Vous avez beaucoup de formations obligatoires et réglementaires ? Vous avez besoin d'être alerté sur ces formations ? Vous avez besoin de suivre de près les habilitations et certifications de vos collaborateurs ? Vous avez besoin de planifier les formations de recyclage dans votre prochain plan ? Vous êtes au bon endroit !
Etape 1 : Intégrer vos formations obligatoires et réglementaires dans le catalogue de Poplee Formation
Cette première étape est essentielle pour pouvoir calculer automatiquement les dates de fin de validité des formations obligatoires que vous allez gérer via Poplee Formation par la suite.
Se rendre dans Administration > Formations puis cliquer sur "Ajouter une formation". Ensuite, tout en bas du formulaire, répondre "Oui" à l'option "La formation requiert une fin de validité" puis indiquer la durée de validité de la formation (cf image ci-dessous).
Voici le lien vers la fiche d'aide qui va vous guider pas à pas pour ajouter une formation : Créer une formation
Nous vous conseillons de distinguer les formations initiales et les formations de recyclage en créant deux formations différentes dans votre catalogue dans la mesure où le contenu, la durée ou le prix ne sont pas les mêmes.
La durée de validité de la formation sera automatiquement reprise pour toutes les sessions que vous allez planifier pour cette formation. Ainsi, lorsque vous indiquerez qui a été présent à la session, Poplee Formation calculera automatiquement la date de fin de validité de la certification / habilitation pour chaque collaborateur.
La date de fin de validité d'une formation initiale ou d'une formation de recyclage est calculée de la manière suivante : date de fin de la session + durée de validité.
Exemple : Valentin était inscrit à une session pour la formation "Habilitation électrique" qui s'est tenue du 5 au 6 juin 2023. Lorsque Valentin consulte l'historique des formations qu'il a réalisées, il voit bien que son habilitation est valable jusqu'au 6 juin 2026 (cf image ci-dessous).
Etape 2 : Reprendre l'historique des habilitations / certifications obtenues avant la mise en place de Poplee Formation
Lorsque la date de fin de validité d'une formation initiale ou d'une formation de recyclage ne peut pas être calculée par Poplee Formation car la session a été organisée avant la mise en place de la solution, vous pouvez importer en masse toutes les habilitations et certifications en cours de vos collaborateurs grâce au module d'import.
Se rendre dans Paramétrage > Import des formations réalisées puis importer vos données.
Voici le lien vers la fiche d'aide qui va vous guider pas à pas pour réaliser cet import : Importer un historique de formations réalisées
Etape 3 : Suivre et planifier les formations de recyclage
Maintenant que toutes les dates de fin de validité des certifications / habilitations de vos collaborateurs sont dans Poplee Formation, il ne vous reste plus qu'à surveiller et suivre les dates d'échéances de ces dernières afin de planifier vos prochaines sessions.
Se rendre sur Administration > Formations à recycler (il faut avoir la permission "Administrer Poplee Formation" pour voir cette page).
Onglet "Recyclages à traiter"
Cet onglet vous permet de visualiser la liste des formations à recycler que vous n'avez pas encore traitées, dont la date de fin de validité se situe entre la date du jour et la date sélectionnée dans le filtre.
Marquer un recyclage comme "Traité"
Indiquer qu'un recyclage a été traité vous permet simplement de savoir où vous en êtes dans votre traitement et dans la planification des prochaines sessions de recyclage.
A quel moment indiquer qu'un recyclage a été traité ? Cela dépend de vous :
- Option 1 : Après avoir créé une session dans Poplee Formation et inscrit le collaborateur à cette session
- Option 2 : Lorsque la session de formation est terminée et que la participation du collaborateur a été renseignée
Onglet "Recyclages traités"
Cet onglet vous permet de visualiser la liste des recyclages que vous avez déjà indiqué comme traités via l'onglet précédent.
En cas d'erreur ou si un collaborateur ne se rend pas à la formation de recyclage, il vous est possible de repasser un recyclage dans l'onglet "A traiter" en la marquant comme "Non traité".
Etape 4 : Activer les alertes pour anticiper et n'oublier aucun recyclage
Si vous ne consultez pas régulièrement la page "Formations à recycler" ou que vous souhaitez un filet de sécurité supplémentaire, il est possible d'activer des alertes sur échéance qui ciblent les dates de fin de validité.
Se rendre dans Paramétrage > Notifications puis sélectionner combien de temps en amont de la date cible vous souhaitez être notifié et choisir un ou des destinataires parmi la liste des administrateurs de la solution.
En complément
Si vous souhaitez exporter l'ensemble des dates de fin de validité des certifications / habilitations de vos collaborateurs, vous pouvez télécharger le rapport "Historique des formations" et consulter la colonne "Date de fin de validité" du rapport.
Se rendre dans Rapports > Historique des formations > Exporter.