Nouvel export - Paramétrer une configuration d'export

Avant de commencer

Si vous disposez de la solution Poplee Socle RH, la fonctionnalité d'export vous permet de synchroniser, via fichier plat (xlsx, csv ou txt), les données renseignées dans Poplee Socle RH avec vos différents logiciels (paie, intranet, ATS, CSE, ...).

Cet article vous explique comment créer et modifier une configuration d’export, pour découvrir comment générer l’export, voir la fiche d’aide dédiée.

L’accès à la configuration du module d’export est conditionné par la permission « Nouveau module - Configurer les exports » de l’application « Collaborateurs ».

Qu'est-ce qu'une configuration d'export ?

Une configuration d'export regroupe un ensemble de fichiers permettant de répondre aux besoins du logiciel avec lequel vous souhaitez vous intégrer.

À titre d'exemple, votre logiciel peut nécessiter deux fichiers, un fichier contenant tous les collaborateurs à créer (autrement dit, ceux qui n'ont jamais été exportés) et un second fichier contenant uniquement les collaborateurs modifiés. Dans ce cas, vous aurez à configurer deux modèles de fichier au sein de votre configuration d'export.

Une configuration ayant pour rôle d'assurer la synchronisation avec un logiciel défini, la génération d'un export implique la génération de tous les fichiers de cette configuration au même instant. Si deux modèles de fichiers doivent être générés à des temporalités différentes, il vous faudra créer deux configurations d'export distinctes.

Si votre entreprise utilise un même logiciel, mais que chaque établissement est géré par un gestionnaire différent, nous vous conseillons de créer une configuration par établissement afin que chacun soit autonome et indépendant.

Créer une configuration d'export

À la création d'une nouvelle configuration d'export, il vous faudra définir les établissements concernés par cette synchronisation, il s'agit d'un premier filtre sur la population qui pourra être affiné dans les paramètres suivants.

Le nom de la configuration vous permettra de différencier les différentes synchronisations mises en place sur votre interface.

Une fois ces informations complétées, vous pourrez affiner le paramétrage de votre configuration avec les options suivantes : 

  • Générer un fichier par établissement. Cette fonctionnalité sera pertinente si tous vos établissements sont gérés par le même gestionnaire et que chaque établissement nécessite son propre fichier. Concrètement, si vous avez deux modèles de fichiers et trois établissements, un export pourra générer jusqu'à six fichiers (deux fichiers par établissement).
  • Génération de l'export. Par défaut, la génération d'un export se fait manuellement depuis l'interface, mais il est possible d'automatiser cette génération afin qu'elle se fasse automatiquement à une récurrence définie.

Dépôt des fichiers sur FTP

La politique d'envoi permet d'automatiser l'envoi des fichiers d'export générés sur un serveur FTP.

Pour cela, il vous faudra créer un serveur FTP en suivant la procédure décrite sur cette fiche d'aide. Une fois le FTP créé, il vous faudra l'activer dans l'interface de paramétrage de l'export.

Dupliquer une configuration d'export

La duplication d'une configuration vous permet de créer une copie conforme de cette configuration. Il vous faudra par la suite ajuster le paramétrage de cette copie, notamment les établissements concernés et les filtres appliqués, avant d'utiliser cette nouvelle configuration.

Supprimer une configuration d'export

Elle est possible uniquement si la configuration n'a jamais été utilisée ou si tous les exports qui ont été générés à partir de cette configuration ont été annulés.

La suppression d'une configuration d'export est définitive.

Paramétrer un modèle de fichier

Paramètres généraux

  • Nom du fichier

La première étape consiste à renseigner les informations indispensables à la création d'un modèle de fichier. Dans le nom du fichier, il est possible d'intégrer des balises dynamiques qui se complèteront automatiquement au moment de l'export.

Une balise permet d'intégrer le nom de l'établissement, mais cette balise n'est disponible que si l'option "Générer un fichier par établissement" est activée.

  • Format du fichier 

Le format vous permet de définir si le fichier généré doit être au format Excel, CSV ou texte. Si le fichier est au format CSV ou texte, il vous sera possible de définir l'encodage et les séparateurs des champs du fichier.

  • Langue du fichier

Par défaut, la langue du fichier est celle de l'utilisateur qui a créé le modèle de fichier, mais elle est modifiable. La langue permet de renseigner par défaut les paramètres suivants : 

    • Le format des dates,
    • Les séparateurs des décimales (virgule ou point-virgule),
    • Les séparateurs des champs.

Ces paramètres sont modifiables manuellement si le logiciel à synchroniser à des besoins spécifiques.

  • Contenu de l'export

Par défaut, seuls les collaborateurs modifiés depuis le dernier export seront intégrés aux fichiers générés. En sélectionnant l'option "Tous les collaborateurs", les fichiers générés contiendront tous les collaborateurs, y compris ceux n'ayant pas été modifiés depuis le dernier export.

Structure du fichier

Cette étape vous permet de définir les données à synchroniser et la structure du fichier attendue par votre logiciel externe.

Lignes de corps et d'en-tête

Il est possible de paramétrer autant de lignes d'en-tête que nécessaire. Une ligne d'en-tête peut contenir des constantes et des cellules vides.

La ligne de corps est celle qui référence les données des collaborateurs. À la génération d'un fichier d'export, la ligne de corps se répétera autant de fois qu'il y a de collaborateurs à exporter. 

Une ligne sans aucune cellule correspondra à une ligne vide dans le fichier généré.

Paramètres applicables à une cellule

Chaque cellule ne peut référencer qu'une seule donnée.

Lorsqu'une cellule référence une donnée issue du dossier RH, il est possible de contrôler le nombre de caractères présents dans la cellule grâce au paramètre Définir le nombre de caractères dans la cellule.

En définissant un nombre de caractères limité, lorsqu'une valeur du dossier RH dépasse cette valeur, elle sera tronquée dans le fichier d'export. Le paramètre Troncage ou complétion par la ..., défini si les caractères qui sont supprimés seront ceux de droite ou ceux de gauche.

En choisissant l'option Fixe, les valeurs présentent dans le dossier RH seront complétées dans le fichier d'export avec le caractère défini jusqu'à ce que la cellule contienne le nombre de caractères requis.

Il vous est également possible de forcer la casse de la cellule, en d'autres termes, cette option permet de définir si la valeur doit être tout en majuscules ou tout en minuscules. Lorsque le paramètre est désactivé, la valeur exportée sera identique à celle renseignée dans le dossier RH du collaborateur.

Ce paramètre permet de supprimer les caractères spéciaux qui seraient contenus dans les dossiers RH des collaborateurs.

Données exportables

Un modèle de fichier peut référencer :

  • des constantes,
  • toutes les données collaborateurs sauf les données multi-occurrentes non temporalisées (enfants, formations, ...)
  • les données multi-occurrentes temporalisées : contrat, poste, qualification et manager. Dans ce cas, les données qui seront exportées seront celle de la donnée en cours de validité au moment de l'export.

Paramètres applicables aux données

En fonction du type de la donnée, certains paramètres sont disponibles.

  • Pour toutes les données issues du dossier RH, le paramètre Définir la valeur à exporter lorsque la valeur n'est pas renseignée permet de compléter la cellule par une valeur définie lorsque la donnée n'est pas renseignée dans le dossier RH du collaborateur.
  • Pour les données de type "Liste de valeurs", les codes de correspondance permettent de définir la valeur à exporter en fonction de la valeur présente dans le dossier RH du collaborateur. Par exemple, si la valeur est "France", ce paramètre permet de remplacer "France" par "FR" dans le fichier d'export.

Population du fichier

L'onglet Population vous permet d'affiner les collaborateurs ciblés par le modèle de fichier. Ces filtres sont cumulables et viennent s'ajouter au filtre sur établissements.

Le filtre statuts des collaborateurs permet de définir si vous souhaitez exporter les collaborateurs qui ont un contrat en cours (présent), les futurs collaborateurs et/ou les collaborateurs partis (passé).

Le filtre sur les métiers permet de filtrer sur la sous-donnée de la qualification, il vous permet de n'exporter que les commerciaux ou les consultants par exemple :

Évolutions futures

Fonctionnalités prévues d’ici fin septembre 2023

  • Ajout d’un filtre sur les nouveaux utilisateurs et les utilisateurs modifiés

Fonctionnalités prévues à moyen terme

  • Export des données multi-occurrentes sous un format spécifique.

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