Avant de commencer :
L'onglet "avances" est accessible aux utilisateurs dotés de la permission "gérer les avances". Pour y accéder, il faut cliquer sur le bouton "Avances". Cette fiche d'aide vous permettra de comprendre :
- comment consulter les comptes d'avances ponctuelles et permanentes
- comment passer une écriture d'avance
- les types d'écritures possibles et leur impact sur le solde des collaborateurs
Rappel sur les types d'avance :
- Une avance ponctuelle est une avance dont le montant sera déduit du montant remboursable de la note de frais au moment de sa déclaration.
- Une avance permanente est une avance qui n'est affichée dans Cleemy Notes de frais qu'à titre indicatif pour le salarié. Elle pourra néanmoins être exportée en comptabilité pour centraliser toutes les écritures d'avance dans Cleemy Notes de frais.
Description du module d'avances
L'interface de gestion des avances est composée de :
- Une barre de filtres qui permet de sélectionner les établissements pour lesquels on consulte les comptes.
- Deux onglets permettant de basculer entre les comptes d'avances ponctuelles et permanentes.
- D'une liste des comptes d'avances des collaborateurs
- Du détail des mouvements sur le compte sélectionné dans la liste.
Consulter les comptes d'avance
Par défaut, Cleemy Notes de frais liste les comptes d'avances non soldés de l'établissement sélectionné dans le filtre (1) . Le fonctionnement est identique pour les comptes d'avance permanentes et ponctuelles.
Vous pouvez afficher les comptes d'avance qui sont soldés en cochant la case sous le filtre d'établissement (2). Il est également possible d'afficher le compte d'avance de collaborateurs spécifiques, qu'ils soient soldés ou non : pour cela, sélectionner l'établissement puis rechercher le nom du collaborateur (3).
En cliquant sur un compte, vous affichez un historique des mouvements sur ce compte (4). Un message d'alerte vous informera si le collaborateur n'appartient plus à l'établissement de rattachement de ce compte.
Fonctionnement du compte d'attente de paiement
En cas d'utilisation du module de paiement des avances (SEPA), un compte d'attente de paiement apparaitra tant que le paiement n'aura pas été déclenché sur Cleemy.
Vous aurez alors une vision sur le compte d'attente de paiement et sur le compte d'avance.
Dès que le paiement est déclenché, le compte d'avance du collaborateur est mouvementé. Le compte d'attente de paiement n'apparait que s'il est créditeur ou débiteur.
Fonctionnement des avances en cas de changement d'établissement d'un collaborateur.
Cleemy Notes de frais cloisonne la comptabilité par établissement. Il est possible pour un salarié d'avoir un compte d'avance dans chaque établissement de votre base Lucca. En effet, les salariés d'un groupe peuvent être amenés à changer de filiale.
Si un collaborateur change d'établissement, il faudra solder son compte d'avance dans son établissement d'origine, une fois qu'il aura déclaré ses frais antérieurs à sa nouvelle prise de poste.
En effet, toutes ses nouvelles dépenses seront imputées sur la comptabilité de son nouvel établissement. Elles ne pourront pas servir à éponger son avance sur son ancien établissement.
Passer une écriture d'avance manuelle
Le bouton "Passer une écriture" ouvre un formulaire où vous pourrez passer une écriture en renseignant :
- L'établissement sur lequel l'écriture va être passée. Ce champ est rempli par défaut avec l'établissement que vous consultez actuellement et un message vous notifiera si le salarié n'appartient pas à l'établissement sélectionné
- le collaborateur concerné
- le montant de l'écriture à passer
- Un commentaire, qui sera repris dans le mail de notification à l'utilisateur recevant l'avance et dans l'historique du compte
- La date comptable
- L'action que vous souhaitez effectuer :
Lorsqu'une écriture est saisie depuis le module, l'approbation du manager ne sera pas requise. Lorsqu'une écriture d'avance déjà payée est passée ou que l'avance à payer est mise en paiement, le salarié impacté reçoit une notification. Le commentaire vous permettra par exemple de lui préciser la manière dont les fonds vont lui parvenir. De même, en cas de remboursement d'une avance (i.e. le salarié rend des espèces, réalise un virement ou vous opérez une retenue sur salaire), le collaborateur ne sera pas pris au dépourvu.
Les écritures possibles et leur impact sur le solde d'avance
Attribuer une avance à payer via Cleemy
Cette action permet de créditer le compte d'attente de paiement d'un collaborateur. On peut l'utiliser si l'on souhaite générer un paiement pour l'utilisateur, via l'onglet paiement de Cleemy Notes de frais.
Cette action n'est disponible que si le module de paiement a été activé.
Annuler une avance à payer via Cleemy
Cette action permet de débiter le compte d'attente de paiement d'un collaborateur. On peut l'utiliser si l'on souhaite annuler le paiement d'une avance, par exemple dans le cas où elle aurait déjà été versée.
Cette action n'est disponible que si le module de paiement a été activé.
Attribuer une avance ponctuelle déjà payée
Cette action permet de créditer le compte d'avance ponctuelle d'un collaborateur. On peut l'utiliser si l'on souhaite attribuer une avance à un collaborateur sans passer par une demande du collaborateur. Attention, on part du principe que cette avance est déjà payée. Cela veut dire que le paiement devra s'effectuer en dehors de Cleemy. On peut l'utiliser dans le cas où vous avez avancé de l'argent à un collaborateur : par exemple si vous payez une amende de stationnement à la place du collaborateur.
Cette action entraine l'envoi d'une notification au collaborateur.
Saisir le remboursement d'une avance ponctuelle déjà payée
Cette action permet de débiter le compte d'avance ponctuelle d'un collaborateur. On peut l'utiliser si l'on souhaite diminuer le montant de l'avance d'un collaborateur. Par exemple, si une partie de l'avance est retenue sur le salaire, on pourra utiliser cette action.
Cette action entraîne l'envoi d'une notification au collaborateur.
Attribuer une avance permanente déjà payée
Cette action permet de créditer le compte d'avance permanente d'un collaborateur. On peut l'utiliser si on souhaite afficher une avance permanente dans Cleemy. Les avances permanentes n'ont aucun impact sur les notes de frais mais leur écriture peut être exportée en comptabilité.
Cette action entraîne l'envoi d'une notification au collaborateur.
Saisir le remboursement d'une avance permanente déjà payée
Cette action permet de débiter le compte d'avance permanente d'un collaborateur. On peut l'utiliser si on souhaite réduire ou supprimer une avance permanente dans Cleemy.
Cette action entraîne l'envoi d'une notification au collaborateur.
Pour aller plus loin
N'hésitez pas à consulter les fiches d'aides :
[Cleemy Notes de Frais] Comprendre le fonctionnement des avances de frais
Les écritures comptables gérées par Cleemy Notes de frais
Régulariser une dépense réglée avec une carte Cleemy non prise en charge par l’entreprise
Paramétrage des formats d'export comptable