Lecture automatique des justificatifs de frais

Avant de commencer

Sur l'application mobile, dès que vous capturez un justificatif au moyen de l’appareil photo de votre smartphone ou tablette, Cleemy Notes de frais crée automatiquement une dépense.

Sur l'interface web, dès que vous importez un justificatif ou si vous le transférez par email, Cleemy Notes de frais crée également automatiquement une dépense. 

Lors de l’ajout du justificatif, Cleemy Notes de frais applique une reconnaissance de caractères afin d’en extraire le montant, la date, les taxes, le fournisseur, la devise et le type de frais. Lorsque des données ont été détectées, la dépense créée suite à l'ajout du justificatif est complétée avec ces données.

Activer et configurer la fonctionnalité

Cette fonctionnalité doit être activée par un administrateur, à partir de la page “Général” du menu Paramétrage. 

Si la fonctionnalité n'est pas activée, les justificatifs seront automatiquement convertis en dépense, seule la détection de caractères est désactivée. La dépense sera invalide et demandera l'ajout d'information par le collaborateur.

Suite à l'activation du service, il faut en outre que vos collaborateurs actualisent la configuration de leur application mobile (via son menu) pour utiliser immédiatement la fonctionnalité. S'ils ne le font pas, ils auront tout de même accès à la fonctionnalité un peu plus tard : la configuration est mise à jour automatiquement tous les 2 jours ou sur le web. L'affectation des dépenses reconnues par lecture automatique à une nature de frais s'appuie sur la table de correspondance des natures.

En quoi consiste la fonctionnalité ?

Sur l'application mobile: le bouton “appareil photo” de la page d’accueil permet au collaborateur de prendre en photo un reçu, qui va permettre de créer une dépense. 

Sur l'interface web: le bouton "importer un justificatif" ou le glissez-déposez d'un justificatif permet de créer une dépense.

A cette occasion, l’image est automatiquement améliorée (luminosité, contraste, passage en monochrome) et recadrée. Cette image améliorée est dès lors utilisée comme aperçu du justificatif, ce qui les rend beaucoup plus lisibles pour les contrôleurs.

Une fois photographié, le justificatif est envoyé au serveur Cleemy Notes de frais qui va orchestrer l’extraction des données présentes sur l’image :

• La fonctionnalité nécessite un accès au réseau. Il est possible de capturer de nouveaux reçus en mode hors ligne, mais ils ne seront traités que lorsque l’appareil mobile aura de nouveau accès au réseau.
• Le traitement des justificatifs quelques secondes une fois qu’ils ont été chargés en ligne. Les justificatifs en cours de traitement sont représentés dans une dépense dont le titre est "Traitement du justificatif" :

• Sur le web : Le traitement des justificatifs prend une dizaine de secondes. Les justificatifs en cours de traitement sont représentés dans une dépense dont le titre est "Traitement en cours" :

Cette fonctionnalité est donc particulièrement adaptée aux utilisateurs qui capturent leurs reçus au fil de l’eau et complètent leur note de frais ultérieurement, ainsi qu’à ceux qui établissent leur note de frais en une seule fois, à la fin du mois par exemple.

En cas de succès ou non, le justificatif est dans tous les cas automatiquement converti en dépense. Il ne reste plus à l’utilisateur qu’à la compléter en fonction des éléments remontés ou non par la reconnaissance (par exemple en renseignant des invités) avant de la déclarer dans sa note de frais.

S’il existe déjà une dépense ayant les mêmes caractéristiques (date et montant) mais à laquelle aucun justificatif n’est rattaché, Cleemy Notes de frais va procéder au rapprochement et joindre à la dépense le justificatif interprété, éventuellement en ajustant sa TVA.

Lorsque la qualité d’image est insuffisante pour que la reconnaissance de caractères fonctionne (image trop sombre, justificatif fortement chiffonné ou difficilement lisible), l’image sera quand même associée à une dépense mais invalide en attente d'informations complémentaires.

Alertes et identification des dépenses à contrôler

Cleemy Notes de frais propose, grâce à la lecture automatique, des alertes pour faciliter l'identification des dépenses à contrôler si :

• les informations saisies par l'utilisateur sont différentes de celles affichées sur le justificatif

• la lecture automatique a échoué

Ces alertes concernent les champs montant et date et sont visibles uniquement sur les interfaces d'approbation (web et mobile) et de contrôle de Cleemy Notes de frais.

En cas d'alertes légitimes, nous vous recommandons de refuser la dépense en y précisant le motif correspondant à la situation.

À noter que :

• les dépenses dont la nature est soumise à un remboursement forfaitaire ne déclenchent pas ces alertes sur le champ montant
• les justificatifs d'hôtel ne sont pas concernés par les alertes sur le champ Date

Optimiser le taux de reconnaissance

La capture des données des justificatifs est une technologie en amélioration constante, mais qui ne permet pas encore de lire tous les justificatifs.

• Nous avons mis l’accent sur les justificatifs de restaurant, de carburant, de péage et de parking. Ceux-ci représentent 70% de toutes les dépenses. Les factures au format PDF de vos fournisseurs sont également prises en charge.
• La fonctionnalité est officiellement disponible pour les reçus en Europe et en Amérique du nord (Etats-Unis et Canada). Les taux de reconnaissance de reçus émis dans d’autres pays pourront être significativement inférieurs. Seuls les reçus en caractères latins sont supportés pour le moment.
• Les justificatifs manuscrits ne sont pas supportés.
• Les reçus très chiffonnés ou pliés ont des taux de lecture inférieurs : lissez vos reçus avant de les capturer.
• La qualité d’image influe fortement sur le taux de succès : essayez de prendre les photos dans un endroit suffisamment éclairé et vérifiez que votre appareil photo fait bien la mise au point sur le texte.