Saisir les absences d'un collaborateur

Avant de commencer

Depuis le module "Gestion du planning", vous pouvez gérer les absences d'un groupe de vos collaborateurs (poser/modifier/annuler une absence), mais également déclarer des jours chômés ou travaillés (voir fiche d'aide jours chômés).

Poser, modifier ou annuler une absence d'un collaborateur

Depuis le module "Gestion du planning", vous pouvez saisir une absence pour un collaborateur, en cliquant, dans l'onglet "Gérer les absences", sur l'onglet "D'un collaborateur".

Vous pourrez donc gérer les arrêts de travail dans ce module.

Pour plus d'informations sur la gestion des arrêts de travail, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Poser une absence 

Pour poser une absence pour un collaborateur, vous devez :

  1. Sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
  2. Sélectionner la période de l'absence
  3. Sélectionner le compte d'absence sur laquelle doit être posée cette absence
  4. Déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence
  5. Saisir un commentaire si besoin
  6. Cliquer sur le bouton "enregistrer".

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Annuler ou requalifier une absence

Pour annuler ou requalifier une absence, vous devez : 

  1. Sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
  2. Sélectionner l'absence en question
  3. Cocher "supprimer l'absence" ou "requalifier l'absence" selon votre besoin
  4. (Si vous avez coché la case "requalifier l'absence", vous pouvez sélectionner le compte d'absence sur laquelle doit être posée cette absence) et consulter les soldes du collaborateur
  5. Déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence
  6. Saisir un commentaire si besoin
  7. Cliquer sur le bouton "enregistrer".

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Saisir une absence récurrente pour un collaborateur comme un mi-temps thérapeutique

La procédure est la même que pour une absence classique, sauf que vous devez cocher la case "absence récurrente" en plus pour faire apparaître les options de récurrence. Cela vous permettra de préciser la fréquence de la récurrence (toutes les semaines, une semaine sur deux), de choisir un jour de la semaine sur lequel l'absence sera posée (tous les vendredis par exemple) et d'indiquer si les absences concernent toute la journée ou seulement le matin ou l'après-midi.

Le planning du collaborateur vous affichera un aperçu des absences qui vont être posées. Vous pourrez donc vérifier avant l'enregistrement si cela vous convient.

Prenons l'exemple du mi-temps thérapeutique : un de vos collaborateurs travaillera en mi-temps thérapeutique du 1er juillet au 31 juillet. Il sera présent le matin uniquement, absent l'après-midi.

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Autre exemple courant : un collaborateur est en RTT un vendredi sur deux.

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Pourquoi un compte n'apparaît pas dans la liste des absences ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer l'absence du compte dans la liste déroulante via Gestion du planning :

  • Si les comptes de la catégorie "Congés nécessitant un arrêt de travail" n'apparaissent pas dans la liste déroulante c'est que la permission "Saisir un arrêt de travail" n'est pas activée. Voici la fiche d'aide correspondante.
  • Compte qui n'appartient pas au réglementaire de la personne sélectionnée
  • Compte supérieur à 5 ans
  • Compte qui est dans une liste de comptes qui n'est pas assigné au rôle de l'administrateur.

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