Comment clôturer une campagne ?
Où trouver la fonctionnalité de clôture de campagne ?
Depuis l'onglet Campagnes (1), cliquer sur la campagne de votre choix que vous souhaitez clôturer (2) dans votre tableau. Une fois sur votre campagne, accédez à l'onglet Paramètres (3) et cliquez sur le bouton Clôturer la campagne (4).
Confirmez les actions qui apparaissent :
Que deviennent les entretiens une fois la campagne clôturée ?
Les entretiens terminés sont conservés.
Les entretiens non terminés sont figés dans leur état actuel et également archivés.
Pour l'admin, la campagne s'affiche avec le statut "clôturée" :
En cliquant sur la campagne, l'administrateur peut visualiser le nombre d'entretiens terminés ainsi que le nombre d'entretiens qui n'avaient pas été terminés à la clôture de la campagne :
Le manager peut accéder aux entretiens terminés et aussi à ceux qui ne l'étaient pas complètement :
Pour le collaborateur évalué, un entretien terminé est accessible via la page "Mes entretiens".
Un entretien non terminé est accessible dans ses archives, avec une mention indiquant son statut particulier :
Pourquoi clôturer une campagne ?
En fonction de leurs thématiques, les campagnes peuvent avoir des durées variées, allant d'une semaine à une année entière. À un moment donné, vous devrez clôturer votre campagne, même si tous les entretiens ne sont pas complètement terminés.
La clôture des campagnes améliore le suivi en distinguant celles en cours de celles clôturées, sur lesquelles vous n'avez plus d'actions à effectuer. Cela vous offre une meilleure visibilité et priorisation des actions.
La clôture d'une campagne permet de conserver les informations relatives aux entretiens, quel que soit leur statut :
- Les entretiens terminés sont conservés.
- Les entretiens non terminés sont archivés, les données ne sont pas perdues.
- Les entretiens sont conservés à l'état dans lequel ils étaient au moment de la clôture de la campagne.
- Ils restent visibles (en fonction des permissions respectives).
- Ils ne sont plus éditables.
La conservation des données relatives aux entretiens lors de la clôture de la campagne vous permet également de :
- Garder une trace des entretiens obligatoires (professionnels, bilans à 6 ans) initiés mais non validés par le collaborateur.
- Conserver des archives suite au départ d'un collaborateur en pleine campagne (litige, absence longue durée).
Comment archiver une campagne (réversible) ?
Seules les campagnes clôturées peuvent être archivées.
Vous pouvez archiver une campagne clôturée en cliquant sur les trois petits point au bout de la ligne d’une campagne clôturée dans l’onglet Campagnes lancées comme illustré ci-dessous.
A noter qu’une campagne archivée le sera également pour les autres administrateurs ayant accès à cette campagne.
Quels sont les impacts de l’archivage ?
L’archivage permet de désengorger la liste des campagnes dans l'onglet Campagnes Lancées, qui est par défaut filtré sur le statut En cours et Clôturée. Il n’y a pas de changement fonctionnel lié à ce nouvel état, les campagnes archivées seront toujours disponibles et analysables en ajoutant le filtre Archivée sur le filtre Statut.
Comment désarchiver une campagne?
Vous avez archivé votre campagne un peu trop vite et aimeriez la retrouver par défaut dans l’onglet Campagnes Lancées ? Contrairement au statut Clôturée qui n’est pas réversible, une campagne archivée peut être désarchivée. Pour cela, il vous suffit d’aller sur la campagne archivée et de cliquer sur les trois petits points au bout de la ligne de la campagne.
Comment supprimer une campagne (irréversible) ?
Quelles campagnes peuvent être supprimées ?
Seules les campagnes clôturées peuvent être archivées.
Il est important de supprimer uniquement les campagnes de tests comportant des données fictives. En effet, une fois la campagne supprimée, les entretiens associés ainsi que les bilans PDF (s'il y en a) seront supprimés et ne seront plus accessibles dans Lucca Performance ou dans les données Lucca Performance dans le dossier RH.
Comment supprimer une campagne ?
Une fois votre campagne clôturée, vous pourrez accéder au bouton de suppression. Pour cela, allez dans Campagnes (1), sélectionnez la campagne que vous souhaitez supprimer parmi la liste de vos campagnes (2), allez dans l'onglet Paramètres (3) et cliquez sur le bouton Supprimer définitivement la campagne (4)
Vous devrez ensuite confirmer les éléments ci-dessous en les cochant pour pouvoir supprimer définitivement votre campagne:
Comment supprimer un entretien uniquement ?
Vous avez intégré par erreur un collaborateur dans une campagne ? Pas de panique, vous pouvez supprimer cet entretien comme décrit dans cette fiche d'aide.