Traiter et comptabiliser une facture avec Cleemy Achats

L'ensemble des factures à traiter sont accessibles depuis la "Boîte de réception". Cette interface remplace l’ancienne bannette du comptable. Elle contient les factures issues de : 

  • l’import automatique via le connecteur à votre boîte mail s'il a été configuré, 
  • l’import manuel des factures par le comptable,
  • l’import manuel des factures par l’acheteur sur un achat existant.

Pour plus de détails sur l'import de factures, vous pouvez consulter cet article.

En cliquant sur une facture, un récapitulatif du traitement de la facture permet de visualiser l’avancement du traitement et les principales informations pour chacune des étapes :  

  • Vérification du type du document,
  • Vérification des informations du fournisseur,
  • Rattachement de la facture à un achat existant ou traitement sans achat,
  • Vérification des informations de la facture,
  • Contrôle des montants et ventilation de la facture par natures et centres de coût.

Vérifier le type de document 

Le type (facture ou avoir) est identifié par la lecture automatique des documents (OCR) quand le fichier est importé. S’il est mal reconnu, vous pouvez le modifier.

Astuce : pour ouvrir la facture, cliquez sur la miniature du fichier à côté du titre.

Vérifier les informations du fournisseur

Comme pour le type, l’OCR facilite l’identification du fournisseur.

  • Si le fournisseur a déjà été référencé dans Cleemy Achats, il est identifié par l'OCR ou vous pouvez le retrouver dans la liste déroulante. 
  • Si le fournisseur n'est pas présent dans la liste déroulante, vous pouvez le créer en cliquant sur "Créer un nouveau fournisseur" dans la liste déroulante. Les informations sont préremplies avec les données contenues sur la facture. Seuls les utilisateurs avec des droits d'administrateurs peuvent créer des fournisseurs.

Rattacher la facture à un achat existant ou la traiter sans achat

Rattacher la facture à un achat existant

Si vous avez recours à des demandes d’engagement de dépenses, rapprocher une facture d’une demande d’achat permet de vous assurer que le montant facturé cadre avec le montant engagé.

Cleemy Achats propose le meilleur achat auquel rattacher la facture : l'achat le plus proche est automatiquement suggéré. Si l'achat suggéré correspond à la facture, vous pouvez l'associer.

Astuce : en cliquant sur la carte d'achat, vous pouvez retrouver des informations sur l'achat, notamment le motif ou encore le budget restant sur l'achat.

Si aucun achat n’est suggéré ou si l’achat suggéré ne correspond pas à la facture, vous pouvez accéder à la liste des achats en cours en refusant l'association et en cliquant sur “Rechercher". En passant la souris sur le numéro d'achat, vous pouvez retrouver plus d''informations sur celui-ci. Une fois l'achat trouvé et sélectionné, il apparaît alors sur le récapitulatif de traitement de la facture.

Si l’achat n'apparaît pas dans la pop-in de recherche, alors il est possible que l’acheteur n’ait pas réalisé de demande au préalable. Dans ce cas, vous pouvez créer un achat via le bouton “Créer un achat”. La facture y sera automatiquement rattachée. Le formulaire est le même que pour une demande via l’interface “Mes achats”. Des champs seront préremplis grâce aux informations de la facture.

Cette demande devra ensuite être approuvée selon le processus de validation défini dans votre entreprise.

Traiter une facture sans achat

Si vous n’avez pas recours à des demandes d’engagement de dépenses, vous pouvez simplement traiter la facture sans la rattacher à un achat existant :

  • Si un achat était suggéré, vous pouvez le détacher en cliquant sur "non merci" (si l'achat était suggéré) ou "dissocier" (si vous aviez rattaché un achat au préalable),
  • Sinon, vous êtes automatiquement en mode de traitement sans demande d'achat. 

Vous pouvez ensuite : 

  • Identifier le responsable de l'achat : cet utilisateur retrouvera la facture dans son espace personnel Cleemy Achats.
  • Choisir si cette personne doit valider la facture : si la case n'est pas cochée, alors l’utilisateur identifié pourra approuver la facture, ou au contraire la contester (refuser la facture ou indiquer un litige qui occasionnera un avoir). Si la case est cochée, alors la facture sera automatiquement approuvée.

Vérifier les informations de la facture

L'étape suivante du traitement de la facture permet d’en contrôler les informations lues automatiquement. Si vous voulez contrôler les informations ou en modifier, cliquez sur le bouton "Modifier".

Vérifier les informations générales

Dans cet encart, vous pouvez contrôler le numéro du document, la date de pièce, ainsi que les informations d'établissement, de nature et de centre de coût. Vous pouvez également ajouter un libellé de suivi comptable, qui vous permettra de retrouver les informations saisies dans ce champ en comptabilité, si votre export est paramétré pour utiliser cette donnée.

Si vous traitez la facture en la rattachant à un achat, les informations d'établissement, de nature et de centre de coût seront reprises de l'achat et non modifiables. Si vous traitez la facture sans demande d'achat, ces informations seront à compléter.

Vérifier les montants et devises

Vous pouvez modifier les informations lues par l'OCR : devise, montant HT, taux et montants de TVA. Sous le montant TTC, vous retrouvez le montant non assujetti, calculé en temps réel. Si vous supprimez tous les taux de TVA, alors la totalité du montant HT sera considérée comme non assujettie. 

Vérifier les imputations analytiques

Vous retrouvez dans cette section les axes analytiques configurés sur Cleemy Achats : 

  • si la facture à traiter est liée à un achat existant, les axes analytiques sont récupérés de l'achat rattachés. Ils peuvent être mis à jour en modifiant la ventilation rattachée à la facture. 
  • si la facture est traitée sans achat, alors vous pouvez directement saisir les axes analytiques dans les champs dédiés. 

Vérifier la ventilation

Une ventilation par défaut est proposée sur la base de la nature et du centre de coût (issus de l’achat dans le cas d’un rattachement de la facture à un achat existant, ou renseignées à l’étape précédente dans le cas d’un traitement sans achat). 

Dans le traitement d’une facture, ce module est accessible via le bouton “Modifier” à côté de la synthèse de la ventilation. Il vous permet d'éclater une facture sur plusieurs lignes. Pour chaque ligne, vous pouvez définir sa nature (et donc son compte de charge) ainsi qu'une ventilation analytique. Pour en savoir plus sur la ventilation, rendez-vous sur la fiche dédiée.

Vérifier les informations de paiement

Cet étape n'est pas visible dans le cas du traitement d'un avoir.

Depuis cette pop-in, vous pouvez également agir sur les informations de RIB si la facture doit être réglée par virement via le compte Cleemy. Vous êtes par exemple alerté si l’IBAN lu sur la facture est différent de celui renseigné sur la fiche fournisseur, s’il est manquant, etc. 

Une fois les modifications terminées, cliquez sur “Enregistrer” pour fermer la pop-in et revenir au récapitulatif.

Astuce : dans cette pop-in, en passant la souris sur les éléments en surbrillance dans la facture, vous pouvez identifier dans quel champ ils ont été renseignés dans le formulaire.

Gestion des avoirs 

Les avoirs sont traités de la même manière qu'une facture. Cependant, il faut qu’un litige soit déclaré sur un achat pour qu’un avoir puisse y être ajouté.

Terminer le traitement

Une fois les opérations de contrôle réalisées vous pouvez enregistrer la facture en cliquant sur le bouton “Terminer le traitement”. Ce bouton n’est pas cliquable si des champs sont manquants ou si des erreurs ont été identifiées. L’ensemble des factures enregistrées peuvent être retrouvées depuis l’entrée de menu “Factures”.

Astuce : Si l’OCR a reconnu tous les champs de la facture, qu’ils sont corrects et que la ventilation par défaut vous convient, vous pouvez terminer le traitement directement sans ouvrir les pop-in d’informations et de montant. 

Si un collaborateur doit valider la facture (responsable de l’achat ou utilisateur identifié par le comptable via le parcours de traitement sans achat), il sera notifié par mail afin de la déclarer bonne à payer ou de la contester. Pour en savoir plus sur la mise en paiement d'une facture, vous pouvez consulter cette fiche.

Si vous arrêtez le traitement d’une facture en cours de route, Cleemy Achats se souvient de l’étape à laquelle vous vous êtes arrêté. 

Rejeter un document

Si un document est incomplet ou erroné, vous pouvez le rejeter en cliquant sur l'icône "poubelle" en haut du traitement de la facture.

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