Vous avez beaucoup de formations obligatoires et réglementaires ? Vous avez besoin d'être alerté sur ces formations ? Vous avez besoin de suivre de près les habilitations et certifications de vos collaborateurs ? Vous avez besoin de planifier les formations de recyclage dans votre prochain plan ? Vous êtes au bon endroit !
Etape 1 : Paramétrer les formations obligatoires et réglementaires de votre catalogue
Cette première étape est essentielle pour connaître la durée de validité des formations suivies et des certifications associées.
Sélectionner une formation dans votre catalogue. A la question "La formation requiert une date de fin de validité ?", cocher l'option "Oui" puis indiquer la durée de validité.
Cette durée de validité de la formation sera automatiquement reprise dans toutes les sessions que vous allez planifier pour cette formation. Ainsi, lorsque vous indiquerez qui a été présent à la session, Poplee Formation calculera automatiquement la date de fin de validité pour chaque collaborateur.
La date de fin de validité est calculée de la manière suivante : date de fin de la session + durée de validité.
Exemple : Valentin était inscrit à une session pour la formation "Habilitation électrique" (valable 3 ans) qui s'est tenue du 5 au 6 juin 2023. Lorsque Valentin consulte l'historique des formations qu'il a réalisées, il voit bien que son habilitation est valable jusqu'au 6 juin 2026 (cf image ci-dessous).
Etape 2 : Reprendre l'historique des habilitations / certifications obtenues avant la mise en place de Poplee Formation
Grâce au module d'import, vous pouvez importer en masse l'historique des formations obligatoires avec leurs dates de fin de validité respectives.
Aller dans Paramétrage > Import des formations réalisées puis importer vos données.
Voici le lien vers la fiche d'aide qui va vous guider pas à pas pour réaliser cet import : Importer un historique de formations réalisées
Etape 3 : Suivre et planifier les formations de recyclage
Aller dans Administration > Formations à recycler (il faut avoir la permission "Administrer Poplee Formation" pour voir cette page).
Onglet "Recyclages à traiter"
Cet onglet vous permet de visualiser la liste des formations à recycler que vous n'avez pas encore traitées, dont la date de fin de validité se situe entre la date du jour et la date sélectionnée dans le filtre.
Si vous avez importé plusieurs fois la même formation car elle a été recyclé plusieurs fois, alors les différentes occurrences de recyclage s'afficheront. Il faudra donc marquer comme traité les occurrences des anciennes formations réalisées.
Exemple : si vous avez importé une formation réalisée "CACES" avec une date de fin de validité en 2020 et une autre avec le même libellé avec une date de fin de validité en 2024, alors les deux apparaîtront dans les formations à recycler. Il faudra alors marquer comme traité celle de 2020.
Marquer un recyclage comme "Traité"
Indiquer qu'un recyclage a été traité vous permet simplement de savoir où vous en êtes dans votre traitement et dans la planification des prochaines sessions de recyclage.
A quel moment indiquer qu'un recyclage a été traité ? Cela dépend de vous :
- Option 1 : Après avoir créé une session dans Poplee Formation et inscrit le collaborateur à cette session
- Option 2 : Lorsque la session de formation est terminée et que la participation du collaborateur a été renseignée
Onglet "Recyclages traités"
Cet onglet vous permet de visualiser la liste des recyclages que vous avez déjà indiqué comme traités via l'onglet précédent.
En cas d'erreur ou si un collaborateur ne se rend pas à la formation de recyclage, il vous est possible de repasser un recyclage dans l'onglet "A traiter" en la marquant comme "Non traité".
Etape 4 : Activer les alertes pour anticiper et n'oublier aucun recyclage
Si vous ne consultez pas régulièrement la page "Formations à recycler" ou que vous souhaitez un filet de sécurité supplémentaire, il est possible d'activer des alertes sur échéance qui ciblent les dates de fin de validité.
Se rendre dans Paramétrage > Notifications puis sélectionner combien de temps en amont de la date cible vous souhaitez être notifié et choisir un ou des destinataires parmi la liste des administrateurs de la solution.
Pour aller plus loin
Si vous souhaitez exporter l'ensemble des dates de fin de validité des certifications / habilitations de vos collaborateurs, vous pouvez télécharger le rapport "Historique des formations" et consulter la colonne "Date de fin de validité" du rapport. Cette fiche d'aide vous accompagne pour télécharger cet historique : Exporter des données via le module de Rapports