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Comment créer / modifier un compte d'absence ?

La création et l'administration en général des comptes d'absence se fait depuis Configurer > Les comptes. 

Dans ce module, vous retrouverez l'ensemble des comptes existants sur votre site. Vous pouvez les filtrer en fonction de leur numéro, de leur nom, de leur unité (jours ouvrés, ouvrables, calendaires, heures), leur fréquence (ponctuel ou récurrent), des réglementaires auxquels ils sont liés. 

Les comptes ponctuels sont les comptes de types arrêts de travail ou événements familiaux. 

Les comptes récurrents sont les comptes de types congés payés, RTT.

Les comptes sont regroupés en fonction de la catégorie de compte. Par exemple, les comptes de congés payés de chaque année sont regroupées sous la catégorie Congés payés. Vous pouvez afficher l'ensemble des comptes en cliquant sur la flêche.

 

Cet article traite des points suivants : 

 

Comment créer un compte ?

Pour créer un compte, vous devez cliquer sur Créer. Ici, vous devez choisir le type de ce compte. 

Voici les différents types : 

- Comptes millésimés : un compte millésimé est un compte par année (ex : congés payés 2016/2017, congés payés 2017/2018). Vous avez plusieurs types de catégories de comptes millésimés possibles : 

  • Congés payés
  • RTT
  • Fractionnement
  • Ancienneté

- Compte ponctuel : un compte ponctuel est un compte non millésimés comme par exemple tous les comptes d'arrêts de travail et d'événements familiaux. Vous pouvez soit créer un seul compte ou créer plusieurs comptes à partir d'un modèle pré-paramétré. 

- Catégorie vide : vous pouvez créer une catégorie vide de compte pour pouvoir ensuite rattacher les comptes souhaitées à cette catégorie. Une catégorie est un type de comptes. Par exemple, la catégorie Congés payés regroupe tous les comptes de congés payés de chaque année ou encore la catégorie congés nécessitant un arrêt de travail regroupe tous les comptes d'arrêts de travail. 

 

Comment modifier / supprimer un compte ?

Pour modifier un compte, vous devez cliquer sur l'icone modifier / supprimer en face du compte à modifier. La suppression n'est possible que si le compte n'est pas utilisé dans le paramétrage et qu'aucune absence n'a été posée sur ce compte. 

 

 

Quels sont les différents éléments de paramétrage d'un compte ?

Dans le paramétrage d'un compte, il est possible de définir certains paramètres : 

- Paramètres généraux : 

  • Réglementaires : ici, vous devez définir le ou les réglementaires auxquels est lié le compte. 
  • Nom : ici, vous devez définir le nom du compte. 
  • Unité : ici, vous devez définir l'unité du compte. Un compte peut être en jours ouvrés, ouvrables (décompte du samedi), calendaires (décompte de toute la semaine), heures. 

NB: Les comptes calendaires ne peuvent pas être utilisés par les utilisateurs. Ils pourront être uniquement posés depuis la gestion du planning. Les comptes en heures ne pourront être utilisés que si les utilisateurs ont un cycle de travail en heures ou horaires. 

- Acquisition

  • Auto-crédit : un compte en auto-crédit est un compte qui ne doit pas être alimenté par un nombre de jours. Il est possible de poser autant de jours que souhaité. L'acquisition en auto-crédit est le plus souvent utilisée pour les comptes d'arrêts de travail.
  • Débit-crédit : un compte en débit-crédit est un compte qui soit doit-être crédité et donc avoir un solde pour pouvoir être posé comme par exemple les comptes de congés payés ou de RTT. ATTENTION, l'aquisition en débit-crédit doit être également utilisée pour tous les comptes de la liste déroulante pour lesquels vous avez besoin de récupérer un justificatif comme le compte mariage ou décès.

- Le solde débiteur peut être :

  • autorisé : les utilisateurs pourront poser plus de jours qu'ils n'en ont acquis et donc pourront avoir un solde négatif.
  • autorisé et génère une alerte : les utilisateurs pourront poser plus de jours qu'ils n'en ont acquis et donc pourront avoir un solde négatif mais cette action généra une alerte lors de la pose de l'absence et lors de la validation de la demande d'absence.
  • autorisé dans la limite de l'arrondi : les utilisateurs pourront avoir un solde négatif mais dans la limite de -0,5 ou -1. Cela permet de gérer les cas où un utilisateur a un solde de 0,3 et donc ne peut pas poser de jours.
  • interdit : les utilisateurs ne pourront pas avoir un solde de congés négatifs.

- Période d'acquisition : ce paramétre n'est à définir que pour les comptes millésimés (ex: congés payés). Il permet de définir la période sur laquelle seront acquis les jours. 

- Période de consommation : ce paramétre n'est à définir que pour les comptes millésimés (ex: congés payés). Il permet de définir la période sur laquelle pourront être posés les jours. 

  • Une demande avant la date de début de la période de consommation peut être interdite, autorisée ou générer une alerte. Si vous activez ce paramètre, vous autorisez les demandes par anticipation
  • Une demande après la date de fin de la période de consommation peut être interdite, autorisée ou générer une alerte. Si vous activez ce paramètre, vous acceptez que les utilisateurs posent des jours après la fin de la période.

- Les comptes de contrepartie : pour un compte en débit-crédit, vous pouvez définir quels comptes seront impactés lors de la pose d'un congé sur un compte. 

- Usage : cela permet de définir qui pourra utiliser ce compte et comment :

    • Le compte est disponible dans la liste déroulante : cela permet de rendre disponible un compte dans la liste "Autre type d'absences" lors de la pose d'une absence. Le collaborateur peut faire une demande sur ce compte : cela permet de définir si un utilisateur pourra utiliser ce compte lors de la pose d'une absence.

NB : dans certains cas un compte ne peut pas être disponible dans la liste déroulante : c'est le cas des comptes dont l'unité est calendaire et des comptes qui ont un solde de congés.

  • Lors de la répartition, des jours peuvent être proposés sur ce compte : si le paramétre est activé, des jours pourront être proposés de façon automatique sur le compte en question. 
  • La demande nécessite une validation : cela permet d'activer le flux de validation ou non.
  • La pose par une demi-journée est autorisée, autorisée avec une alerte, interdite : cela permet d'autoriser ou non les utilisateurs à poser une absence seulement le matin ou l'après-midi. 
  • Afficher un message lorsqu'une demande est faite sur ce compte : cela permet d'ajouter un message pour donner une information à l'utilisateur quand il pose une demande sur le compte en question.

- Options avancées : 

  • Un jour sur ce compte est décompté comme une absence : cela permet de définir si le compte représente une absence. Cela est utilisé plus particulièrement pour le lien entre Figgo et Cleemy dans le décompte des tickets restaurants. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.
  • Un jour sur ce compte est considéré comme du temps de travail effectif : ce paramètre permet de prendre en compte ou non un compte dans le calcul des heures supplémentaires ou de la récupération dans Timmi.
  • Le compte apparait dans le module Gestion du planning : ce paramètre permet de définir si vous pourrez poser une absence sur ce compte dans la gestion du planning. 
  • La consommation du solde en plusieurs demandes est autorisée, autorisée avec une alerte, interdite : si ce paramètre est activée, les utilisateurs devront poser d'un compte l'ensemble du solde disponible sur le compte en question. 
  • Catégorie : ce paramètre permet de définir quelle est la catégorie d'un compte. Une catégorie est un type de comptes. Par exemple, les comptes de congés payés de chaque année sont regroupés sous la catégorie congés payés. 
  • N° du compte : ici, vous pouvez définir le numéro du compte. Ce numéro ne doit pas être utilisé par un autre compte. Il permet d'identifier un compte. 
  • N° d'affichage : ici, vous pouvez définir le numéro d'affichage. Ce numéro permet d'afficher un compte en premier lors de la pose d'un congés par exemple et donc en général de modifier l'ordre d'affichage d'un compte.

 

Comment rattacher un compte à un réglementaire ?

Pour rattacher un compte à un réglementaire :

- Vous pouvez soit modifier le ou les réglementaires rattachés à un compte.

- Vous pouvez vous rendre dans Configurer > Les réglementaires et lier le compte depuis le réglementaire souhaité. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

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