Dossier RH - Comment paramétrer des alertes ?

Il est possible de paramétrer des alertes mail sur des données du dossier RH depuis Collaborateurs > Alertes.

On distingue 2 types de notification :

  • les alertes sur échéances 

Définir une alerte sur échéance permet de surveiller une donnée de type Date. Ainsi, un mail de notification est envoyé à une liste de destinataire définie, à l'approche d'une échéance par rapport à cette date (ex : X semaine après la date d'anniversaire). L'envoi des mails de notifications est effectué grâce à une tâche planifiée qui se déclenche une fois tous les matins.

  • les alertes sur modifications

Définir une alerte sur modifications permet de surveiller toute donnée présente dans Poplee. Le mail d'alerte est envoyé à chaque modification enregistrée sur la donnée. Ces alertes sont généralement mises en place sur les données pour lesquelles les collaborateurs ont un droit de modification (ex : Adresse / Situation Familiale / IBAN ...). Ainsi, dès qu'un collaborateur met à jour ses données personnelles, l'administrateur RH est immédiatement notifié par mail et peut ainsi effectuer les actions nécessaires.

Cet article traite des points suivants : 

 

Comment créer une alerte ?

Pour créer une alerte sur échéance, cliquez sur Nouvelle alerte > Alerte sur échéance / Alerte sur modifications.

Vous devez ensuite définir :

  • la donnée à surveiller 

Pour les notifications sur échéances, la donnée à surveiller ne peut être qu'une date (simple ou appartenant à une donnée composée). 

  • la date de notification qui peut être définie à partir de la date anniversaire (chaque année) ou de la date effective (une fois)

Pour les alertes sur échéances, il faut ensuite préciser la date à laquelle l'alerte doit être déclenchée : le jour de la date anniversaire, le jour de la date effective, ou à une date relative (X - jour / semaines / mois - avant / après - Date effective / Date anniversaire).

Par définition, une notification sur une date effective ne se déclenchera qu'une fois alors que pour la date anniversaire, elle se déclenchera tous les ans.

  • le nom de l'alerte
  • les destinataires

Sélectionner les destinataires de la notification parmi les collaborateurs présents dans l'instance Lucca. Il est possible d'ajouter la personne concernée,  son manager ainsi que son N+2 à la liste des destinataires, en cochant les cases correspondantes.

 

Dans les options, vous avez la possibilité de :

  • filtrer par entités légales et/ou par départements

Ces filtres permettent de restreindre la population concernée par l'alerte. Seules les données personnelles des collaborateurs répondant aux critères définis dans les filtres seront analysées pour envoi d'alerte.

  • saisir des destinataires supplémentaires

Vous pouvez saisir des emails de personnes externes à votre entreprise qui doivent être informé comme par exemple votre cabinet de paie ou comptable.

  • personnaliser le message envoyé

Vous pouvez personnaliser le contenu du mail qui sera envoyé en saisissant un texte libre dans la zone de saisie prévue à cet effet.

 

Comment modifier/supprimer une alerte ?

Pour modifier/supprimer une alerte, il vous suffit de cliquer sur l'alerte en question et de soit modifier les éléments souhaités et d'enregistrer ou bien de cliquer sur supprimer. 

Comment activer/désactiver une alerte ?

Pour activer/désactiver une alerte, vous devez cliquer sur le bouton d'activation/désactivation d'une alerte. 

 

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