Créer la fiche d'un collaborateur

Avant de commencer

La fiche d'un collaborateur est l'élément central de la plateforme Lucca. C'est en effet à cet endroit que vous allez pouvoir renseigner toutes les informations (date de début de contrat, rôles pour chaque solution, cycle de travail, information bancaire, etc.) propres à chaque salarié. Sans fiche, ce dernier ne pourra pas accéder à la plateforme et utiliser les solutions.

Ajouter un nouveau collaborateur

Il faut donc suivre scrupuleusement les étapes décrites ci-dessous. Pour accéder à la création d'une fiche, rendez-vous dans le menu "Collaborateurs" puis dans "Dossier RH" si vous avez souscrit à la solution Poplee Socle RH, ou "Fiches utilisateurs".

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À ce stade du processus, après avoir cliqué sur le bouton "Ajouter un collaborateur", une page va s'ouvrir pour renseigner les informations du collaborateur (que sa date de début de contrat soit passée ou dans le futur).

La création d'un collaborateur se fait en deux étapes, la première consiste à renseigner les informations du collaborateur, la seconde se concentre sur les données de son contrat (date de début, date de fin, type de contrat, etc). Tous les champs dotés d'un astérisque sont obligatoires. Vous ne pourrez pas créer le collaborateur sans avoir rempli ces éléments.

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La gestion des contrats dans Poplee Socle RH évolue. Cette fonctionnalité est en cours de déploiement. Si vous souhaitez l'activer dès aujourd'hui, vous pouvez contacter notre support.

Grâce à l'option "Notifier le collaborateur par email" vous avez la possibilité de prévenir le collaborateur de la création de sa fiche.

Voici le mail que recevra le collaborateur concerné. Depuis cette notification, il pourra créer son mot de passe et ainsi avoir tous les éléments pour accéder à la plateforme.

Un collaborateur qui n'a pas encore intégré votre entreprise ne pourra se connecter à la plateforme qu'à partir de la date exacte du début de son contrat. Il pourra cependant toujours définir son mot de passe.

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Données complémentaires

Une fois l'utilisateur créé, vous serez redirigé vers la fiche du collaborateur. Il vous faudra alors compléter les champs absolument nécessaires au bon fonctionnement des solutions pour ce collaborateur. Vous trouverez quelques exemples ci-dessous.

Par exemple si vous avez Timmi Absences, il ne faudra surtout pas oublier de remplir les champs "Matricule", "CSP" ou "Profil applicatif Timmi Absences" pour que le crédit des droits se fasse correctement.

Pour Cleemy Notes de frais, il faudra penser à renseigner les informations bancaires (IBAN, BIC) si vous avez décidé de gérer le paiement des notes de frais via un virement SEPA. Autre champ nécessaire pour Cleemy Notes de frais : le profil applicatif. Cet élément permettra de distinguer les natures auxquels le collaborateur pourrait accéder pour faire sa déclaration de note de frais.

Les valeurs par défaut

Pour vous faire gagner du temps lors de la création de fiches collaborateurs (surtout si vous avez des périodes de recrutement intenses), des valeurs par défaut vous seront proposées dans les différents champs. Ces valeurs sont personnalisables. Pour cela il faut se rendre dans le menu "Configuration" puis "Valeurs par défaut".

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Enfin, selon votre paramétrage, certaines données sont indispensables au bon fonctionnement des différentes applications auxquelles l'utilisateur à accès. Ces données déclenchent des alertes lorsqu'elles ne sont pas renseignées. Une fiche d'aide en ligne détaille les règles d'affichage de ces alertes

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