Importer des compétences et les mettre à jour via import

Avant de commencer

Cette fiche d'aide a pour objectif de vous guider dans la création en masse de compétences.

Si vous souhaitez importer des grilles de compétences, c'est à dire associer en masse des compétences existantes à des qualifications (métiers), voici la Fiche d'aide pour "Importer des grilles de compétences".

Il est possible de supprimer l'import dans Lucca, si besoin vous pouvez effectuer un premier essai sur la base de test avant de procéder à l'import en production.

 

Récupérer le modèle de fichier à utiliser pour l'import

CleanShot 2024-03-20 at 10.25.57@2x.png

Le modèle s'adapte automatiquement à votre paramétrage et à vos besoins : 

  • il reprend automatiquement les niveaux actifs de votre échelle d'évaluation ;
  • il ajoute les bonnes colonnes en fonction du nombre de langues dans lesquelles vous voulez traduire vos compétences. 

Procédure

  • Cliquer sur "Télécharger le modèle de document" (1)
  • (Optionnel) Sélectionnez d'autres langues dans lesquelles vous souhaitez traduire les compétences
  • Cliquer sur "Télécharger le modèle" (2)

CleanShot 2024-03-20 at 10.29.22@2x.png

Compléter le fichier d'import 

Le fichier d’import doit respecter plusieurs règles :

  • Etre au format CSV UTF8
  • Présence des deux colonnes obligatoires "Nom" et "Catégorie" (l'ordre des colonnes n'a pas d'importance) ;
  • Faire maximum 1 000 lignes ;
  • En tête du fichier sur la première ligne ;
  • Pas de doublons dans les colonnes ;
  • Les colonnes "Nom" et "Catégorie" doivent être complétées dans la langue par défaut du référentiel.
Attention à ne pas importer de compétences en double. Dans le fichier d’import le nom d’une compétence doit apparaître seulement une fois, sinon la compétence sera créée plusieurs fois.

Exemple : 

Colonne Donnée obligatoire ? But de la colonne Commentaires

Nom

Oui Permet de nommer la compétence Nombre de caractères maximum = 100
Id Non Permet de mettre à jour une compétence déjà existante (à ne pas remplir si vous créez une nouvelle compétence) Si vous créez une nouvelle compétence, ne renseignez pas cette colonne. 
En revanche, si vous souhaitez mettre à jour via un import une compétence existante, renseignez l'Id de la compétence (disponible dans l'export du référentiel).
Description Non Permet de saisir la description de la compétence Nombre de caractères maximum = 1 000
Catégorie Oui Permet de renseigner la catégorie de la compétence

Valeur parmi une liste prédéfinie : 

En français : Savoir / Savoir-être / Savoir-faire / Langues
En anglais : Knowledge / Soft skills / Hard skills / Languages
En espagnol : Saber / Habilidades sociales / Experiencia / Idiomas

{niveau} (Description) Non Permet d'ajouter une description par niveau sur la compétence

Nombre de caractères maximum = 1 000

Importer le fichier complété

Cliquer sur "Parcourir les documents" et sélectionner un fichier ou déposer votre fichier dans la zone prévue pour le glisser-déposer.


Une erreur s'est glissée dans votre import ? Vous allez pouvoir le supprimer dans Lucca comme montré ci-dessous seulement si ses compétences ne sont pas rattachées à des métiers (rattachement qui se fait manuellement ou via l'import des grilles).

 

Mettre à jour le référentiel de compétences via import 

Si vous souhaitez apporter des modifications sur votre référentiel de compétences vous pouvez le faire manuellement dans la solution, ou bien vous avez la possibilité de le faire via un import. 
Vous souhaitez par exemple modifier en masse des noms et descriptions de compétences, il vous suffit de télécharger votre référentiel de compétences afin de le retravailler et le modifier sous un logiciel tableur type Excel. 

  • Vous souhaitez modifier une compétence existante dans votre référentiel ? 

Grâce à la donnée "Id" présente dans l'export, Lucca reconnaîtra la compétence déjà existante que vous souhaitez modifier. Vous pouvez donc en toute sérénité modifier le nom de la compétence, la catégorie, les descriptions et autres informations, les modifications s'appliqueront bien à la compétence existante.

  • Vous souhaitez ajouter une nouvelle compétence à votre référentiel ? 

Ne remplissez pas la colonne "Id" du fichier, Lucca comprendra qu'il s'agit d'une nouvelle compétence à créer. 

Une fois vos modifications terminées sur le fichier CSV, vous pouvez importer le fichier dans l'import de référentiel de compétences.

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