Dématérialisation à valeur probante des reçus de note de frais

Avant de commencer

Cleemy Notes de frais vous permet de générer des archives dématérialisées de vos justificatifs de notes de frais qui sont opposables à l'administration, au même titre que leurs originaux papier dans les pays compatibles (voir liste ci-dessous).

Une fois leur note de frais contrôlée, les collaborateurs peuvent se débarrasser des originaux papier.

Fonctionnement de la dématérialisation à valeur probante dans Cleemy Notes de frais

La fonctionnalité fonctionne de la manière suivante :

  1. Tracer les justificatifs de frais insérés dans Cleemy Notes de frais par vos collaborateurs au moyen de l'application mobile, par import de fichiers ou transfert par mail. Les justificatifs présents dans les archives et dont l’original est un document papier sont transférés sur support informatique sans traitement d’image, de manière à permettre leur reproduction conforme en image et contenu. La modification des images capturées par les utilisateurs n’est pas possible au sein de la solution Cleemy Notes de frais.
  2. Construire un document PDF par note de frais, contenant l'ensemble des justificatifs de frais et les informations habituellement demandées par l'administration lors des contrôles. Le document est généré une fois que la note de frais a été validée et contrôlée.
  3. Apposer sur ce document un cachet serveur conforme à la norme européenne eIDAS, qui est une forme de signature électronique au nom d'une personne morale, en l’occurrence LUCCA, de manière à dater le document via un horodatage et de garantir qu'il ne pourra pas être modifié par la suite.
  4. Archiver les documents dans nos data centers, certifiés ISO 27001 : 2005 et répartis sur trois sites. Cet archivage permet de garantir la pérennité et l’intégrité des documents pendant toute la durée légale de conservation. En pratique, les documents sont conservés sans limitation de durée tant que vous êtes client. Le système d’archivage fait l’objet de processus documentés et de contrôles internes. Les serveurs sur lesquels sont stockées ces données sont hébergés par OVH dans deux datacenters distincts, à Roubaix et Strasbourg (France). Cette redondance vise à garantir un accès continu aux archives dématérialisées des notes de frais. Des copies de sauvegarde cryptées sont réalisées quotidiennement et hébergées sur les serveurs de Microsoft Azure à Amsterdam (Pays-Bas), sur lesquels les trente copies de sauvegarde les plus récentes sont conservées. De plus amples précisions sur le dispositif de sécurité des données sont disponibles sur demande à https://support.lucca.fr/hc/en-us/requests/new.

Cette fonctionnalité est proposée en partenariat avec Universign. Le sceau et l'horodatage sont fournis par Universign, qui est répertorié comme « prestataire de services de confiance » selon le règlement européen eIDAS.

Conformité avec les exigences légales par pays

Lucca s’engage à garantir la conformité uniquement pour les pays suivants.

L’utilisation du service de dématérialisation reste possible pour d’autres pays, mais Lucca ne peut en assurer la conformité, qui reste dans ce cas la responsabilité du client.

France

Le processus de dématérialisation proposé par Cleemy Notes de frais est conforme aux dispositions de l'article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales.

Les archives extraites de Cleemy Notes de frais sont assorties d’un cachet serveur conforme à la norme eIDAS et au Référentiel Général de Sécurité de niveau une étoile : les métadonnées de cachet sont aisément contrôlables en ouvrant le présent document dans Adobe Acrobat Reader. Ces cachets comportent également un horodatage, en accord avec les dispositions de l’Article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales.

Allemagne

La législation allemande autorise l’archivage dématérialisé des justificatifs de notes de frais, sous réserve d’être conforme à certaines exigences :

  • Le stockage des justificatifs doit respecter les principes comptables édités par le droit allemand et regroupés au sein de la GoBD.
  • La reproduction ou les données doivent correspondre aux documents originaux en termes d’image et de contenu.
  • La reproduction ou les données doivent être disponibles à tout moment pendant la période de conservation, être lisibles immédiatement et pouvoir être analysées automatiquement.

La solution proposée par Lucca, notamment l’horodatage et le scellement fournis par Universign, permettent de garantir que l’état original d’un document ne peut être modifié sans identification. Elle répond aux principes de la GoBD, à savoir :

  • immutabilité,
  • exhaustivité,
  • traçabilité et vérifiabilité,
  • enregistrements et écritures en temps voulu,
  • ordre et lisibilité dans l’archivage des documents,
  • exactitude.

Activer la fonctionnalité de dématérialisation

Pour activer cette fonctionnalité en autonomie, suivre les étapes ci-dessous :

  • Sur Cleemy Notes de frais, rendez-vous dans Paramétrage, puis Règles de gestion.
  • Sélectionner l’établissement sur lequel l’activer.
  • Allez sur l’onglet “Dématérialisation des justificatifs”.
  • Sélectionnez “Oui”.
  • Enregistrez vos modifications.

Il convient également de vérifier que toutes vos natures de frais sont paramétrées pour que l'ajout de justificatifs numériques soit obligatoire (via Paramétrage > Natures).

Réalisez cette opération avant l'activation du service et demandez à vos collaborateurs de rattacher un justificatif aux dépenses qu'ils avaient déjà saisies avant que les justificatifs deviennent obligatoires. Les dépenses sans justificatif numérisé seront incluses dans le PDF, mais ne seront pas opposables à l’administration.

Une fois le service activé, la génération des archives à valeur probante est automatique. Attention toutefois, seules les notes de frais validées et contrôlées après l'activation du service recevront une archive.

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