Avant de commencer
Dans Timmi Office, la politique de télétravail, ou de présence au bureau, est définie par des profils. Les profils délimitent les différentes populations de l'entreprise selon leurs droits au télétravail.
Chaque employé peut ainsi être associé à un profil, ce dernier définissant un ensemble de règles encadrant la saisie des jours dans le planning, ainsi que la nécessité de faire approuver certaines saisies par le manager.
A noter : la définition des profils pour faire appliquer les règles de télétravail fait partie de l'offre premium de Timmi Office.
Définir la politique de télétravail par les profils
Vous pouvez accéder aux profils via l'onglet Profils dans le menu paramétrage.
Avant de créer des profils, assurez vous d'avoir créer des lieux de travail. Les lieux de travail précisés dans les différents paramétrages peuvent être soit un lieu précis (Télétravail, Bureau de Nantes), ou un regroupement (Tous les bureaux) pour définir la règle de façon plus globale.
Pour créer un profil, la première étape est de le nommer. Il est recommandé de lui donner un nom identifiable, car le profil sera affecté à un utilisateur dans son dossier RH. Un nom clair et explicite permettra donc de facilement retrouver quelles règles sont affectées à un utilisateur. Cela peut être par exemple "Télétravail régulier 1j/s", ou bien un nom lié à son équipe si le profil répond à une réglementation d'équipe.
On peut ensuite définir différentes règles qui encadreront la saisie et l'approbation des lieux de travail dans Timmi Office :
- Lieux de travail exclus: permet de définir le ou les lieux de travail que le collaborateur ne pourra pas saisir dans son planning. Exemple: le collaborateur ne pourra pas saisir “télétravail fixe” si il n’a que du télétravail occasionnel.
- Approbation : Indique les lieux de travail qui nécessiteront systématiquement une approbation du manager lors de la pose. Les lieux non précisés ici feront l'objet d'une demande d'approbation uniquement s'ils ne respectent pas les autres règles. Exemple: “Télétravail occasionnel” est toujours soumis à approbation même si les limites sont respectées.
- Anticipation du planning: ce paramètre existe aussi dans les paramètres généraux. Il limite la saisie anticipée du planning en semaines. Exemple: le collaborateur peut compléter son planning sur les 2 semaines maximum suivant la date de saisie.
- Minimum d’ancienneté: permet de définir le ou les lieux de travail que le collaborateur ne pourra pas saisir dans son planning durant une période donnée. Exemple: pour saisir “Télétravail”, il faut avoir au moins 4 mois d’ancienneté
- Délai de prévenance: Permet de définir le ou les lieux de travail pour le(s)quel(s) il faut respecter un délai minimum entre la date de saisie dans le planning et le jour J (en nombre de jours calendaires). Exemple: il faut prévenir au moins deux jour à l’avance pour saisir “Déplacement”
Jours interdits : Permet de définir pour un ou plusieurs lieux de travail des jours sur lesquels on veut restreindre la pose. Exemple: le collaborateur ne peut saisir “Télétravail” le mardi et le jeudi. - Maximum : Indique un nombre de jours maximum à poser sur un ou plusieurs lieux de travail. Ce maximum s'exprime sur une période (semaine, mois, trimestre, année), et peut se définir en nombre de jours ou en % des jours travaillés. Exemple: le collaborateur peut saisir “Télétravail régulier” 2 jours par semaine.
- Minimum de jours au bureau : Définit un nombre minimum de jours à saisir hors télétravail. Ce minimum s'exprime aussi sur une période (semaine, mois, trimestre, année), et peut se définir en nombre de jours ou en % des jours travaillés. Exemple: le collaborateur travaille au bureau ou en déplacement au moins 2 jours par semaine.
Les règles sur le délai de prévenance, les jours interdits, maximum, et minimum de jours au bureau peuvent être configurées comme bloquantes:
- Si ce paramètre est activé, alors l'utilisateur ne pourra pas saisir les jours qui ne respectent pas la règle. Le blocage n'est pas appliqué aux utilisateurs ayant une permission administrateur, ces derniers verront simplement une alerte.
- Si ce paramètre est désactivé, les saisies qui dépassent la règle seront soumises à approbation du manager.
Affecter un profil à un employé
Un employé est affecté à zéro ou un profil dans Timmi Office. Pour affecter un profil de télétravail, on peut passer soit par l'interface des profils dans Timmi Office, soit directement depuis le dossier RH.
Important: vous ne pouvez affecter des profils qu'aux utilisateurs ayant les droits d'accès à Timmi Office. Vous devez donc d'abord donner les droits d'accès à Timmi Office.
Profil par défaut
Vous pouvez choisir un profil par défaut qui s'appliquera automatiquement à tout nouveau collaborateur.
Si aucun profil par défaut n'est sélectionné, alors un collaborateur sans profil pourra saisir son planning sans règles ni approbation.
Depuis les profils
On peut ajouter un employé directement depuis l'interface des profils. Une interface de recherche par département et établissement permet d'affecter en une seule fois des collaborateurs par population. Cela permet d'affecter les employés dès la création du profil, sans changer d'interface.
Remarque : En passant par cet écran, tous les collaborateurs sont disponibles à l'ajout. Si un utilisateur sélectionné a déjà un autre profil, son profil sera écrasé.
Depuis le dossier RH
On peut aussi définir le profil directement depuis le dossier RH, dans les données applicatives. L'intérêt est de pouvoir paramétrer facilement lorsqu'on configure le dossier RH d'un nouvel utilisateur.
Visualiser les données
Un filtre sur les profils a été ajouté dans les rapports. Cela vous permet de filtrer les données des exports csv par populations.
Remarque : Il sera bientôt possible d'importer les profils des utilisateurs, ainsi que de les éditer via les rapports.