Créer la fiche d'un collaborateur

Avant de commencer

La fiche d'un collaborateur est l'élément central de la plateforme Lucca. C'est en effet à cet endroit que vous allez pouvoir renseigner toutes les informations (date de début de contrat, rôles pour chaque solution, cycle de travail, information bancaire etc.) propres à chaque salarié. Sans fiche ce dernier ne pourra pas accéder à la plateforme et utiliser les solutions.

Ajouter un nouveau collaborateur

Il faut donc suivre scrupuleusement les étapes décrites ci-dessous. Pour accéder à la création d'une fiche, rendez-vous dans le menu "Collaborateurs" puis se rendre dans le menu "Dossier RH (si vous avez souscrit à la solution Poplee Core RH) ou "Fiches utilisateurs".

A ce stade du processus, après avoir cliqué sur le bouton "ajouter un collaborateur", vous allez ouvrir une page pour renseigner les informations du collaborateur (que sa date de début de contrat soit passée ou dans le futur).

Tous les champs dotés d'une astérisque seront des champs obligatoires. Vous ne pourrez pas créer le collaborateur sans avoir rempli ces éléments.

Une fois que vous avez complété tous les champs, vous aurez également l'option de prévenir le collaborateur de la création de sa fiche et lui communiquer son identifiant de connexion.

Voici le mail que recevra le collaborateur concerné. Depuis cette notification il pourra créer son mot de passe et ainsi avoir tous les éléments pour accéder à la plateforme.

Un collaborateur qui n'a pas encore intégrer votre entreprise ne pourra se connecter à la plateforme qu'à partir de la date exacte du début de son contrat. Il pourra cependant toujours définir son mot de passe.

Données complémentaires

Une fois l'utilisateur créé, vous serez basculé sur le dossier RH du collaborateur ou sur sa fiche (toujours en fonction de la solution que vous avez choisie). Il vous faudra alors compléter les champs absolument nécessaires au bon fonctionnement des solutions pour ce collaborateur. Vous trouverez quelques exemples ci-dessous.

 

Par exemple si vous avez Figgo, il ne faudra surtout pas oublier de remplir les champs "Matricule", "CSP" ou "Profil applicatif Figgo" pour que le crédit des droits se fassent correctement.

Pour Cleemy, il faudra penser à renseigner les informations bancaires (IBAN, BIC) si vous avez décidé de gérer le paiement des notes de frais via un virement SEPA. Autre champ nécessaire pour Cleemy : le profil applicatif. Cet élément permettra de distinguer les natures auxquels le collaborateur pourrait accéder pour faire sa déclaration de note de frais.

Dans le cas où vous avez souscrit à Pagga, notre solution de distribution de bulletin de paie dématérialisé, il faudra absolument renseigner le numéro de sécurité sociale.

Les valeurs par défaut

Pour vous faire gagner du temps lors de la création de fiches collaborateurs (surtout si vous avez des périodes de recrutement intenses) des valeurs par défaut vous seront proposées dans les différents champs. Ces valeurs sont personnalisables en fonction de votre entreprise. Pour cela il faut se rendre dans le menu Configuration puis Valeurs par défaut.

Enfin, selon le paramétrage et le rôle de l'utilisateur, certaines données déclenchent des alertes lorsqu'elles ne sont pas renseignées. Une fiche d'aide en ligne détaille les règles d'affichage de ces alertes. Ces données sont indispensables au bon fonctionnement des différentes applications auxquelles l'utilisateur à accès.
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