Avant de commencer
Vous trouverez ici toutes les informations pratiques pour créer un nouvel utilisateur dans la logique applicative de la solution Timmi Absences.
Les données obligatoires du dossier RH
L'ajout d'un nouvel utilisateur se fait dans Collaborateurs > Dossier RH > Ajouter un collaborateur.
Si vous utilisez Timmi Absences, il faut que vous vous assuriez que pour chacun de vos collaborateurs soient renseignées les données applicatives suivantes :
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Les données du Dossier RH) |
A quoi ca sert ? |
Obligatoire |
Fortement recommandée |
| Le rôle principal | Il définit les droits d’accès à l’application Timmi Absences, entre autre, et les actions qui peuvent être effectuées par le collaborateur | Oui | |
| Le profil applicatif Timmi Absences | Il permet d'associer le profil d'acquisition de droits à congés pour chaque collaborateur. Défini dans les réglementaires de Timmi Absences, il permettra à Timmi Absences de connaitre le crédit mensuel à opérer automatiquement. | Oui | |
| Le matricule (paie) |
Le matricule paie est la clé d'identification commune avec votre logiciel de paie, il est obligatoire lors de la génération de l'export des absences de Timmi Absences. Le matricule est une donnée unique par collaborateur. Deux utilisateurs du même établissement ne peuvent pas avoir le même matricule. |
Oui | |
| Le manager |
Le manager correspond à la personne qui approuvera les congés de l'utilisateur. Vous pouvez aussi personnaliser le circuit d'approbation et associer à vos collaborateurs un approbateur de congés spécifique. Si vous souhaitez que les demandes de congés de cet utilisateur s'auto-approuvent, il suffit qu'il soit son propre manager. |
Oui | |
| Le cycle de travail | Notamment utilisé en cas de gestion de temps partiels, temps aménagés ou encore pour connaitre les jours chômés de vos collaborateurs, il vous permet de renseigner les cycles de travail exceptionnels | - | Oui |
| Le calendrier | détermine les jours fériés des collaborateurs. Vous pouvez consulter les jours fériés rattachés à chaque calendrier en vous rendant dans la roue crantée en haut à droite de l'écran > Organisation > Calendriers. | Oui | |
| La CSP | Gérable depuis le module dédié dans la roue crantée, la CSP d'un utilisateur vous permettra de personnaliser vos règles de communication, certaines règles d'acquisition, de générer des rapports personnalisés.... bref, de regrouper vos collaborateurs selon une nomenclature organisée. | Oui | |
| La date d'ancienneté | Si la date de début de contrat et la date d'ancienneté ne sont pas les mêmes, il faudra que vous remplissiez le champ date d'ancienneté. Ce champ sera alors la base du calcul de l'ancienneté. | Oui |
Les actions à réaliser dans Timmi Absences lors de l'ajout d'un utilisateur
Cas 1 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et le crédit de vos congés se fait de manière mensuelle.
Vous n'aurez aucune action supplémentaire à effectuer.
L'utilisateur commencera à acquérir ses congés au moment du passage des écritures automatiques.
Ses congés seront crédités au prorata de son temps de présence sur le mois déterminé par sa date de début de contrat.
Cas 2 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée mais vous avez tous ou certains congés qui sont crédités en début de période (exemple : acquisition de l'ensemble des RTT en janvier).
Une action manuelle peut être nécessaire, cela dépend de la date de vos crédits automatiques :
- Quand les crédits automatiques tournent en fin de mois (à cause d'autres congés crédités mensuellement par exemple), aucune action manuelle n'est nécessaire : le crédit automatique fera tout seul le travail.
- En revanche, si vos crédits automatiques d'acquisition ont déjà été effectués (début de mois), une action manuelle est nécessaire. Dans Actions à réaliser, vous pouvez modifier le montant du crédit et cliquer sur "Créditer"
Cas 3 : Vous avez créé le collaborateur après le mois de son arrivée.
Il faut dans ce cas, récupérer le crédit qui lui est dû, au prorata de son arrivée, lors du mois précédent.
Voici comment rattraper l'acquisition des droits du mois d'arrivée.
Si vous êtes sur une base avec acquisition par profils
1. Allez dans le menu Crédit/Débit de Timmi Absences puis Acquisition > Acquisition via les profils.
2. Regardez, sur le mois précédent si vous avez des cases à cocher apparaissent devant les comptes d'absences
3. Vérifiez les collaborateurs que Timmi Absences vous remonte puis cliquez sur Continuer si vous êtes d'accord avec les remontées de Timmi Absences.
Timmi Absences vous affiche alors les crédits proposés, et il suffit de cliquer sur Enregistrer.
Si vous êtes sur une base avec acquisition par règles
1. Allez dans le menu Crédit/Débit de Timmi Absences puis Acquisition > Acquisition.
2. Sélectionnez le réglementaire concerné et l'onglet Liste des règles, puis le mois concerné et cliquez sur l'historique de la règle à exécuter pour relancer la règle :
3. Le nom du collaborateur apparaît et vous pouvez créditer le montant proposé en cliquant sur Enregistrer :