Avant de commencer
Vous pouvez générer automatiquement vos différents exports - comptables, paies et de paiement - à une certaine fréquence. Suite à cet export, vous avez la possibilité de déposer ces fichiers sur un serveur FTP, mais également de les envoyer par mail aux destinataires de votre choix.
Mettre en place l'automatisation des exports
Dans le but de vous donner le plus d’options possibles, la configuration se fait en quatre étapes à partir de l’onglet “Règles de gestion” du menu de paramétrage.
Cette configuration est disponible pour les exports de paiement d’une part et pour les exports comptables et paie d’autre part. Les exports comptables et paie sont nécessairement générés simultanément.
La configuration est complètement indépendante pour chacun des exports et pour chaque établissement. Vous pouvez ainsi décider d’automatiser l’export comptable et non pas l’export de paiement, ou d’exploiter la fonctionnalités dans certaines sociétés de votre groupe uniquement.
1. Le choix de la fréquence d’automatisation des exports
Vous aurez ainsi la possibilité d’exporter les différentes opérations habituelles, le dernier jour de chaque mois, le premier jour de chaque mois, ou de manière hebdomadaire le jour de votre choix.
Attention dans le choix des types d'opération, il faut toujours ajouter les Imputation sur avances si vous exportez le journal des notes de frais.
2. Possibilité d’envoyer par mail les fichiers
Vous pourrez également décider d’envoyer les fichiers d’exports à un ou plusieurs employés, ou à une liste d’adresses mail entrées manuellement dans l’outil.
3. Déposer les fichiers d’export sur un serveur de fichiers
En parallèle du mail, les fichiers peuvent également être déposés sur un serveur FTP. Il faut au préalable avoir configuré le serveur dans l'interface dédiée (Gestion des ftp) et ajouté un dossier. Le serveur peut être hébergé par Lucca ou par vous-même.
Dans le premier cas, vous recevrez par mail les informations pour vous connecter à votre compte FTP sur le serveur de fichiers Lucca. Dans le second, il faudra renseigner les informations de votre serveur dans le paramétrage.
Ce dépôt sur serveur sera effectué lors des exports automatiques, mais vous aurez également la possibilité de le faire lors d’exports manuels en cochant l’option associée.
NB : les exports seront toujours effectués sur le même serveur FTP Lucca, cela même si vous avez plusieurs établissements
4. Notifications en cas d’erreurs
En cas d’erreur lors de l’export ou lors du dépôt sur le serveur ou lors de la génération de l’export, vous pouvez choisir une liste de destinataires à notifier.
Attention, si plusieurs IBAN de comptes émetteurs sont paramétrés pour le remboursement des notes de frais, alors Cleemy Notes de frais prendra le premier IBAN de la liste lors de l'export automatique des paiements.