Skello 🤝 solution de gestion de planning et personnel en ligne (fichier plat)

Fonctionnement et mise en place du connecteur avec Skello

Fonctionnement de l'intégration

• • • Solutions concernées : Socle RH 
    • Type d'intégration : fichier plat déposé sur sFTP (Payant - demander un devis a Skello)
    • Sens de l'intégration : Lucca vers Skello

Avant propos

Mise en place d'un FTP

Pour mettre en place l'intégration, l'administrateur de la base Lucca devra mettre en place un FTP. Cela permettra de synchroniser les nouveaux utilisateurs, les modifications des fiches collaborateurs ainsi que la date de fin de contrat des collaborateurs.

Il vous faudra paramétrer votre dossier RH avec les données décrites ci-dessous. Elles sont nécessaires au bon fonctionnement du connecteur. L'envoi de l'export sera fait de manière automatisée à une heure que vous devrez définir (l’envoi doit se faire impérativement avant minuit, nous préconisons de paramétrer le dépôt à 22h59). 

Skello est en charge de supprimer l'export sur le FTP une fois celui-ci consommée dans leur solution.

Matricule

Dans Skello, la donnée identifiante du collaborateur est le matricule. Il doit être unique pour l'ensemble des collaborateurs de votre base Lucca.

Nous vous conseillons donc d'utiliser la génération automatique des matricules dans Lucca, cela permet de générer des matricules en assurant une unicité transverse à tous vos établissements présents sur la base. Nous vous conseillons de paramétrer le matricule avec cette règle : {legalEntityCode}{sequence}(n) où n représente le nombre total de caractères, complétés par des zéros .

Modèles de contrat

Il vous faudra activer les données "date de fin de période d'essai", "motif de début de contrat", "motif de fin de contrat" ainsi que la donnée "Référence de contrat"

ATTENTION : la référence de contrat doit être unique. Actuellement ce n'est pas possible de contrôler l'unicité sur Lucca, il vous faut réfléchir au schéma de création de cette donnée pour être sûre qu'elle soit unique (par exemple en indiquant le numéro de contrat accolé au nom de famille).

Gestion des avenants au contrat

• Réalisation d’avenant au contrat : 

Il ne faut pas créer un avenant dans Lucca.

L'administrateur doit créer un nouveau contrat et clôturer le précédent.
Pour le nouveau contrat, il faut indiquer une référence de contrat différente du précédent contrat et unique.

• Un collaborateur sort des effectifs : 

L'administrateur doit clôturer le contrat dans Lucca en indiquant une date de fin de contrat. 

• Création d’un nouveau collaborateur : 

L'administrateur doit indiquer une référence de contrat unique lors de la création du contrat chez Lucca.
Il faudra obligatoirement compléter les données suivantes avec les nouvelles informations :

• • • Volume horaire hebdomadaire
    • Nb de jours annuel (si forfait jour)
    • Mesure du temps de travail
• Le collaborateur change de contrat : 

L'administrateur doit clôturer le précédent contrat et créer un nouveau contrat en indiquant une référence de contrat unique et différente du précédent contrat. 

Mise en place de l'intégration

Cette mise en place implique une modification du paramétrage côté Lucca :

• création des exports utilisateurs au format attendu par Skello
• création d'une section dans le dossier RH avec les données nécessaires à Skello

Pour vous aider, vous pouvez consulter ces deux fiches d’aides :

• Paramétrer une configuration d’export
• Générer un export

IMPORTANT : il est nécessaire de paramétrer les deux exports ci-dessous pour le bon fonctionnement de l’intégration. 

Fichier d’import utilisateur (SAL)

Les données spécifiques à créer sont :

• • • Coût de l’abonnement de transport => format de la donnée : texte
    • Niveau => format de la donnée : liste déroulante allant de I à V
    • Échelon => format de la donnée : liste déroulante allant de 1 à 3
    • Taux horaire brut => format de la donnée : texte 
    • Taux horaire net => format de la donnée : texte
    • Mesure du temps travaillé => format de la donnée : liste déroulante avec les options “Standard” et “Forfait jour”
    • Nombre de jours annuels (si forfait jour) => format de la donnée : texte
    • Volume horaire hebdomadaire (si standard) => format de la donnée : texte
    • Complément d’adresse 1 => format de la donnée : texte 
    • Complément d’adresse 2 => format de la donnée : texte 
    • Rupture du contrat de travail => format de la donnée : date
      La donnée « Rupture du contrat de travail » sera à compléter uniquement lorsque le collaborateur sortira définitivement des effectifs de la société. Il est impératif de créer cette donnée et de ne pas utiliser la donnée de fin de contrat de Lucca pour éviter de clôturer la fiche de votre collaborateur.

IMPORTANT : toutes les colonnes de l’export doivent être créées. 

Les données en gras doivent être complétées obligatoirement pour que l'import fonctionne.

Pour obtenir une donnée au format ISO 3166-1 alpha-2 il faudra définir les paramètres de la cellule :

• cliquer sur la donnée concernée
• activer “Définir le nombre de caractères dans la cellule”
• nombre de caractères : limité > 2
• troncage : par la droite
• enregistrer

La configuration de l'export doit être :

• Paramètre de la configuration :
  • Nom de la configuration de l’export : Skello

• Modèles de fichiers :
  • Nom du fichier : SAL{{export.date}}
  • Format : CSV
  • Encodage : UTF-8
  • Format des dates : dd/MM/yyyy
  • Séparateur des champs : Point-virgule
  • Séparateur des décimales : Virgule
  • Intégrer au fichier d’export : tous les collaborateurs

La norme ISO 3166 vise à définir des codes internationalement reconnus de lettres et/ou de chiffres qui peuvent être utilisés pour désigner des pays et leurs subdivisions. Le code ISO 3166-1 alpha-2 de la France est FR.

Fichier d’import contrat (CONT)

Les données spécifiques à créer sont :

• Volume horaire hebdomadaire => format de la donnée : texte 
• Taux d’activité => format de la donnée : texte 
• Référence du contrat => format de la donnée : texte

Contrairement à l'export SAL, pour l'export CONT, il est nécessaire d'utiliser la date de fin de contrat Lucca et non la donnée personnalisée. L'export CONT requiert de connaître toutes les dates de début et de fin de contrat du collaborateur, c'est pourquoi il est important de créer des contrats successifs pour ce collaborateur plutôt que d'utiliser des avenants au contrat.

 

IMPORTANT : toutes les colonnes de l’export doivent être créées. 

Les données en gras doivent être complétées obligatoirement. 

Vous pouvez rajouter un fichier d’export sur la configuration Skello.

Ce nouvel export doit être configuré comme suit :

• Modèles de fichiers :
  • Nom du fichier : CONT{{export.date}}
  • Format : CSV
  • Encodage : UTF-8
  • Format des dates : dd/MM/yyyy
  • Séparateur des champs : Point-virgule
  • Séparateur des décimales : Virgule
  • Intégrer au fichier d’export : tous les collaborateurs

Mettre à jour les données via un import dans Lucca

Si vous devez mettre à jour les données des collaborateurs en masse, merci de vous référer à la fiche dédiée : Importer des données salariés