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Alertes dans les fiches utilisateurs

Afin d'assurer le bon fonctionnement des vos applications, nous avons mis en place des alertes personnalisées pour chaque utilisateur en fonction des applications auxquelles il a accès et de leur paramétrage.

Vous trouverez ci-dessous le détail des règles de ces alertes.

Figgo (Congés et absences)

Alertes sur tous les utilisateurs qui ont accès à Figgo (congés et absences) sur : 

  • Profil Figgo
  • Matricule
  • Calendrier de jours fériés

Timmi (Saisie des temps et des activités) 

Alerte sur les cycles de travail pour les utilisateurs qui ont la permission Timmi « Doit déclarer ses temps » sur l’un de leurs rôles.

Pagga (Bulletins de paie)

Alerte sur le numéro sécurité sociale pour les utilisateurs qui ont la permission Pagga « Consulter et télécharger ses fiches de paie » sur l’un de leurs rôles et qui ont «  Recevoir ses fiches de paie sous format électronique » activé.

Cleemy (Notes de frais)

En fonction du paramétrage, un utilisateur peut potentiellement avoir des alertes sur les données suivantes :

  • Manager
  • IBAN
  • BIC
  • Compte de tiers
  • Matricule
  • Chevaux fiscaux (voiture / moto)
  • Profil applicatif

On ne remonte pas d’alerte pour les utilisateurs qui n’ont pas de droit pour déclarer leurs propres notes de frais (permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur”) 

 

Manager

Le manager de l’utilisateur est obligatoire SI :

  • L'entité de l’utilisateur a un workflow de validation dont l’une des étapes référence l’approbateur “manager” 
  • ET l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)

 

*Règle optionnelle* Le manager de l’utilisateur est obligatoire SI :

  • L'entité légale du salarié a un workflow de validation dont l’une des étapes référence l’approbateur "cleemyApprover"
  • ET l’utilisateur n’a pas de "cleemyApprover"
  • ET l’utilisateur a la permission "déclarer des notes de frais" avec un périmètre "Utilisateur" (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels "utilisateur")

Données bancaires

L’IBAN est obligatoire SI :

    • L'entité légale de l’utilisateur utilise les paiements SEPA 
    • ET l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)

Le BIC suit la même règle que l’IBAN

Compte de tiers

La donnée "personalAccount" est obligatoire si :

  • L’entité légale de l’utilisateur a un export comptable activé
  • L’utilisateur a la permission "déclarer des notes de frais" avec un périmètre "Utilisateur" (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)
  • ET Le plan comptable de l’entité légale référence la donnée personalAccount

La donnée “personalAccount” est obligatoire si :

  • L’entité légale de l’utilisateur a un export comptable activé
  • ET Le format d’export contient une référence à “personalAccount” dans n’importe quel élément de n’importe quel champ de n’importe quelle ligne.
  • ET l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)

Matricule

Le matricule est obligatoire si :

  • L’entité légale de l’utilisateur a un export paiement activé
  • ET l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”

 

  • OU le matricule est présent dans l’export comptable

Chevaux fiscaux

La donnée “CV fiscaux voiture” est obligatoire si :

  • Il existe au moins une nature de frais telle que :
    • son type est kilométrique 
    • ET elle utilise le webservice kilométrique 
    • ET il y a un pré-remplissage avec les CV voiture 
    • ET la puissance n’est pas modifiable par l’utilisateur 
    • ET cette nature est active 
  • ET le profil de frais effectif de l’utilisateur (i.e. le profil générique ou le profil applicatif Cleemy) contient la nature en question dans sa liste
  • ET l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)

On a la même logique pour les CV fiscaux de la moto.

Profil applicatif

Le profil applicatif n’est requis que si l’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”).

 

Valeur par défaut des axes analytiques

Le caractère obligatoire, visible et/ou modifiable d’un axe détermine si sa valeur par défaut est obligatoire pour un user.

Lorsqu’un axe a une valeur par défaut par utilisateur (i.e.”Apparaît dans la fiche utilisateur” coché dans les settings de l’axe), il devient obligatoire pour un utilisateur si :

  • L’utilisateur a la permission “déclarer des notes de frais” avec un périmètre “Utilisateur” (ou incluant plusieurs périmètres, parmi lesquels “utilisateur”)
  • ET l’axe est utilisé dans Cleemy
  • ET l’axe analytique est
    • obligatoire et invisible
    • OU obligatoire et non modifiable
    • OU l’un de ses enfants (on peut avoir plusieurs niveaux de filiation) est utilisé dans Cleemy et remplit les mêmes conditions (obligatoire + invisible OU obligatoire + non modifiable)
  • ET la valeur de pré-remplissage de l’axe est “Valeur par défaut de l’utilisateur”
  • ET le profil générique ou le profil applicatif de l’utilisateur contient une nature qui utilise cet axe

 

Cas des instances multiples

Attention, s’il y a plusieurs Cleemy instanciés, on ne regarde que les instances sur lesquelles l’utilisateur a des droits (un rôle Cleemy sur l’instance, peu importe ses permissions) pour appliquer les règles suivantes. Il suffit que la règle ne soit pas respectée sur une seule instance pour déclencher l’alerte / rendre la donnée obligatoire.

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