Lecture automatique des justificatifs de frais

Avant de commencer

Dès que vous capturez un justificatif au moyen de l’appareil photo de votre smartphone ou tablette, l’application mobile Cleemy crée automatique une dépense.

Lors de l’ajout du justificatif, Cleemy applique une reconnaissance de caractères afin d’en extraire le montant, la date, les taxes et le type de frais. Lorsque des données ont été détectées, la dépense créée suite à l'ajout du justificatif est complétée avec ces données.

Activer et configurer la fonctionnalité

Cette fonctionnalité doit être activée par un administrateur, à partir de la page “Paramètres” du menu de configuration. Le dernier paramètre de cette page vous laissera le choix entre l'OCR fourni par Abbyy et celui fourni par Mindee, notre nouveau partenaire.

Mindee est un moteur d'OCR plus rapide et précis. En revanche, il ne fonctionne pour l'instant que sur des justificatifs français. Si la majeure partie de vos dépenses sont faites à l'étranger, nous vous conseillons d'utiliser Abbyy.

Si la fonctionnalité n'est pas activée, les justificatifs seront automatiquement convertis en dépense, seule la détection de caractères est désactivée. La dépense sera invalide et demandera l'ajout d'information par le collaborateur.

Suite à l'activation du service, il faut en outre que vos collaborateurs actualisent la configuration de leur application mobile (via son menu) pour utiliser immédiatement la fonctionnalité. S'ils ne le font pas, ils auront tout de même accès à la fonctionnalité un peu plus tard : la configuration est mise à jour automatiquement tous les 2 jours. L'affectation des dépenses reconnues par lecture automatique à une nature de frais s'appuie sur la table de correspondance des natures.

En quoi consiste la fonctionnalité ?

Le bouton “appareil photo” de la page d’accueil de l’application mobile permet au collaborateur de prendre en photo un reçu, qui va permettre de créer une dépense. 

A cette occasion, l’image est automatiquement améliorée (luminosité, contraste, passage en monochrome) et recadrée. Cette image améliorée est dès lors utilisée comme aperçu du justificatif, ce qui les rend beaucoup plus lisibles pour les contrôleurs.

Une fois photographié, le justificatif est envoyé au serveur Cleemy qui va orchestrer l’extraction des données présentes sur l’image :

  • La fonctionnalité nécessite un accès au réseau. Il est possible de capturer de nouveaux reçus en mode hors ligne, mais ils ne seront traités que lorsque l’appareil mobile aura de nouveau accès au réseau.
  • Le traitement des justificatifs prend une dizaine de secondes une fois qu’ils ont été chargés en ligne. Les justificatifs en cours de traitement sont représentés dans une dépense dont le titre est "Traitement du justificatif":

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Cette fonctionnalité est donc particulièrement adaptée aux utilisateurs qui capturent leurs reçus au fil de l’eau et complètent leur note de frais ultérieurement, ainsi qu’à ceux qui établissent leur note de frais en une seule fois, à la fin du mois par exemple.

En cas de succès ou non, le justificatif est dans tout les cas automatiquement converti en dépense. Il ne reste plus à l’utilisateur qu’à la compléter en fonction des éléments remontés ou non par la reconnaissance (par exemple en renseignant des invités) avant de la déclarer dans sa note de frais.

S’il existe déjà une dépense ayant les mêmes caractéristiques (date et montant) mais à laquelle aucun justificatif n’est rattaché, Cleemy va procéder au rapprochement et joindre à la dépense le justificatif interprété, éventuellement en ajustant sa TVA.

Lorsque la qualité d’image est insuffisante pour que la reconnaissance de caractères fonctionne (image trop sombre, justificatif fortement chiffonné ou difficilement lisible), l’image sera quand même associée à une dépense mais invalide en attente d'information complémentaires.

Optimiser le taux de reconnaissance

La capture des données des justificatifs est une technologie en amélioration constante, mais qui ne permet pas encore de lire tous les justificatifs.

  • Nous avons mis l’accent sur les justificatifs de restaurant, de carburant, de péage et de parking. Ceux-ci représentent 70% de toutes les dépenses. Les tickets de supermarché sont également bien gérés. Nous travaillons en priorité à améliorer le traitement des justificatifs déjà supportés et prévoyons d'inclure les hôtels ultérieurement.
  • La fonctionnalité est officiellement disponible pour les reçus en France et dans une moindre mesure en Allemagne, Grande-Bretagne, Pays-Bays et Etats-Unis (avec Abbyy). Les taux de reconnaissance de reçus émis dans d’autres pays pourront être significativement inférieurs. Seuls les reçus en caractères latins sont supportés pour le moment.
  • Les justificatifs manuscrits ne sont pas supportés.
  • Les reçus très chiffonnés ou pliés ont des taux de lecture inférieurs : lissez vos reçus avant de les capturer.
  • La qualité d’image influe fortement sur le taux de succès : essayez de prendre les photos dans un endroit suffisamment éclairé et vérifiez que votre appareil photo fait bien la mise au point sur le texte.

La précision des résultats avec le moteur d'OCR Mindee est :

  • 92 % pour le montant total,
  • 89 % pour la date,
  • 84 % pour la détection de la nature de frais,
  • 71 % pour la TVA.

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