais a été validée et contrôlée.
- Apposer sur ce document un cachet serveur, qui est une forme de signature électronique au nom d'une personne morale, en l’occurrence LUCCA, de manière à dater le document et de garantir qu'il ne pourra pas être modifié par la suite.
- Archiver les documents dans nos data centers, certifiés ISO 27001 : 2005 et répartis sur trois sites. Cet archivage permet de garantir la pérennité des documents pendant toute la durée légale de conservation. En pratique, les documents sont conservés sans limitation de durée tant que vous êtes client.
Activer la fonctionnalité de dématérialisation
A partir du 1er mai 2023, vous pourrez l’activer en autonomie en suivant les étapes ci-dessous :
- Sur Cleemy Notes de frais, rendez-vous dans Paramétrage, puis Règles de gestion.
- Sélectionnez l’établissement sur lequel vous souhaitez l’activer. Attention, la dématérialisation à valeur probante répond uniquement aux exigences de l’administration française.
- Allez sur l’onglet “Dématérialisation des justificatifs”.
- Sélectionnez “Oui”.
- Enregistrez vos modifications.
Il convient également de vérifier que toutes vos natures de frais sont paramétrées pour que l'ajout de justificatifs numériques soit obligatoire (via Paramétrage > Natures).
Réalisez cette opération avant l'activation du service et demandez à vos collaborateurs de rattacher un justificatif aux dépenses qu'ils avaient déjà saisies avant que vous n'ayez rendu les justificatifs obligatoires. Les dépenses sans justificatif numérisé seront incluses dans le PDF, mais ne seront pas opposables au fisc ou à l'Urssaf.