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Comment gérer le départ d'un salarié dans Figgo ?

Lors du départ d'un collaborateur, vous devez réaliser deux choses : lui mettre une date de fin de contrat afin qu'il n'est plus accès à Figgo et réaliser son solde de tout compte. Ceci permet de supprimer ses demandes d'absence en attente de validation et ses demandes posées dans le futur, de remettre à zéro ses compteurs et d'exporter sous Excel les absences à payer au collaborateur. 

Cet article traite des points suivants : 

 

Quelles sont les actions à réaliser lors du départ d'un salarié ?

1. Commencez par indiquer sa date de fin de contrat dans sa fiche utilisateur.

Fin_de_contrat.PNG

  1. Rendez-vous dans l'Annuaire, en haut à droite de l'écran
  2. Recherchez le collaborateur concerné
  3. Indiquez sa date de fin de contrat
  4. Enregistrez.

Attention, dans le cas où le collaborateur est un manager, n'oubliez pas de transférer ses collaborateurs supervisées à leur nouveau manager. Pour cela, dans la fiche utilisateur du collaborateur en question, cliquez sur Transférer puis sélectionnez le nouveau manager des collaborateurs supervisés.

2. Rendez-vous alors dans Figgo (accessible en haut à gauche de l'écran), pour effectuer un solde de tout compte, depuis Administrer > Solde de tout compte.

Acc_s_-_Solde_de_tout_compte.PNG

Vous pouvez alors afficher les collaborateurs dont le solde de tout compte est :

  • à réaliser : collaborateurs dont la date de fin de contrat est passée
  • à réaliser dans les 30 prochains jours : date de fin de contrat dans le futur, dans la limite des 30 prochains jours
  • à réaliser dans le futur : date de fin de contrat dans le futur, sans limite de temps
  • déjà effectué : collaborateurs dont le solde de tout compte a été réalisé dans le passé.

Une fois le collaborateur sélectionné, Figgo vous accompagne en 4 étapes pour solder ses comptes.

 Etape_1.PNG

Vous pouvez, directement depuis le module Solde de tout compte, valider tout ou partie des demandes en attente de validation du collaborateur. Si vous souhaitez les refuser, notamment si la demande concerne une date postérieure au départ du collaborateur, rendez-vous dans le module Validation. Si la demande concerne une date postérieure au départ, alors elle apparaîtra dans l'étape 3.

 Etape_2.PNG

Lors du départ d'un collaborateur, il peut être nécessaire d'exporter sans attendre ses absences en paie. Cette liste contient les absences validées qui n'ont pas encore été exportées en paie et vous permet de savoir en un coup d’œil si vous devez générer un export en cours de mois depuis Importer/Exporter > Export paie.

 Etape_3.PNG

Les absences validées postérieures au départ du collaborateur doivent être supprimées pour éviter de générer des anomalies dans ses soldes.

 Etape_4.PNG

Une fois que toutes les absences antérieures au départ du collaborateur sont validées et que toutes les absences postérieures sont supprimées, vous pouvez mettre à zéro tous les compteurs en un seul clic. 

Un fichier récapitulant les soldes supprimés est généré. Ainsi, vous pouvez comparer avec votre paie le nombre de jours à payer au collaborateur. 

NB : Au premier solde de tout compte, vous devrez sélectionner un compte de contrepartie dans la liste proposée, habituellement le compte "Solde de tout compte". Figgo retiendra ce choix à l'avenir.

Remise___z_ro_-_S_lection_du_compte_de_contrepartie.png

 

Questions fréquentes

1. Que faire lorsqu'un salarié qui a quitté l'entreprise est de retour ?

► La première chose à savoir est qu’il est inutile de créer 2 fiches personnelles pour un même salarié.

En effet, une fiche utilisateur n’est jamais supprimée dans Figgo. Vous pouvez à tout moment retrouver une personne en cochant sur “Inclure les collaborateurs partis” dans le module Annuaire > Fiches utilisateurs. Pour la réactiver, il vous suffit de modifier ou d'enlever la date de fin de contrat de la fiche de l'utilisateur en question et de mettre à jour les informations nécessaires (date de début, département, CSP, profil…).

La fiche est alors réactivée pour le salarié, qui conserve son ancien login et mot de passe.

 

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