Dématérialisation à valeur probante des reçus de note de frais

Cleemy peut générer des archives dématérialisées des justificatifs de note de frais qui sont opposables à l'administration française au même titre que leurs originaux papier. Vos collaborateurs peuvent donc jeter les originaux une fois leur note de frais déclarée.

Cette fonctionnalité est disponible en option et implémente les règles édictées par l'article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales.

Synthétiquement, la fonctionnalité consiste à :

  1. Tracer les justificatifs de frais insérés dans Cleemy par vos collaborateurs au moyen de l'application mobile, par import de fichiers ou transfert par mail.
  2. Construire un document PDF par note de frais, contenant l'ensemble des justificatifs de frais et les informations habituellement demandées par l'Urssaf lors des contrôles. Le document est généré une fois que la note de frais a été validée et contrôlée.
  3. Apposer sur ce document un cachet serveur, qui est une forme de signature électronique au nom d'une personne morale, en l'occurence Lucca, de manière à dater le document et de garantir qu'il ne pourra pas être modifié par la suite.
  4. Archiver les documents dans nos data centers, certifiés ISO 27001 : 2005 et répartis sur trois sites. Cet archivage permet de garantir la pérennité des documents pendant toute la durée légale de conservation. En pratique, les documents sont conservés sans limitation de durée tant que vous êtes client.

Activer la fonctionnalité de dématérialisation

L'activation de la fonctionnalité ne peut être réalisée que par Lucca et ses partenaires intégrateurs. Nous vous invitons à vous rapprocher de vos contacts habituels pour souscrire à la fonctionnalité.

La fonctionnalité peut être activée séparément pour chaque entité légale, à partir du menu Paramétrage > Règles de gestion > Dématérialisation.

Il convient également de vérifier que toutes vos natures de frais sont paramétrées pour que l'ajout de justificatifs numériques soit obligatoire (via Paramétrage > Natures). Réalisez cette opération avant l'activation du service et demandez à vos collaborateurs de rattacher un justificatif aux dépenses qu'ils avaient déjà saisies avant que vous n'ayez rendu les justificatifs obligatoires. Les dépenses sans justificatif numérisé seront incluses dans le PDF, mais ne seront pas opposables au fisc ou à l'Urssaf.

Une fois le service activé, la génération des archives à valeur probante est automatique. Attention toutefois, seules les notes de frais validées et contrôlées après l'activation du service recevront une archive.

Récupérer vos archives dématérialisées

Les archives peuvent être téléchargées depuis les notes de frais elles-mêmes, en cliquant sur l'icône de document scellé qui se trouve à côté du bouton "Historique" visible lorsque vous ouvrez une note de frais depuis n'importe quel module.

Il se peut que l'icône soit grisée, ce qui veut dire qu'aucune archive n'a été créée pour cette note de frais. Cela peut survenir dans les cas suivants :

  • Le service n'est pas activé
  • La note de frais n'est pas encore validée et contrôlée
  • La note de frais a été validée et contrôlée avant l'activation du service
  • L'archive est encore en cours de génération - cette opération peut prendre plusieurs heures
  • Une erreur est survenue lors de la création du document : la génération sera automatiquement retentée et l'équipe Cleemy a d'ores et déjà été prévenue et corrigera le problème dans les meilleurs délais.

Il est également possible d'exporter plusieurs notes de frais à la fois depuis le module Reporting > Archives à valeur probante. Un ensemble de filtres (entité légale, département, utilisateurs spécifiques, période) vous permettra de générer un fichier .zip contenant toutes les archives répondant à vos critères.

Personnaliser les archives PDF avec votre logo

Il est possible de personnaliser les archives en y incluant le logo de chacune de vos entités légales. Pour cela, n'hésitez pas à contacter le support à l'adresse support@lucca.fr.

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