Importer des grilles de compétences

Avant de commencer

Cette fiche d'aide a pour objectif de vous guider dans la création ou la mise à jour de vos grilles de compétences, c'est à dire dans le rattachement de vos compétences à vos qualifications en définissant le niveau attendu pour chacune d'entre elles.

Prérequis

Vous ne pouvez pas procéder à cet import si vous n'avez créé aucune compétence et aucune qualification. 

Pour créer des compétences, rendez-vous sur cette fiche d'aide "Importer des compétences".

Pour créer des qualifications, rendez-vous sur cette fiche d'aide "Administration des qualifications".

Etape 1 : Récupérer le modèle de fichier

Pour récupérer le modèle, cliquer sur "Télécharger le modèle de document".

Le modèle téléchargé s'adapte automatiquement à votre paramétrage : 

- il génère automatiquement un fichier ZIP contenant un fichier CSV par métier ; 

- il ajoute dans chaque CSV les qualifications rattachées à ce métier.

Si vous aviez déjà configuré des grilles, les fichiers CSV contiennent les compétences et niveaux attendus déjà renseignés. 

Etape 2 : Remplir les fichiers

Dans chaque fichier par métier, vous devez renseigner les compétences et niveaux attendus pour chaque qualification.

Le nom des qualifications ne doit pas être modifié dans le modèle. 

Si vous souhaitez modifier une qualification existante, supprimer un doublon ou créer une nouvelle qualification, vous devez passer par le module d'Administration des qualifications.

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💡Astuce : Pour que les compétences correspondent parfaitement à votre référentiel, nous vous conseillons d'exporter votre référentiel et de faire un copier-coller du nom de vos compétences depuis Excel dans vos grilles (cf procédure ci-dessous).

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Etape 3 : Importer les fichiers complétés

Nous recommandons d'effectuer un premier essai sur la base de test avant de procéder à l'import en production car les modifications impactent toutes vos campagnes d'évaluation en cours contenant une question de type compétences.

Le fichier d’import doit respecter un format spécifique :

- Etre au format CSV ;

- Faire maximum 1 000 lignes ;

- En tête du fichier sur la première ligne.

Déposer votre fichier ou cliquer sur "Parcourir les documents" et sélectionner un fichier CSV ou un ZIP regroupant plusieurs CSV.

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Si vos fichiers comportent des erreurs, l'import sera bloqué et vous pourrez consulter le détail de ces erreurs.

Les erreurs les plus courantes sont les suivantes : 

- La compétence n'existe pas : vous devez vérifier l'orthographe de la compétence pour qu'il s'agisse de la même que celle existante dans votre référentiel (il manque un "s", il y a une virgule en plus, une erreur d'apostrophe) ou vous assurer qu'il ne s'agit pas d'une compétence archivée.

- La qualification n'existe pas : vous devez vérifier l'orthographe de la qualification pour qu'il s'agisse de la même que celle renseignée dans le module Qualifications ou vous assurer qu'il n'y a pas de doublons entre vos fichiers. 

- Les descriptions sont trop longues : vous devez respecter le nombre maximum de caractères ou vérifier que des espaces en trop ne se sont pas glissés dans votre fichier. 

💡Astuce : Pour vérifier que vos grilles ont bien été importées vous pouvez consulter l'onglet "Grilles de compétences" et consulter les grilles des métiers que vous avez importées. 

 

Les questions les plus courantes

Je souhaite modifier en masse les niveaux attendus sur plusieurs compétences d'une qualification, comment faire ?

Vous pouvez exporter vos grilles, modifier les valeurs dans le fichier CSV puis le réimporter pour mettre à jour vos grilles.

Je souhaite retirer toutes les compétences d'un métier, comment faire ? 

Vous pouvez exporter la grille du métier, effacer l'ensemble des niveaux attendus dans le CSV puis le réimporter pour mettre à jour la grille. Exemple ci-dessous :

Puis-je importer plusieurs CSV en une seule fois ?

Oui, vous pouvez mettre plusieurs CSV dans un fichier ZIP et importer le ZIP.

Est ce que je suis obligée de remplir un CSV par métier ? 

Non, vous pouvez mettre l'ensemble de vos qualifications dans un seul fichier CSV si vous le souhaitez en mettant en colonne vos différentes qualifications. 

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