Dossier RH - Comment configurer un export des données RH modifiées ?

La fonctionnalité d'export du module "collaborateurs" (Collaborateurs > Export) permet de générer une fiche navette Excel et un fichier csv répertoriant les modifications des données RH de vos collaborateurs depuis une date. Le fichier généré au format csv, est configurable.

 

Cet article vous explique comment créer/modifier une configuration d’export pour personnaliser la structure et le contenu du fichier d’export.

 Pour découvrir comment générer l’export, voir la fiche d’aide dédiée.

 

Créer une configuration d’export

 L’accès à la configuration du module d’export est conditionné par la permission « Configurer les exports » de l’application « Collaborateurs ».

 

Dans le menu Export, les entités légales non associées à une configuration d’export existante sont listées en bas de page.

config_1.png

Cliquez sur Créer une nouvelle configuration pour l’entité souhaitée, nommez votre nouvelle configuration d’export et sélectionnez le format de sortie souhaitée.

config_2.png

NB : Pour le moment, seuls les exports XLS et CSV sont disponibles. Pour les paies qui ne supportent pas ces formats d’import, nous travaillerons à la création de formats importables directement dans les logiciels de paie.

Vous pouvez également :

  • Rattacher l’entité légale à une configuration existante ;
  • Créer une nouvelle configuration par duplication d’une configuration existante

config_3.png

 

Configurer un export

 Une fois la configuration d’export créée, vous pouvez personnaliser son paramétrage.

Dans le volet de gauche, sélectionnez les données attendues dans le fichier d’export.

 config_4.png

Les données disponibles sont les données gérées dans les fiches utilisateurs, complétées par l’ensemble des données gérées dans le dossier RH si vous disposez de l’application Poplee.

 

Pour définir l’ordonnancement des colonnes des données sélectionnées, il vous suffit de cliquer sur le numéro de la colonne et de la glisser-déposer sur la position souhaitée.

  

Personnaliser le périmètre et le format d’export

 La partie droite de l’écran vous permet de définir le périmètre de l’export et le format des données associées à votre configuration d’export :

config_5.png

vous pouvez :

  • Rattacher d’autres entités légales à votre configuration, et dans ce cas préciser si vous voulez générer un fichier unique ou un fichier distinct par entité légale rattachée à la configuration d’export.
  • Réduire le périmètre de la population traitée dans l’export par sélection d’une ou plusieurs CSP (catégorie socio-professionnelle)
  • Personnaliser le nom et l’extension de votre ou vos fichier(s) d’export générés
  • Personnaliser le format des dates contenues dans l’export
  • Personnaliser le séparateur de décimales des données de l’export
  • Personnaliser le séparateur des champs de donnée
  • Définir l’encodage des caractères en mode ANSI ou UTF-8

 Toute modification d’un élément de la configuration d’export doit être suivie d’un enregistrement (bouton en bas de la page).  

config_6.png

 

Supprimer une configuration d’export

Il est possible de supprimer une configuration d’export. Toutefois seules les configurations n’ayant aucun historique d’export pourront être supprimées.

config_7.png

 

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