Suivi du recyclage des formations obligatoires et réglementaires

Avant de commencer

Vous avez besoin de suivre les habilitations et certifications de vos collaborateurs ? Vous avez besoin d'être alerté lorsqu'elles arrivent à échéance ? Vous avez besoin de planifier les formations de recyclage dans votre prochain plan ? Vous êtes au bon endroit !

Paramétrer la durée de validité des certifications / habilitations

Sélectionner une formation dans votre catalogue. A la question "La formation requiert une date de fin de validité ?", cocher l'option "Oui" puis indiquer la durée de validité.

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Cette durée de validité de la formation sera automatiquement reprise dans toutes les sessions que vous allez planifier pour cette formation.

Quand vous renseignerez la participation des inscrits à la session, Lucca Formation calculera automatiquement la date de fin de validité de la certification. Cette date est calculée de la manière suivante : date de fin de la session + durée de validité.

Exemple : Valentin était inscrit à une session pour la formation "Habilitation électrique" (valable 3 ans) qui s'est tenue du 5 au 6 juin 2023. Lorsque Valentin consulte son historique, il voit que son habilitation est valable jusqu'au 6 juin 2026 (cf image ci-dessous).

Consulter la liste des recyclages à traiter

Aller dans Administration > Formations à recycler (il faut avoir la permission "Administrer Lucca Formation" pour voir cette page).

Cet onglet reprend la liste de toutes les formations réalisées ayant une date de fin de validité.

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Ces formations réalisées peuvent provenir de vos sessions de formation (créées dans la solution) ou d'un import en masse. 

Traiter un recyclage

Sélectionner un ou plusieurs recyclages dans la liste : 

  • Cliquer sur "Ajouter au plan" : Cette action vous permet de créer directement une demande dans un plan de formation. Ainsi, vous n'oublierez aucun collaborateur lorsque vous planifierez vos sessions. 
  • Cliquer sur "Marquer comme traités" : Si vous n'avez pas besoin de planifier de formation car c'est déjà fait ou que cette certification n'est plus d'actualité pour le collaborateur, vous pouvez directement indiquer que ce recyclage a été traité.

L'historique de vos actions est consultable dans l'onglet "Traités". Si vous avez cliqué trop vite sur "Marquer comme traité", il est possible de repasser un recyclage dans l'onglet "A traiter" en le marquant comme "Non traité".

Pour aller plus loin

Est-il possible de recevoir des alertes avant l'expiration d'une certification / habilitation ? 

Oui, il est possible d'activer des alertes sur échéance qui ciblent les dates de fin de validité.

Se rendre dans Paramétrage > Notifications puis sélectionner combien de temps en amont de la date cible vous souhaitez être notifié et choisir un ou des destinataires parmi la liste des administrateurs de la solution.

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Est-il possible de reprendre l'historique des certifications / habilitations obtenues par les collaborateurs avant la mise en place de la solution ?

Oui, grâce au module d'import des formations réalisées vous pouvez importer en masse l'historique des certifications des collaborateurs avec leurs dates de fin de validité respectives. 

Aller dans Paramétrage > Import des formations réalisées puis importer vos données.

Penser à remplir la colonne "Date de fin de validité" dans le fichier d'import.

Lire la fiche d'aide Importer un historique de formations réalisées.

Est-il possible d'exporter la liste de toutes les certifications avec date de fin de validité ?

Oui, vous pouvez télécharger le rapport "Historique des formations" et consulter la colonne "Date de fin de validité" du rapport. Lire la fiche d'aide Exporter des données via le module de Rapports.

 

 

 

 

 

 

 

 

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