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Comment gérer l'arrivée d'un nouveau collaborateur dans Figgo ?

Dans Les outils Lucca, les utilisateurs sont partagés par toutes les applications. Vous trouverez ici les informations indispensables à remplir pour chaque utilisateur pour que Figgo fonctionne bien ainsi que les données non obligatoires mais utiles. 

L'ajout d'un utilisateur se fait dans l'annuaire > Fiches utilisateurs > Ajouter un collaborateur.

Vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

Cet article traite des points suivants : 

  • Les données obligatoires de la fiche utilisateur
  • Les données optionnels de la fiche utilisateur
  • Les actions à réaliser dans Figgo lors de l'ajout d'un utilisateur

 

Les données obligatoires de la fiche utilisateur

Certains données doivent être renseignées dans la fiche utilisateur pour assurer le bon fonctionnement de Figgo. 

Le rôle principal Figgo définit les droits d’accès à l’application Figgo et les actions qui peuvent être effectuées.

Pour créer ou modifier un rôle, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

 

 

Le profil applicatif Figgo détermine les jours qui doivent être crédités au collaborateur en fin de mois (ou en début de mois selon le paramétrage). Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet. 

 

 

La matricule paie doit être identique au matricule utilisé dans votre paie. C'est cette donnée qui permettra d'identifier l'utilisateur lors de la génération d'un export paie Figgo par exemple. 

Nota Bene : Deux utilisateurs de la même entité légale ne peuvent pas avoir un matricule identique.

 

Le manager correspond à la personne qui validera les congés de l'utilisateur. Si vous souhaitez que les demandes de congés de cet utilisateur s'auto-valident, il suffit qu'il soit son propre manager.

 

 

Le cycle de travail définit les jours travaillés par le collaborateur. Par défaut, Figgo considère que le collaborateur travaille 5 jours avec samedi chômé et dimanche en jour de repos hebdomadaire. Le cycle de travail sera donc une donnée nécessaire dans plusieurs cas : 

- si le collaborateur travaille le samedi et/ou le dimanche.

- si vous avez des comptes en heures.

- si le collaborateur travaille à temps partiel ou à temps plein aménagé. 

Vous trouverez dans cette fiche d'aide les informations pour administrer les cycles de travail [Fiche d'aide]. 

 

Les données optionnels de la fiche utilisateur

Si la date de début de contrat et la date d'ancienneté ne sont pas les mêmes, il faudra que vous remplissiez le champ date d'ancienneté. Ce champ sera alors la base du calcul de l'ancienneté. 

Pour en savoir plus sur la gestion de l'ancienneté, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet.

La CSP (Catégorie socio-professionnelle) vous permettra de pouvoir utiliser ce filtre dans les rapports ou dans le crédit / débit de droits à congés et de paramétrer les droits d'ancienneté. Vous pouvez créer, supprimer ou modifier des CSP en vous rendant dans Administration > Paramétrer > Les réglementaires > Les catégories socio-professionnelles.

Le calendrier détermine les jours fériés des collaborateurs. Vous pouvez consulter les jours fériés rattachés à chaque calendrier en vous rendant dans Administration > Personnaliser > Les calendriers.

 

Régularisation de droits (si nécessaire)

Cas 1 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée et le crédit de vos congés se fait de manière mensuelle.

Vous n'aurez aucune action supplémentaire à effectuer. L'utilisateur commencera à acquérir ses congés au moment du passage des écritures automatiques. Ses congés seront crédités au prorata du temps de présence du salarié sur le mois déterminé par sa date de début de contrat. 

Cas 2 : Vous avez créé le collaborateur le mois de son arrivée mais vous avez tous ou certains congés qui sont crédités en début de période (exemple : acquisition de l'ensemble des RTT en janvier).

Vous devez créditer ces congés manuellement. Figgo vous rappelle dans le tableau de bord de l'administrateur que vous devez réaliser cette opération.

Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter notre fiche d'aide à ce sujet. 

Cas 3 : Vous avez créé le collaborateur après le mois de son arrivée. 

Voici dans ce cas comment rattraper l'acquisition des droits du mois d'arrivée. Aller dans l'onglet Administration de Figgo puis Administrer>Ecritures mensuelles.

Vous devriez voir apparaître sur le mois d'arrivée les crédits qui ont été effectués pour les collaborateurs présent, mais aussi des lignes à 0 en plus. C'est le signe qu'il y a des collaborateurs qui n'ont pas eu le crédit en fin de mois, mais qui auraient du l'avoir.

Sélectionnez le mois en cliquant sur le nom, puis cochez les comptes sur lesquels vous voulez passer l'écriture. La date comptable doit être au dernier jour du mois concerné, laissez la valeur proposée. Cliquez sur Continuer.

Figgo vous affiche alors les crédits proposés, et il suffit de cliquer sur Enregistrer.

 

 

 

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