Introducción
El presupuesto de formación es lo que la empresa considera que tiene que gastar a lo largo del año en el desarrollo de sus empleados. Es el coste estimado de los gastos de formación profesional (interna o externa).
Enfoque 1: enfoque «descendente»
Con este enfoque, el presupuesto se define antes de recopilar las necesidades individuales de los empleados:
- basándose en el gasto en formación del período anterior y en supuestos (crecimiento orgánico, inflación, etc.) para el período siguiente
- A partir de un porcentaje de la masa salarial (por término medio entre el 1,5 % y el 2 %)
- A partir de un objetivo de horas de formación que deben completarse al final del plan x un coste medio por hora de formación (ver la ficha de ayuda).
Enfoque 2: enfoque «ascendente»
Con este enfoque, el presupuesto se define después de recopilar las necesidades individuales de los empleados mediante la elaboración de un plan previsto.
La elaboración de un plan previsto implica las etapas siguientes:
1) Definir la naturaleza de los costes que se deben asignar en el presupuesto de formación (¿gastos pedagógicos, gastos anexos, nota de gastos de los participantes? etc.).
2) Definir las orientaciones estratégicas que permiten identificar las acciones colectivas y prioritarias, así como el ámbito de los empleados implicados.
3) Tener en cuenta las evoluciones en el contexto jurídico que permite actualizar la formación reglamentaria para la empresa.
4) Tener en cuenta la formación obligatoria y reglamentaria que permite estimar el número de empleados que deben seguir la formación reglamentaria u obligatoria, así como los empleados que deben actualizar la formación (ver la ficha de ayuda)
5) Recopilar las necesidades individuales de los empleados priorizadas por su mánager (ver la ficha de ayuda)
6) Elaborar un plan provisional
7) Estudiar las posibilidades de financiación a través del OPCO o subvenciones (ver la ficha de ayuda)
8) Dejar un margen de seguridad para que las solicitudes puedan tramitarse en tiempo real una vez puesto en marcha el plan
Elaboración de un plan provisional mediante Poplee Formación
Etapa 1: ten en cuenta la formación obligatoria:
En tu plan, añade las sesiones necesarias para cubrir:
- Acciones colectivas y prioritarias previstas
- Formación reglamentaria + formación obligatoria en la empresa
Cuando añadas estas sesiones, especifica el número de plazas necesarias (*), así como los costes para que los gastos previstos de tu plan se calculen correctamente.
(*) Si la sesión tiene un coste fijo para un número determinado de plazas, recuerda que debes añadir tantas sesiones como necesites para cubrir el número estimado de plazas.
No es necesario abrir sesiones en este paso.
Tienes acceso a una simulación de financiación de la sesión antes de añadirla a tu plan, lo que te permite controlar los gastos previstos (y el presupuesto restante, si adoptas un método «descendente»).
En el plan, añade las sesiones necesarias para cubrir la necesidad de formación para actualizar que debes identificar a partir de la interfaz «Formación para actualizar» (ver la ficha de ayuda).
Etapa 2: ten en cuenta las solicitudes individuales de los empleados:
Desde su interfaz «Administrar las solicitudes», añade a tu plan las solicitudes de los empleados en las que hayas participado.
Agregar una solicitud a un plan significa aceptar la solicitud desde el punto de vista del empleado y de su mánager. Sin embargo, no se envía ningún mensaje de correo electrónico al empleado ni a su mánager.
Las solicitudes agregadas a un plan se pueden ver en la pestaña «Solicitudes» del plan.
Etapa 3: arbitrar el plan y el presupuesto previsto
Presupuesto previsto para las solicitudes individuales
En el módulo «Informe», descarga el informe «Solicitudes en proceso»:
Filtrando por las solicitudes agregadas (columna «Estado de progreso de la solicitud» = «Pendiente de inscripción») y en el plan en cuestión (columna «Nombre del plan»), puedes calcular los costes previstos de estas solicitudes realizando el cálculo siguiente:
Coste previsto de una solicitud = (Precio por sesión / Número de plazas) + Precio por participante
- Estado del progreso de la solicitud = columna G
- Nombre del plan = columna U
- Precio por sesión = columna AB
- Número de plazas = columna xx
- Precio por participante = columna Z
Presupuesto previsto para las formaciones obligatorias
Desde la pestaña «Seguimiento presupuestario de tu plan», coloca el ratón sobre el indicador «Financiación propia». Podrás acceder directamente al presupuesto necesario para financiar tu plan previsto.
En esta fase, el presupuesto de formación no tiene en cuenta las posibilidades de financiación, por lo que se financia íntegramente con tus propios fondos.
- Previsión = gastos de todas las sesiones en estado «Borrador»
- Comprometido = gastos de todas las sesiones en estado «Abierta», «En curso» o «Completada»
- Consumido = gastos de todas las sesiones en estado «Cerrada» (independientemente de si el empleado estaba presente o no)
Suma los dos presupuestos previstos. Si consideras que el gasto previsto es demasiado elevado en esta fase (o que has superado tu presupuesto de formación), puedes:
- Eliminar una solicitud del plan (se enviará un mensaje de correo electrónico al empleado y a su mánager)
- Eliminar una sesión (en estado «borrador»)
Nota: próximas novedades
Tendrás acceso a una simulación de financiación de la solicitud antes de añadirla a tu plan, lo que te permitirá controlar los gastos previstos (y tu presupuesto restante si adoptas un método descendente).
Cuando agregues estas solicitudes, se tendrán en cuenta automáticamente (*) en los gastos previstos de tu plan, siempre que hayas introducido previamente los costes previstos de los cursos de formación del catálogo.
(*) Las solicitudes agregadas al plan se financian con «Financiación propia» y solamente se contabilizan cuando el número de plazas disponibles en las sesiones (para la misma formación) no es suficiente para cubrir el número de solicitudes.
En tu plan, tienes acceso a una versión resumida del seguimiento presupuestario, que te permite identificar fácilmente la evolución del consumo del presupuesto.
Confirmar tu presupuesto de formación
A continuación, ve a la pestaña «Objetivo presupuestario» de tu plan e introduce este importe en el campo «Presupuesto de formación», agregando un margen para tener en cuenta las futuras solicitudes que lleguen con el tiempo, una vez iniciado el plan, y para anticipar las futuras negociaciones para tu presupuesto de «Financiación propia». Nuestra recomendación es añadir un margen del 20 %.
Introduce el objetivo de horas de formación por realizar al final del plan y comprueba que este objetivo sea coherente con tu presupuesto (ver la ficha de ayuda).
Etapa 4: ten en cuenta las posibilidades de financiación y valida el presupuesto de formación
En la pestaña «Financiación» de tu plan, introduce lo siguiente:
- La suma total de las dotaciones presupuestarias disponibles de tu operador de competencias (acciones prioritarias, plan de desarrollo de competencias, etc.) en financiación «externa».
- Tu objetivo presupuestario de subvenciones recuperables (ver la ficha de ayuda)
El indicador «Financiación propia» (calculado) te da el presupuesto de tu empresa para financiar los cursos de formación de tu plan.
¿Tu simulación se ha confirmado? A continuación planifica las sesiones y las inscripciones de los empleados
Una vez confirmada la simulación, puedes pasar a planificar las sesiones e inscribir a los empleados haciendo lo siguiente:
- Abre las sesiones agregadas previamente al plan (requisito previo para inscribir a los empleados más adelante).
- Inscribe a los empleados agregados previamente al plan desde la pestaña «Solicitudes» del plan.
Se abrirá una ventana con las sesiones disponibles y las acciones asociadas:
Después de una sesión, también se puede hacer lo siguiente:
- Inscribir a los empleados agregados previamente al plan.
-
Optimizar que la sesión se llene:
- Inscribiendo a los empleados que hayan solicitado esta formación, pero que aún no han sido aceptados en este paso.
- Agregando a más empleados a esta sesión.