Gérer le départ de mes collaborateurs avec l'Offboarding

Avant de commencer

Le module Offboarding de Poplee permet de gérer le départ d'un collaborateur. Son gestionnaire des tâches vise à s'assurer que l'ensemble des actions administratives, logistiques et de transmission des connaissances seront assurées sur la période.

La bonne gestion des Offboardings contribue à la qualité de la marque employeur pour le collaborateur sur le départ et surtout pour tous ses collègues qui restent.

Configuration de votre procédure de Offboarding

La liste des tâches est paramétrable depuis le menu de configuration du Offboarding.

N'hésitez pas à ajouter des modèles de tâches pour améliorer en continu votre procédure.

Le modèle de tâches se compose des éléments suivants :

1. le nom de la tâche ;
2. la date cible qui correspond à la date d'échéance de la tâche ;
3. le responsable en charge de la tâche ;
4. une pièce jointe éventuellement ;
5. la description de la tâche qui permet de détailler et mettre des liens d'aide à la réalisation.

Lancement du Offboarding

• Cliquer sur Préparer le départ d'un collaborateur ;

• Sélectionner le salarié et renseigner la date de fin de contrat ;
• Personnaliser la liste des tâches pour ce collaborateur ;

Les responsables des tâches sont notifiés au lancement du Offboarding. Des relances seront ensuite effectuées automatiquement chaque jour si la date limite est dépassée.

Lorsque toutes les tâches sont effectuées vous pouvez clôturer le Offboarding :

FAQ

Je ne retrouve pas mon collaborateur dans les offboardings à démarrer

Il y a deux causes possibles : 

• Une procédure d'offboarding a déjà été démarrée pour ce collaborateur. Il n'est pas possible de lancer plusieurs procédures pour le même collaborateur. 
• Le collaborateur est parti depuis plus de 7 jours. Pour contourner cela, vous pouvez modifier temporairement la date de fin de contrat du collaborateur, accéder ensuite au offboarding pour ouvrir la page de lancement, remettre la date de fin de contrat officielle du collaborateur, et enfin cliquer sur "préparer le départ" depuis la page précédemment ouverte. 

Voici le fonctionnement précis du off-boarding : 

• Il n'est possible d'avoir qu'un seul offboarding par personne. Donc si le offboarding a déjà été effectué, on ne le verra plus apparaître dans la liste
• Si le offboarding d'un collaborateur n'est pas effectué, il apparaîtra dans le module jusqu'à 1 mois après le départ. Il sera ensuite automatiquement clôturé.
• Si vous souhaitez clôturer vous-même un offboarding, il faudra supprimer toutes les tâches, puis le lancer avant de le clôturer