Gérer le départ d'un salarié dans Figgo

Avant de commencer

Lors du départ d'un collaborateur, vous devez réaliser deux choses : lui mettre une date de fin de contrat afin qu'il n'ait plus accès à Figgo et réaliser son solde de tout compte. Ceci permet de supprimer ses demandes d'absence en attente de validation et ses demandes posées dans le futur, de remettre à zéro ses compteurs et d'exporter sous Excel les absences à payer au collaborateur.

Cet article traite des points suivants : 

Indiquer sa date de fin de contrat

  1. Rendez-vous dans Collaborateurs, en haut à droite de l'écran
  2. Recherchez le collaborateur concerné
  3. Indiquez sa date de fin de contrat
  4. Enregistrez.

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Attention, dans le cas où le collaborateur est un manager, n'oubliez pas de transférer ses collaborateurs supervisées à leur nouveau manager. Pour cela, dans la fiche utilisateur du collaborateur en question, dans la partie Collaborateurs supervisés, cliquez sur le crayon puis sélectionnez le nouveau manager des collaborateurs supervisés.

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Le solde de tout compte

Solde de tout compte manuel

Vous pouvez alors afficher les collaborateurs dont le solde de tout compte est :

  • à réaliser : collaborateurs dont la date de fin de contrat est passée
  • à réaliser dans les 30 prochains jours : date de fin de contrat dans le futur, dans la limite des 30 prochains jours
  • à réaliser dans le futur : date de fin de contrat dans le futur, sans limite de temps
  • déjà effectué : collaborateurs dont le solde de tout compte a été réalisé dans le passé.

Une fois le collaborateur sélectionné, Figgo vous accompagne en 4 étapes pour solder ses comptes.

Etape_1.PNG

Vous pouvez, directement depuis le module Solde de tout compte, valider tout ou partie des demandes en attente de validation du collaborateur. Si vous souhaitez les refuser, notamment si la demande concerne une date postérieure au départ du collaborateur, rendez-vous dans le module Validation. Si la demande concerne une date postérieure au départ, alors elle apparaîtra dans l'étape 3.

Etape_2.PNG

Lors du départ d'un collaborateur, il peut être nécessaire d'exporter sans attendre ses absences en paie. Cette liste contient les absences validées qui n'ont pas encore été exportées en paie et vous permet de savoir en un coup d’œil si vous devez générer un export en cours de mois depuis Exporter > Export paie.

Etape_3.PNG

Les absences validées postérieures au départ du collaborateur doivent être supprimées pour éviter de générer des anomalies dans ses soldes.

Etape_4.PNG

Une fois que toutes les absences antérieures au départ du collaborateur sont validées et que toutes les absences postérieures sont supprimées, vous pouvez mettre à zéro tous les compteurs en un seul clic.

Un fichier récapitulant les soldes supprimés est généré. Ainsi, vous pouvez comparer avec votre paie le nombre de jours à payer au collaborateur.

Solde de tout compte automatisé

Il est possible d'automatiser le solde de tout compte en paramétrant ce choix dans les options avancées.

Vous devrez alors définir les paramètres suivants :

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Une fois l'automatisation du solde de tout compte activée, Figgo exécutera les opérations de

  • validation des demandes en attente
  • suppression des absences postérieures à la date de fin de contrat
  • remise à 0 les compteurs à la date calculée selon le timing que vous aurez défini en paramètre. Les opérations auront lieu à minuit le lendemain de la date calculée.

Ex : Si Antoine Beaulinette a une date de départ renseignée au 12/12/2018 et que le délai d’exécution a été paramétré le jour de la date de fin de contrat, les opérations de solde de tout compte seront lancées le 13/12/2018 à minuit.

Après l’exécution d'un ou plusieurs soldes de tout compte, le destinataire paramétré recevra un mail récapitulatif contenant la liste :

  • des collaborateurs pour lesquels le solde de tout compte a été réalisé
  • des collaborateurs pour lesquels des absences n'ont pas été exportées en paie
  • des collaborateurs pour lesquels le solde de tout compte n'a pas pu être réalisé

Que faire lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise est de retour ?

La première chose à savoir est qu’il est inutile de créer 2 fiches personnelles pour un même salarié.

En effet, une fiche utilisateur n’est jamais supprimée dans Figgo. Vous pouvez à tout moment retrouver une personne en cochant sur “Inclure les collaborateurs partis” dans le module Collaborateurs > Dossier RH. Pour la réactiver, il vous suffit de modifier ou d'enlever la date de fin de contrat de la fiche de l'utilisateur en question et de mettre à jour les informations nécessaires (date de début, département, CSP, profil…).

La fiche est alors réactivée pour le salarié, qui conserve son ancien login et mot de passe.

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