Créer ou modifier la fiche d'un collaborateur

L'application Collaborateurs vous permet de gérer les données de vos utilisateurs et également l'ajout et la suppression d'une fiche utilisateur.

Cet article traite des points suivants : 

Ajouter un nouveau collaborateur

  • Cliquez en haut à droite de votre écran sur Collaborateurs
     
  • Puis rendez-vous dans Fiches utilisateurs.
  • Cliquez sur Ajouter un collaborateur
  • Remplissez les données demandées. Celles avec une astérisque sont obligatoires ;
  • Décocher ou cocher Notifier le collaborateur par email
    .
  • Le mail envoyé sera le suivant:

     
  • Cliquez sur Cr_er_le_collaborateur.PNG

Votre utilisateur est créé ! 

Lors de la création, certaines données vous seront suggérées via les valeurs par défaut modifiables depuis Collaborateurs > Configurer > Valeurs par défaut.

Une fois l'utilisateur créé, une seconde étape vous incitera à renseigner certaines données en fonction des rôles affectés à l'utilisateur et donc des applications auxquelles l'utilisateur aura accès.

Enfin, selon le paramétrage et le rôle de l'utilisateur, certaines données déclenchent des alertes lorsqu'elles ne sont pas renseignées. Une fiche d'aide en ligne détaille les règles d'affichage de ces alertes. Ces données sont indispensables au bon fonctionnement des différentes applications auxquelles l'utilisateur a accès. Vous pouvez retrouver l'ensemble des fiches utilisateurs incomplètes depuis l'accueil des fiches utilisateurs sous l'onglet « Fiches incomplètes » :

 

Supprimer la fiche d'un collaborateur parti ou la fiche d'un collaborateur en doublon

NB : il n'est pas possible de supprimer un collaborateur pour des raisons d'historique. Il faut archiver son dossier.

Pour archiver un collaborateur, vous devez lui mettre une date de fin de contrat. Pour cela :

  • Cliquez sur
  • Choisissez le collaborateur concerné ;
  • Dans sa fiche utilisateur, entrez une date de fin de contrat (date du jour ou antérieure) ;
  • Enregistrer les modifications.

Le dossier de votre collaborateur est archivé !

Comment réactiver/retrouver la fiche d'un collaborateur parti ?

Si vous souhaitez réactiver sa fiche, il vous suffira de cocher la case « Inclure les collaborateurs partis », de rechercher sa fiche et d'enlever sa date de fin de contrat.

      

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