Avant de commencer
Si vous avez souscrit à notre solution Socle RH, vous allez être amenés à gérer différents types de données.
Vous pouvez intégrer dans le dossier RH des données proposées par défaut par Lucca (nom, prénom, date de naissance, établissement, début de contrat etc.) ou créer vos propres données.
Ces dernières peuvent être soient :
- des données simples : un intitulé de donnée et une valeur.
- des données composées : plusieurs données simples regroupées sous une donnée parente.
Dans les deux cas, vous devez définir si une seule ou plusieurs valeurs seront acceptées pour un collaborateur.
Donnée simple
Une donnée simple est une donnée avec un intitulé et une valeur ou plusieurs valeurs.
Vous aurez la possibilité de faire un choix parmi les formats suivant : texte, texte multi-lignes, case à cocher, liste de valeurs, date, fichier joint, lien hypertexte, nombre entier ou nombre à virgule.
Pour découvrir comment créer une donnée simple voici la fiche dédiée : Créer une donnée simple dans le dossier RH.
Donnée composée
Un donnée composée est un ensemble de données simples qui sont groupées au sein d'une donnée parente. Les mêmes formats sont disponibles pour chacune de ces données.
Exemple : La donnée composée "Contact en cas d'urgence" qui est constituée de deux champs de format texte, "Nom" et "Téléphone", ainsi que d'un champ de format liste de valeurs, "Lien de parenté".
Pour découvrir comment créer une donnée composée voici la fiche dédiée : Créer une donnée composée dans le dossier RH
Comme indiqué plus haut, une donnée (qu’elle soit simple ou composée) peut être multi-occurrente. C’est-à-dire qu’une saisie multiple est autorisée sur le même champ.
Exemple :
La donnée « Enfant(s) » sera définie comme "multi-occurrente" puisqu'un collaborateur peut avoir plusieurs enfants.
Règlement Général sur la Protection des Données
L'usage que vous faites de ces données peut être soumis aux dispositions du RGPD si vous rentrez dans un des cas définis aux articles 2 "Champs d'application Matériel" & 3 "Champs d'application territorial" du RGPD CNIL - Dispositions Générales du RGPD.
Dans l'hypothèse où vous seriez soumis au RGPD, l'usage des données que vous créez doit se conformer à la réglementation européenne de protection des données personnelles. La conformité de cet usage est à votre charge, il est donc important avant toute création de donnée de s'interroger sur l'utilisation que vous souhaitez faire de ces données. Vous pouvez notamment pour vous aider, vous référer au guide de la CNIL Référentiel CNIL - gestion des données du personnel.
Le traitement de données dites sensibles au sens du RGPD que sont notamment, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale ainsi que les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, est par principe interdit sauf dans les cas mentionnés par l'article 9 du RGPD et repris dans cet article de la CNIL Définition données sensibles.