Configurar las funciones Lucca – Nueva interfaz

Antes de empezar

Una función es un conjunto de derechos que determina, para el usuario o los usuarios a los que se asigna, lo que pueden ver o hacer cuando se conectan a Lucca. Esto responde a estas preguntas: ¿a qué aplicaciones tendrán acceso los usuarios que tienen esta función? ¿Y qué podrán ver y hacer en ellas?

Las funciones que se ven de forma predeterminada son: «usuario», «mánager» o «administrador», pero se pueden personalizar otras (cuando sea necesario), como «contable», «usuario solo de Timmi Ausencias», «apoderado de la empresa» u otras, en función de la organización de la empresa.

En Lucca hay dos tipos de funciones:

  • La función principal, que representa los derechos de acceso principales de un usuario. Un usuario solamente tiene una función principal. Además, un usuario debe tener obligatoriamente una función principal, es una propiedad obligatoria.
  • La función secundaria, que permite dar acceso, además de la función principal, a otras funcionalidades. Un usuario puede tener varias funciones secundarias. Por lo general, se utilizan las funciones secundarias para completar la función principal en una funcionalidad precisa, destinada a un número de trabajadores específicos.

En esta ficha veremos cómo se crea una función principal o secundaria; luego, en una segunda ficha, cómo asignar esa función a un usuario.

 

Categorías de función y de autorización 

Cada función tiene una categoría. La categoría indica el nivel de habilitación de la función.

La categoría de la función no es una propiedad que se pueda definir: la categoría se hereda de las autorizaciones de la función. Por lo tanto, la función tiene la misma categoría que su autorización más alta.

De esta manera, las autorizaciones se clasifican en cinco categorías.
Del nivel de habilitación más alto al más bajo, las categorías son:

 

Administrador global

Nivel de impacto: permite comprometer un entorno Lucca

Es el nivel de habilitación más crítico y corresponde a una función que permite potencialmente comprometer una instancia (es decir, alterar su funcionamiento global, a escala de todos los usuarios).

En él se encuentran autorizaciones que permiten acciones importantes que afectan a todas las instancias:

  • Ejemplos: gestiones de importaciones, gestiones de API Key, gestión de autenticación, administración de las funciones, instalar o desinstalar una aplicación y gestión de funciones.

Administrador de actividad

Nivel de impacto: Permite afectar a una aplicación y su configuración

El administrador de actividad tiene acceso de lectura y escritura en todos los procesos de la actividad, así como a los recursos de configuración.

Actúa en el contexto que le asigna el administrador global.

En él se encuentran:

  • Autorización de una acción de estructuración al nivel aplicativo o potencialmente para varias aplicaciones.
    • Ejemplos: administrar departamentos, administrar ciclos de trabajo, administrar secciones analíticas y eliminar una naturaleza contable.
  • Autorización para configurar el conjunto de una solución Lucca para poder ponerla en producción:
    • Ejemplo: administrar los FTP, configurar el conector Asistente de nóminas o administrar los campos de datos de usuario en el expediente de RRHH.

Responsable de actividad 🟡

Nivel de potencia: Permite extraer prácticamente la totalidad de los datos de una aplicación y afectar a su lógica funcional.

El responsable de actividad controla la ejecución correcta de los procesos de la actividad en la aplicación, consolida los datos de la actividad con fines de análisis, es el agente de último recurso en los procesos de la actividad y garantiza la sincronización con el exterior.

Ejemplos de «procesos de actividad»: proceso de aprobación de ausencias, proceso de aprobación de notas de gastos, gestión de campañas de evaluaciones, etc.

Tiene acceso de lectura amplio y acceso de escritura a los procesos de actividad de su perímetro. No debe poder afectar al uso de la aplicación.

Actúa en el contexto que le asigna el administrador de actividad.

En él se encuentran:

  • Autorización en una acción de estructuración a nivel de actividad:
    • Ejemplo: agregar una naturaleza contable o agregar un usuario.
  • Autorización para visualizar datos confidenciales propios de una actividad o de una población ampliada:
    • Ejemplo: consultar las remuneraciones de mis departamentos y de los departamentos subyacentes o generar un informe de usuarios.
  • Autorización para manipular las entidades de actividades o técnicas particulares.
    • Ejemplo: controlar notas de gastos o administrar campañas.

Gerente 🔵

Nivel de impacto: permite extraer los datos de un perímetro definido y afectar al proceso jerárquico.

Esta función permite extraer los datos de un perímetro definido y afectar al proceso jerárquico. Es el responsable operativo, más o menos alto, de un subconjunto de usuarios (mánager, responsable de departamento y director) y de los resultados de los procesos de actividades que se presentan como modelos en nuestras aplicaciones. A este título:

  • Es el agente principal de los flujos de trabajo de aprobación de las solicitudes de los usuarios de los cuales es responsable.
  • Dispone de un derecho de acceso de lectura amplio de los recursos de los usuarios de los cuales es responsable.

En él se encuentran:

  • Autorizaciones relacionadas con una acción jerárquica:
    • Ejemplo: aprobar una solicitud de ausencia para los trabajadores supervisados.
  • Autorizaciones relacionadas con la visualización de datos estándar de una población ampliada:
    • Ejemplo: consultar el planning para los trabajadores supervisados, consultar los objetivos de los trabajadores supervisados o administrar los proyectos de los trabajadores supervisados.

Usuario 🟢

Nivel de impacto: permite acciones básicas en un perímetro personal

Esta función permite acciones básicas en un perímetro personal.

Se encuentran las autorizaciones para acciones básicas, de uso estándar de la aplicación: declarar una ausencia para mí mismo, descargar mi nómina, declarar mis tiempos y notas de gastos, etc.

 

Observaciones:

  • en realidad, hay una sexta categoría, «Sin categoría», que se asocia a las autorizaciones que no se pueden clasificar por motivos técnicos. Sirve como excepción.
  • Un código de colores y de iconos permite identificar fácilmente las categorías de las funciones y las autorizaciones en la interfaz:

 

Acceder a la gestión de funciones

Para acceder a la gestión de funciones, haga clic en la rueda dentada, que se encuentra en la parte superior derecha de su panel de navegación, y luego en la pestaña «Funciones»:

chrome_EvIhRfoIm0.png

Si no tiene acceso a la configuración de funciones, puede enviar una solicitud al servicio de soporte de Lucca.

 

Encontrar fácilmente una función ya existente

Hay bases con un gran número de funciones configuradas. Para encontrar fácilmente la función que busca, tiene tres campos de búsqueda:

  1. Por denominación de función
  2. Por trabajador: permite filtrar la lista de funciones según uno o varios trabajadores seleccionados.
  3. Por aplicación: permite filtrar la lista de funciones que dan acceso a una o varias aplicaciones seleccionadas.

 

 

Crear o modificar una función

Ahora que ha accedido a la gestión de funciones, tiene dos opciones, si quiere:

  • Crear una función: haga clic en el botón «Agregar una función». Luego podrá asignar un nombre a la función e indicar si se trata de una función principal (como su nombre indica, representa los derechos de acceso principales de un usuario). Como recordatorio, una función secundaria será simplemente un «complemento» de la función principal.

  • Modificar una función: haga clic directamente en la denominación de la función en cuestión.

Luego accede a los detalles de la configuración de la función, como se ilustra en la captura de pantalla siguiente con:

  • Tres pestañas:
    • Autorizaciones: para activar o desactivar el acceso a la aplicación para esa función y administrar en su interior los derechos de visualización y acción (consulte el apartado correspondiente, más adelante).
    • Usuarios: para ver los usuarios a los que se ha asignado esta función y, eventualmente, agregar nuevos usuarios a esa función (consulte la ficha de ayuda «Asignar una función a uno o varios usuarios»).
    • Establecimientos: para administrar el perímetro de esa función en uno o varios establecimientos (consulte el apartado correspondiente más adelante).
  • La posibilidad de consultar el historial de esta función (a través de un enlace de hipertexto).
  • Colocarse sobre la denominación de la función para editar la denominación visualizada de la función
    Es una propiedad que se puede introducir en varios idiomas, seleccionando «Idioma» en el selector correspondiente.
  • Los botones de acción con los iconos: mceclip7.png
    • Duplicar: para volver a copiar la función
    • Papelera: para eliminar de forma permanente la función (siempre que no haya usuarios asignados)

 

Detalles de las autorizaciones de una función

A través de la pestaña «Autorizaciones», puede consultar y definir:

  1. Las aplicaciones a las que da acceso a los trabajadores que tengan esa función. Para agregar derechos, basta con hacer clic en la aplicación en cuestión, por ejemplo, en este caso, «Cleemy Notas de gastos».
  2. El derecho del usuario cuando acceda a la aplicación o las aplicaciones, seleccionando la casilla que aparece junto a la operación.
  3. El perímetro de aplicación de la operación.

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En la captura de pantalla anterior, dimos acceso a Cleemy Notas de gastos para que el usuario pueda «consultar las notas de gastos» e «introducir gastos», simplemente para él en calidad de usuario. Potencialmente, habríamos podido dar acceso a otras aplicaciones también (Trabajadores y LucCaras, por ejemplo).

 

También habríamos podido ampliar el perímetro de la autorización a otros usuarios. Esto habría podido ser práctico si se tratara de configurar la función de un mánager, un jefe de servicio o un administrador, por ejemplo. Para ello, basta con hacer clic en el símbolo «+» que aparece a la derecha del perímetro ya visible y seleccionar un nuevo perímetro para agregarlo.

 

Hay distintos tipos de perímetros de acceso:

– Perímetros organizativos: para limitar el campo de acción en función del árbol de departamentos, en particular:

  • Departamento y subdepartamentos: se trata de todos los trabajadores que pertenecen al mismo departamento que el usuario que dispone de la función, así como todos los que pertenecen a eventuales departamentos secundarios.
  • Departamento únicamente: se trata de todos los trabajadores que pertenecen al mismo departamentos que el usuario que dispone de la función.
  • Departamento(s) específico(s): permite designar a uno o varios departamentos en particular.
  • Departamento(s) específico(s) y subdepartamento(s): permite designar uno o varios departamentos en particular, sí como los departamentos subyacentes.
  • Departamentos a partir del nivel N: se trata de todos los usuarios asignados al departamento de nivel N y sus secundarios que se encuentran al nivel del trabajador que dispone de la función. Por lo tanto, en este caso se trata de consultar el árbol de departamentos a partir de la posición del trabajador que tiene la función, hasta el nodo del nivel N, y luego elaborar la lista de todos los trabajadores que pertenecen a esa rama del árbol (es decir, a partir de ese nodo).
    Observación: En el caso de un usuario ya situado en un nivel superior al número N: el proceso que elabora la lista de trabajadores se comportará como en el caso «Departamento y subdepartamentos».

– Perímetros contextuales:

  • Mánager: es el mánager del usuario que dispone de la función.
  • Usuario: es el usuario mismo que dispone de la función.
  • Trabajadores supervisados: son todos los trabajadores cuyo mánager es el usuario que dispone de la función. ¡Practique para configurar una función de mánager!
  • Trabajadores que tiene el mismo mánager
  • Usuario(s) específico(s)

No se pueden consultar de manera exhaustiva todos los perímetros de todas las operaciones. De hecho, algunos perímetros no son pertinentes para una operación determinada.

 

Para cada autorización, la categoría se visualiza con un icono de color. Es importante señalar que en el caso de una operación asociada a unos perímetros, la categoría puede variar según el perímetro. De hecho, en el contexto de una operación determinada, un perímetro tipo «Todos los departamentos» puede ser más crítico que un perímetro tipo «Usuario».  

mceclip0.png

 

En una misma autorización, usted puede acumular varios perímetros de acción. Por ejemplo, en la captura siguiente, las personas con esa función pueden ver a la vez los detalles de las ausencias de sus trabajadores supervisados y también los de ellos mismos.
Además, se observa que la categoría visualizada al nivel de la autorización (a la izquierda en la captura) corresponde a la categoría más alta de los perímetros seleccionados (a la derecha en la captura).

mceclip10.png

 

Por último, la categoría también se visualiza al nivel de las aplicaciones asignadas a la función. Esto permite identificar rápidamente le nivel de habilitación de una función para cada aplicación asignada.

Limitar la función en función de los establecimientos

Asimismo, se puede limitar el campo de acción del conjunto de autorizaciones de una función a uno o varios establecimientos. Para ello, tiene que ir a la pestaña Establecimiento; luego tendrá dos posibilidades:

  1. «Establecimiento del usuario»: permite limitar la función al establecimiento del usuario. Por lo tanto, se trata de una configuración contextual que se adapta al usuario.
  2. «Establecimientos vinculados»: permite seleccionar establecimientos específicos.

Observación: si se ha definido la opción «Todos los establecimientos», no es necesario actualizar la función si se crea un nuevo establecimiento en el futuro. Se tendrá en cuenta automáticamente.

Por ejemplo, a continuación, los usuarios vinculados a la función solamente podrán actuar en relación con los usuarios de los establecimientos Lucca FR y Lucca UK.

Asignar la función a un usuario

¡Muy bien, ha creado la función! Ahora hay que asignarla a los usuarios siguiendo las indicaciones descritas en la ficha de ayuda siguiente: Asignar una función a uno o varios usuarios.

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