Comment gérer les absences de mes collaborateurs dans Figgo ? (Gérer le planning)

Depuis le module "Gérer le planning", vous pouvez gérer les absences de vos collaborateurs (poser/modifier/annuler une absence), mais également déclarer des jours chômés ou travaillés (voir fiche d'aide jours chômés). 

Le module "Gérer le planning" a pour but de remplacer le module "Mise en congés". Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article.

 Cet article traite des points suivants : 

 

Comment poser, modifier ou annuler une absence d'un collaborateur ?

Depuis ce module, vous pouvez saisir une absence pour un collaborateur. Vous pourrez donc y gérer les arrêts de travail. Pour plus d'informations sur la gestion des arrêts de travail, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet. 

Pour poser une absence sur un collaborateur, vous devez :

  • sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
  • sélectionner la période de l'absence
  • sélectionner le compte d'absence sur laquelle doit être posée cette absence
  • déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence
  • saisir un commentaire si besoin
  • cliquer sur enregistrer

 

 Pour annuler ou requalifier une absence, vous devez : 

  • sélectionner le collaborateur concerné dans la liste déroulante
  • sélectionner l'absence en question
  • cocher supprimer ou requalifier l'absence selon votre besoin
  • si vous avez coché requalifier l'absence, sélectionner le compte d'absence sur laquelle doit être posée cette absence
  • déterminer les personnes qui seront notifiées par la pose de cette absence
  • saisir un commentaire si besoin
  • cliquer sur enregistrer

 

Comment saisir une absence pour un groupe de collaborateurs ?

Depuis ce module, vous pouvez saisir une absence pour un groupe de collaborateurs.

Pour sélectionner la population concernée, vous avez 4 types de filtre à votre disposition :

  • par entité légale
  • par département
  • par CSP
  • par profil d'acquisition de droits

Vous pouvez combiner ces filtres pour affiner votre sélection.

Dans l'exemple ci-dessous, la sélection des collaborateurs contient toutes les personnes qui font partie d'un des trois services sélectionnés (Compta/finances, Direction commerciale ou Production) et qui font également partie de l'entité légale sélectionnée.

Screen_Shot_05-17-17_at_03.18_PM.PNG

 

 

Comment saisir une absence récurrente pour un collaborateur comme un mi-temps thérapeutique ?

Vous devez cocher la case "absence récurrente" pour faire apparaître les options de récurrence. Cela vous permettra de préciser la fréquence de la récurrence (toutes les semaines, une semaine sur deux), de choisir un jour de la semaine sur lequel l'absence sera posée (tous les vendredis par exemple) et d'indiquer si les absences concernent toute la journée ou seulement le matin ou l'après-midi.

Le planning du collaborateur vous affichera un aperçu des absences qui vont être posées. Vous pourrez donc vérifier avant l'enregistrement si cela vous convient.

Prenons l'exemple du mi-temps thérapeutique : un de vos collaborateurs travaillera en mi-temps thérapeutique du 3 au 28 avril. Il sera présent le matin uniquement, absent l'après-midi.

Screen_Shot_05-17-17_at_03.20_PM.PNG

 

Autre exemple courant : un collaborateur est en RTT un vendredi sur deux.

Screen_Shot_05-17-17_at_03.21_PM.PNG

 

Questions fréquentes

1. Pourquoi un compte n'apparait pas dans la liste des absences ?

Le choix des compteurs apparaissant dans ce menu déroulant se fait dans le paramétrage du compte (''Administration -> Paramétrer -> les comptes''). Le paramétrage "Le compte apparaît dans le module 'Mise en congés' (pas de workflow de validation)", doit être paramétré à oui.

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