Gérer le départ d'un salarié (solde de tout compte etc.)

Avant de commencer

Lors du départ d'un collaborateur, vous devez réaliser deux choses :

  • Mettre une date de fin de contrat dans la fiche utilisateur du collaborateur concerné,
  • Réaliser son solde de tout compte.

Le solde de tout compte dans Timmi Absences permet de supprimer ses demandes d'absence en attente d'approbation et ses demandes posées après la date de fin du contrat, de remettre à zéro ses compteurs d'absences et de saisir en paie les absences à payer au collaborateur.

Cet article traite des points suivants : 

Indiquer sa date de fin de contrat

  1. Rendez-vous dans Collaborateurs, en haut à gauche de l'écran
  2. Recherchez le collaborateur concerné
  3. Indiquez sa date de fin de contrat (dans la section Contrat)
  4. Enregistrez.

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Dans le cas où le collaborateur est aussi un manager, transférez ses collaborateurs supervisés à leur nouveau manager. Pour cela, dans la fiche utilisateur du manager sur le départ, dans la partie Collaborateurs supervisés, cliquez sur le crayon puis sélectionnez le nouveau manager des collaborateurs supervisés.

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Le solde de tout compte

Solde de tout compte manuel

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Dans Timmi Absences, dans le module Crédit/Débit puis dans l'onglet Solde de tout compte, vous retrouvez les collaborateurs qui ont une date de fin de contrat renseignée, et qui n'ont pas encore eu de solde de tout compte associé à cette date de fin de contrat.

Il suffit de sélectionner un ou plusieurs collaborateurs, et cliquer sur Réaliser le solde de tout compte. Timmi Absences vous accompagne en 3 étapes pour solder ses comptes.

1. Traitement des demandes en attente et absences au-delà de la date de fin de contrat

Dans cette première étape Timmi Absences vous permet de traiter les demandes d'absences ou demandes d'annulation d'absences du collaborateur. Les absences peuvent être validées ou refusées.

À la fin de cette étape, les absences au-delà de la date de fin de contrat seront automatiquement supprimées.

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2. Ajustement des acquisitions et remise à zéro des compteurs

Dans cette deuxième étape Timmi Absences affiche les comptes ayant un solde positif à la date de fin de contrat, et les comptes nécessitant un ajustement d'acquisition. L'ajustement d'acquisition correspond soit à l'acquisition restante jusqu'à la date de fin de contrat, soit à l'éventuel ajustement d'acquisition en cas de trop perçu. Cette valeur "Ajustement d'acquisition" est modifiable.

À la fin de cette étape, les ajustements sont appliqués et les compteurs remis à zéro.

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3. Affichage des absences à saisir en paie

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À cette étape, Timmi Absences affiche les absences qui n'ont pas été exportées  dans les précédents exports vers la paie.

Ces absences doivent être saisies dans votre logiciel de paie. Elles seront tout de même présentes dans l'export paie de la période correspondant aux périodes d'absences demandées (Sur l'export paie du mois d'août si la ou les périodes d'absences étaient en août). Il faudra donc les supprimer si vous les avez déjà saisies en paie.

Cliquez sur Terminer le solde de tout compte pour finaliser l'opération.

Ignorer un solde de tout compte

Vous pouvez ignorer le solde de tout compte d'un ou plusieurs collaborateurs afin qu'il n'apparaisse plus dans la liste des soldes de tout compte à réaliser. Cela peut être utile par exemple en cas de nouveau contrat de travail et si vous ne souhaitez pas remettre à zéro les compteurs d'un collaborateur.

Sélectionnez les personnes concernées, et cliquez sur la flèche à droite du bouton principal puis "Ignorer le solde de tout compte".

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Les collaborateurs sélectionnés apparaîtront dans la liste des soldes de tout compte réalisé avec la mention "Ignoré". Vous pouvez restaurer ce solde de tout compte en cliquant sur la flèche.

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Annuler un solde de tout compte

Lorsqu'un solde de tout compte a été réalisé, il est visible dans la liste des soldes de tout compte terminés. Si vous souhaitez revenir en arrière, il est possible de l'annuler. Cette action aura pour conséquence d'annuler les ajustements de compteurs et remises à zéro effectués. En revanche, cette action ne provoque pas de retour arrière sur les absences approuvées et/ou refusées lors du solde de tout compte. En cas de soldes de tout compte groupés, il est possible d'annuler tout le lot ou bien uniquement les soldes de certains collaborateurs.

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Que faire lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise est de retour ?

La première chose à savoir est qu’il est inutile de créer 2 fiches personnelles pour un même salarié.

En effet, une fiche utilisateur n’est jamais supprimée dans Timmi Absences. Vous pouvez à tout moment retrouver une personne en cochant “Inclure les collaborateurs partis” dans le module Collaborateurs > Dossier RH.

Pour la réactiver, il faut créer un nouveau contrat pour le collaborateur concerné et de mettre à jour les informations nécessaires (date de début de contrat, département, CSP, ...).

Attention il ne faut pas simplement modifier la date de fin du précédent contrat, mais bien créer un nouveau contrat.

La fiche est alors réactivée pour le salarié, qui conserve son ancien login et mot de passe.

 

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