Avant de commencer
Lors du départ d'un collaborateur, vous devez réaliser deux choses : lui mettre une date de fin de contrat afin qu'il n'ait plus accès à Timmi Absences et réaliser son solde de tout compte. Ceci permet de supprimer ses demandes d'absence en attente de validation et ses demandes posées dans le futur, de remettre à zéro ses compteurs et d'exporter les absences à payer au collaborateur.
Cet article traite des points suivants :
- Quelles sont les actions à réaliser lors du départ d'un salarié ?
- Que faire lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise est de retour ?
Indiquer sa date de fin de contrat
- Rendez-vous dans Collaborateurs, en haut à gauche de l'écran
- Recherchez le collaborateur concerné
- Indiquez sa date de fin de contrat (dans la section Contrat)
- Enregistrez.
Attention, dans le cas où le collaborateur est un manager, n'oubliez pas de transférer ses collaborateurs supervisés à leur nouveau manager. Pour cela, dans la fiche utilisateur du collaborateur en question, dans la partie Collaborateurs supervisés, cliquez sur le crayon puis sélectionnez le nouveau manager des collaborateurs supervisés.
Le solde de tout compte
Solde de tout compte manuel
Dans Timmi Absences, dans le module Crédit/Débit puis dans l'onglet Solde de tout compte, vous retrouvez les collaborateurs qui ont une date de fin de contrat renseignée, et qui n'ont pas encore eu de solde de tout compte associé à cette date de fin de contrat.
Il suffit de sélectionner un ou plusieurs collaborateurs, et cliquer sur Réaliser le solde de tout compte. Timmi Absences vous accompagne en 3 étapes pour solder ses comptes.
1. Traitement des demandes en attente et absences au-delà de la date de fin de contrat
Vous pouvez, directement depuis le module Solde de tout compte, valider ou refuser tout ou partie des demandes en attente de validation du collaborateur. À la fin de cette étape, les absences au-delà de la date de fin de contrat seront automatiquement supprimées.
2. Ajustement des acquisitions et remise à zéro des compteurs
Lors de cette étape, les compteurs non nuls et les comptes dont l'acquisition doit être ajustée avant le départ du collaborateur sont affichés. Timmi Absences vous propose un "Ajustement d'acquisition" que vous pouvez modifier manuellement si vous le souhaitez. La colonne "Solde à la date de fin de contrat", vous permet de connaître la valeur des compteurs du collaborateur le jour de son départ. À la fin de cette étape, les ajustements sont appliqués et les compteurs remis à zéro.
3. Affichage des absences à exporter en paie
À cette étape, Timmi Absences affiche les absences qui n'ont pas été exportées avec le module Export paie.
L'export des absences est possible, au format de l'export paie. Cette fonctionnalité est actuellement en bêta, vous pouvez contacter le support Lucca si vous souhaitez l'activer.
Cliquez sur Terminer le solde de tout compte pour compléter l'opération et accéder aux fichiers si l'export est activé.
Ignorer un solde de tout compte
Vous pouvez ignorer le solde de tout compte d'un ou plusieurs collaborateurs afin qu'il n'apparaisse plus dans la liste des soldes de tout compte à réaliser. Cela peut être utile par exemple en cas de nouveau contrat de travail si vous ne souhaitez pas remettre à zéro les compteurs d'un collaborateur.
Sélectionnez les personnes concernées, et cliquez sur la flèche à droite du bouton principal puis "Ignorer le solde de tout compte".
Les collaborateurs sélectionnés apparaîtront dans la liste des soldes de tout compte réalisé avec la mention "Ignoré". Vous pouvez restaurer ce solde de tout compte en cliquant sur la flèche.
Annuler un solde de tout compte
Lorsqu'un solde de tout compte a été réalisé, il est visible dans la liste des soldes de tout compte terminés. Si vous souhaitez revenir en arrière, il est possible de l'annuler. Cette action aura pour conséquence d'annuler les ajustements de compteurs et remises à zéro effectués. En revanche, cette action ne provoque pas de retour arrière sur les absences validées et/ou supprimées lors du solde de tout compte. En cas de soldes de tout compte groupés, il est possible d'annuler tout le lot ou bien uniquement les soldes de certains collaborateurs.
Solde de tout compte automatisé
Il est possible d'automatiser le solde de tout compte pour qu'il soit réalisé de manière automatique à l'échéance de la date de fin de contrat.
Attention : si vous automatisez le solde de tout compte Timmi Absences, les compteurs seront systématiquement remis à zéro. Si vous avez des cas de mutations internes ou de changements de contrats avec maintien des absences et ou des compteurs, il faut garder un fonctionnement manuel, et ignorer le STC.
Le paramètre se trouve dans Configurer > Préférences > Paramètres, puis dans Paramètres avancés :
Vous pouvez paramétrer la date de réalisation du solde de tout compte relativement à la date de fin de contrat (le jour même, X jours avant ou après, ou en fin de mois).
Une fois l'automatisation du solde de tout compte activée, Timmi Absences exécutera les opérations de
- validation des demandes en attente
- suppression des absences postérieures à la date de fin de contrat
- remise à 0 des compteurs.
Les opérations auront lieu à minuit le lendemain de la date calculée.
Ex : Si Antoine Beaulinette a une date de départ renseignée au 12/12/2018 et que le délai d’exécution a été paramétré le jour de la date de fin de contrat, les opérations de solde de tout compte seront lancées le 13/12/2018 à minuit.
Après l’exécution d'un ou plusieurs soldes de tout compte, le destinataire paramétré recevra un mail récapitulatif contenant la liste :
- des collaborateurs pour lesquels le solde de tout compte a été réalisé
- des collaborateurs pour lesquels des absences n'ont pas été exportées en paie
- des collaborateurs pour lesquels le solde de tout compte n'a pas pu être réalisé
Que faire lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise est de retour ?
La première chose à savoir est qu’il est inutile de créer 2 fiches personnelles pour un même salarié.
En effet, une fiche utilisateur n’est jamais supprimée dans Timmi Absences. Vous pouvez à tout moment retrouver une personne en cochant sur “Inclure les collaborateurs partis” dans le module Collaborateurs > Dossier RH. Pour la réactiver, il vous suffit de modifier ou d'enlever la date de fin de contrat de la fiche de l'utilisateur en question et de mettre à jour les informations nécessaires (date de début, département, CSP, profil…).
La fiche est alors réactivée pour le salarié, qui conserve son ancien login et mot de passe.
