Créer la fiche d'un collaborateur

Avant de commencer

La fiche d'un collaborateur est l'élément central de la plateforme Lucca. C'est en effet à cet endroit que vous allez pouvoir renseigner toutes les informations (date de début de contrat, rôles pour chaque solution, cycle de travail, information bancaire, etc.) propres à chaque salarié. Sans fiche, ce dernier ne pourra pas accéder à la plateforme et utiliser les solutions.

Pour créer et supprimer des fiches collaborateurs sur son interface, la permission "Créer/supprimer un collaborateur" est nécessaire. Vous pouvez préciser le périmètre de restriction.

Ajouter un nouveau collaborateur

Il faut donc suivre scrupuleusement les étapes décrites ci-dessous. Pour accéder à la création d'une fiche, rendez-vous dans le menu "Collaborateurs" puis dans "Dossier RH" si vous avez souscrit à la solution Poplee Socle RH, ou "Fiches utilisateurs".

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En bas à droite, un bouton “Créer un nouveau collaborateur” ouvre une nouvelle pop-up de création d’une nouvelle fiche :

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Jusqu’à maintenant, le parcours de création d’une nouvelle fiche utilisateur ne suivait pas de logique particulière, il s’agissait seulement d’une liste de champs à remplir. Il a été entièrement repensé. Plus fluide, le processus est désormais décomposé en plusieurs étapes. Chaque étape correspond à une catégorie de données, on passe plus simplement des données personnelles à la création d’un contrat.

D’abord, l’administrateur renseigne les informations personnelles du nouveau collaborateur (prénom, nom, email professionnel et éventuellement email personnel). Dans un second temps, il sélectionne l’établissement associé dans une liste déroulante. Il choisit enfin un contrat parmi la liste de ses modèles.

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Après avoir renseigné la date de début de contrat et la fin de la période d’essai, l’administrateur choisit la CSP dans une liste déroulante et peut désormais choisir s’il souhaite déclencher le processus d'envoi automatique des informations nécessaires à la DPAE (Déclaration préalable à l'embauche) sur Poplee Socle RH (voir fiche dédiée). Il renseigne enfin une date de fin de contrat (le champ n’est pas obligatoire pour un contrat permanent).

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Après les informations personnelles, l’établissement et le contrat, l’administrateur peut maintenant remplir les champs dédiés au poste du nouveau collaborateur : l’intitulé de poste, la qualification, le département associé, ainsi que le manager. L’administrateur peut cocher la case “Le collaborateur est son propre manager” le cas échéant.

Il ne reste plus que les données applicatives, nécessaires au bon fonctionnement des applications Lucca, qui n’apparaîtront pas dans le dossier RH public. On y retrouve le login Lucca, une case à cocher s’il faut créer le compte Lucca du collaborateur (on parle ici de ses identifiants de connexion, un mail de première connexion sera envoyé au futur collaborateur), le rôle principal à sélectionner dans une liste déroulante et les rôles secondaires.

Notifier le collaborateur par email

Grâce à l'option "Notifier le collaborateur par email" vous avez la possibilité de prévenir le collaborateur de la création de sa fiche.

Voici le mail que recevra le collaborateur concerné. Depuis cette notification, il pourra créer son mot de passe et ainsi avoir tous les éléments pour accéder à la plateforme.

Un collaborateur qui n'a pas encore intégré votre entreprise ne pourra se connecter à la plateforme qu'à partir de la date exacte du début de son contrat. Il pourra cependant toujours définir son mot de passe.

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Données complémentaires

Une fois l'utilisateur créé, vous serez redirigé vers la fiche du collaborateur. Il vous faudra alors compléter les champs absolument nécessaires au bon fonctionnement des solutions pour ce collaborateur. Vous trouverez quelques exemples ci-dessous.

Par exemple si vous avez Timmi Absences, il ne faudra surtout pas oublier de remplir les champs "Matricule", "CSP" ou "Profil applicatif Timmi Absences" pour que le crédit des droits se fasse correctement.

Pour Cleemy Notes de frais, il faudra penser à renseigner les informations bancaires (IBAN, BIC) si vous avez décidé de gérer le paiement des notes de frais via un virement SEPA. Autre champ nécessaire pour Cleemy Notes de frais : le profil applicatif. Cet élément permettra de distinguer les natures auxquels le collaborateur pourrait accéder pour faire sa déclaration de note de frais.

Les valeurs par défaut

Pour vous faire gagner du temps lors de la création de fiches collaborateurs (surtout si vous avez des périodes de recrutement intenses), des valeurs par défaut vous seront proposées dans les différents champs. Ces valeurs sont personnalisables. Pour cela il faut se rendre dans le menu "Configuration" puis "Valeurs par défaut".

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Enfin, selon votre paramétrage, certaines données sont indispensables au bon fonctionnement des différentes applications auxquelles l'utilisateur à accès. Ces données déclenchent des alertes lorsqu'elles ne sont pas renseignées. Une fiche d'aide en ligne détaille les règles d'affichage de ces alertes.

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