Avant de commencer
La gestion du dossier RH n'est disponible que si vous avez souscrit à la solution Poplee Socle RH. Si celle-ci est activée sur votre plateforme, vous devez vous rendre dans le menu Collaborateurs puis accéder à la configuration des alertes. Deux types de notification peuvent être mises en place sur votre plateforme.
- les alertes sur échéances
Définir une alerte sur échéance permet de surveiller une donnée de type Date. Ainsi, un mail de notification est envoyé à une liste de destinataire définie, à l'approche d'une échéance par rapport à cette date (ex : X semaine après la date d'anniversaire). L'envoi des mails de notifications est effectué grâce à une tâche planifiée qui se déclenche une fois tous les matins.
- les alertes sur modifications
Définir une alerte sur modifications permet de surveiller toute donnée présente dans Poplee. Le mail d'alerte est envoyé à chaque modification enregistrée sur la donnée.
Ces alertes sont généralement mises en place sur les données pour lesquelles les collaborateurs ont un droit de modification (ex : Adresse / Situation Familiale / IBAN ...). Ainsi, dès qu'un collaborateur met à jour ses données personnelles, l'administrateur RH est immédiatement notifié par mail et peut ainsi effectuer les actions nécessaires.
Créer une alerte
Voici le chemin à suivre pour créer une alerte que ce soit sur échéance ou pour toute modification réalisée par un collaborateur.
Après avoir choisi le type d'alerte que vous souhaitiez créer, une fenêtre de configuration va s'ouvrir pour vous permettre de saisir les différents paramètres.
A ce stade, il vous faudra donc définir les éléments suivants :
- la donnée à surveiller
Pour les notifications sur échéances, la donnée à surveiller ne peut être qu'une date (simple ou appartenant à une donnée composée).
- la date de notification qui peut être définie à partir de la date anniversaire (chaque année) ou de la date effective (une fois)
Pour les alertes sur échéances, il faut ensuite préciser la date à laquelle l'alerte doit être déclenchée : le jour de la date anniversaire, le jour de la date effective, ou à une date relative (X - jour / semaines / mois - avant / après - Date effective / Date anniversaire). Par définition, une notification sur une date effective ne se déclenchera qu'une fois alors que pour la date anniversaire, elle se déclenchera tous les ans.
- le nom de l'alerte
- les destinataires
Sélectionnez les destinataires de la notification parmi les collaborateurs présents dans l'instance Lucca. Il est possible d'ajouter la personne concernée, son manager ainsi que son N+2 à la liste des destinataires, en cochant les cases correspondantes.
Dans les options supplémentaires, vous avez la possibilité de :
- filtrer par établissements et/ou par départements
Ces filtres permettent de restreindre la population concernée par l'alerte. Seules les données personnelles des collaborateurs répondant aux critères définis dans les filtres seront analysées pour envoi d'alerte.
- saisir des destinataires supplémentaires
Vous pouvez saisir des emails de personnes externes à votre entreprise qui doivent être informé comme par exemple votre cabinet de paie ou comptable.
- personnaliser le message envoyé
Vous pouvez personnaliser le contenu du mail qui sera envoyé en saisissant un texte libre dans la zone de saisie prévue à cet effet.
Modifier ou supprimer une alerte
Pour modifier/supprimer une alerte, il vous suffit de cliquer sur l'alerte en question et de soit modifier les éléments souhaités (nom de l'alerte, destinataire, pérmiètre) et d'enregistrer ou bien de cliquer sur supprimer.
Il n'est pas possible de modifier les données à surveiller, il vous faut supprimer l'alerte ou en créer une nouvelle selon votre besoin.
Activer ou désactiver une alerte
Pour activer/désactiver une alerte, vous devez cliquer sur le bouton d'activation/désactivation d'une alerte.
Exemple de notifications
Notification sur modification
Notification sur échéance
