Una de las claves para el éxito en la implementación de una nueva herramienta es la comunicación interna. Esta debe ser anticipada, clara y repetida para que cada colaborador obtenga respuestas a sus preguntas. A continuación, presentamos nuestras recomendaciones y modelos que pueden personalizarse según sus necesidades.
Anunciar la llegada de la nueva herramienta
✉️ Enviar un correo electrónico a todos los empleados al menos 6 semanas antes de la disponibilidad de la solución
¡Hola a todos!
Próximamente, se implementarán nuevas soluciones de Lucca dentro de NOMBRE DE LA EMPRESA. Este entorno incluye varios módulos para satisfacer sus necesidades como colaborador.
Para introducir este cambio de la mejor manera posible, les invitamos a descubrir las herramientas a través de breves presentaciones:
- Colaboradores: su archivo de recursos humanos que permite reunir toda la información relacionada con usted. No dude en modificar los datos para completarlos o actualizarlos.
- Timmi Absences: su herramienta de gestión de permisos y ausencias; podrá acceder a su saldo de días libres en tiempo real y hacer estimaciones para el futuro. Podrá enviar solicitudes de permisos desde una computadora, una tableta o un teléfono inteligente con unos pocos clics.
- Cleemy Notas de Gastos: la interfaz de gestión de notas de gastos estará disponible en la computadora, la tableta o el teléfono para declarar sus gastos de manera rápida y sencilla.
- Pagga Nómina: podrá acceder a sus nóminas cuando lo desee, ya sea en la oficina o a distancia. Con Pagga, digitalizaremos la distribución de sus nóminas. Cada mes, recibirá una notificación cuando sus recibos de salario se depositen en su espacio personal y estarán disponibles permanentemente. Si prefiere seguir recibiendo sus recibos de salario en formato papel, le agradecería que me lo informara lo antes posible.
- Poplee Entrevistas: la interfaz le permitirá preparar sus entrevistas y también podrá realizar un seguimiento transparente de sus objetivos.
- Pagga Remuneración: la herramienta de gestión de elementos variables de la nómina estará principalmente disponible para los gerentes y administradores para agilizar la remuneración.
- Timmi Tiempo: su herramienta de seguimiento de tiempos, la entrada de datos será simplificada con la posibilidad de completar automáticamente las horas de trabajo semanales.
- Poplee Desempeño: el cuestionario que le permite expresar su opinión sobre su calidad de vida laboral.
Estas nuevas soluciones implican un cambio de herramienta. Por lo tanto, tienen hasta la FECHA para utilizar la HERRAMIENTA antes de que se corten los accesos...
¡Hasta pronto para más información!
✏️ Agregar un banner para incluir en su firma de correo electrónico
Para comunicarse de manera continua antes de la llegada de esta nueva herramienta, cree e incluya banners en la firma de sus correos electrónicos.
Todos sus intercambios contribuirán a la promoción de Lucca y a su adopción por parte de los colaboradores.
📚 Poner a disposición guías de usuario
Puede encontrar nuestras guías y videos para usuarios y gerentes en nuestro centro de ayuda aquí.
✉️ Enviar un recordatorio por correo electrónico sobre la apertura de las soluciones unos días antes de la implementación de la herramienta
¡Hola a todos!
Se acerca la implementación de nuestra nueva herramienta de SIRH, lo cual conlleva algunos cambios.
Como recordatorio, a partir de la FECHA, el acceso a las soluciones para solicitar permisos, ingresar notas de gastos y otras funciones se suspenderá hasta el lanzamiento de nuestra nueva herramienta.
Para cualquier situación urgente, por favor contacten con el departamento de recursos humanos.
👩🏫 Anunciar la llegada de la herramienta durante una presentación general
¿Organiza reuniones mensuales o trimestrales con todos sus colaboradores? Presente la herramienta en esta ocasión, iniciando sesión en la demostración proporcionada por el equipo de ventas de Lucca y recuerde las fechas de disponibilidad de la herramienta.
El día de la implementación de la herramienta
✉️ Informar a los colaboradores sobre la apertura de Lucca y notificar oficialmente por correo electrónico
¡Hola a todos!
Como probablemente hayan visto en nuestra campaña de comunicación en las últimas semanas, hoy comenzamos a utilizar Lucca, nuestra nueva herramienta de SIRH.
- Para acceder, inicie sesión en la dirección:
→ Recuerde guardarla en sus favoritos
Para iniciar sesión por primera vez (ajuste según su método de conexión):
- Para la primera vez, haga clic en el enlace "Primera conexión" y proporcione su correo electrónico profesional para crear una contraseña. Después, podrá iniciar sesión utilizando su nombre de usuario y esta contraseña. En cualquier momento, puede restablecer su contraseña haciendo clic en "¿Olvidó su contraseña?"
- En las próximas ocasiones, podrá ingresar su nombre de usuario y la contraseña que haya establecido durante su primera conexión.
Adjunto encontrará guías de usuario breves para ayudarlo a familiarizarse con la herramienta, pero como notará, son herramientas intuitivas y fáciles de usar.
Se ha programado un webinar/videoconferencia para el XX/XX/XXXX para responder a sus preguntas sobre la herramienta y los cambios en los procesos internos.
Si tiene preguntas urgentes o relacionadas con su situación personal, el equipo de recursos humanos está a su disposición.
¡Disfruten descubriendo la herramienta!
Una semana después de la implementación de la herramienta
👩🏫 Organizar un seminario web para responder a las preguntas de sus colaboradores
Después de una semana de uso, es posible que algunos usuarios tengan preguntas similares sobre las políticas internas de la empresa o las nuevas herramientas. El objetivo es aclarar cualquier duda y reducir las consultas al departamento de recursos humanos y la resistencia al cambio.
- ¿Cómo? Organice un seminario web al que todos los colaboradores puedan acceder.
- ¿Qué formato? Una sesión de preguntas y respuestas a través de su herramienta de conferencia telefónica o en persona cuando sea posible. Reserve 1 hora para la presentación.
- Enfoque el objetivo de la reunión para evitar tratar casos personales en la sesión: "Les presentaremos los módulos de Lucca para aquellos que aún no hayan tenido la oportunidad de conectarse y responderemos a sus preguntas".
- Haga un recordatorio sobre las políticas de gastos, permisos y registro de horas. No dude en indicar dónde consultar las políticas de permisos, registro de horas y gastos en las soluciones.
📣 Hacer una primera comunicación a través del bloque de Comunicaciones en la página de inicio de Lucca para compartir buenas prácticas
¡Hola a todos!
¡Les ofrecemos descubrir 3 buenas prácticas sobre nuestras nuevas herramientas!
#1 Descargar la aplicación móvil
Les invitamos a descargar las aplicaciones móviles disponibles en iPhone y Android: Timmi Absences, Timmi Office, Timmi Temps, Cleemy Notes de frais, Poplee Annuaire des collègues.
#2 Activar la delegación
Antes de irse de vacaciones, recuerden activar su delegación. La delegación se puede activar solo durante sus vacaciones, en un período específico o de forma permanente. De esta manera, las solicitudes de aprobación de ausencias y notas de gastos se enviarán a la persona designada.
#3 Consultar las políticas de permisos, registro de horas y gastos de viaje en las aplicaciones
De esta manera, podrán saber en cualquier momento cuántos días de vacaciones pueden tomar para una boda, qué hacer para las horas extra o cuál es el límite de gastos de hotel en sus viajes.
¡Hasta pronto para más buenas prácticas!
📋 Difundir una encuesta de satisfacción entre los colaboradores
Después de un mes de uso, realice una encuesta (a través de Poplee Entretiens si ha suscrito a esta solución) entre los usuarios para:
1 - Obtener comentarios cuantitativos para presentar a su dirección.
2 - Conocer mejor cómo utilizan los colaboradores los programas informáticos.
3 - Identificar áreas de mejora en la configuración, la comunicación o los procesos de su departamento.
Aquí hay un ejemplo de plantilla de entrevista para importar a Poplee Entretiens.
Analice las respuestas de sus colaboradores y programe reuniones personalizadas con aquellos que aún no hayan utilizado la herramienta o que tengan dificultades.
🤝 Integrar las soluciones de Lucca en sus rituales empresariales
Por ejemplo, puede comenzar las reuniones de equipo analizando el estado de ánimo de los colaboradores durante el período, realizar un balance de las respuestas del último cuestionario de Poplee Engagement, recordar a los colaboradores que declaren sus notas de gastos antes de cierta fecha, etc.
Con cada nueva contratación
Le recomendamos que presente las soluciones de Lucca a los nuevos empleados:
- Agregue en su "kit de bienvenida" una breve explicación sobre las soluciones de Lucca utilizadas e indique la URL de inicio de sesión y cómo acceder (SSO o "primera conexión").
- Si tiene un momento con el nuevo empleado, preséntele las herramientas directamente en su base de Lucca.
- Si es un gerente, puede enviarle las guías/videos para usuarios/gerentes y los aspectos importantes sobre la validación de los elementos de los colaboradores (hojas de tiempo, solicitudes de permisos, notas de gastos, etc.).
Si el nuevo empleado es un administrador de las soluciones de Lucca:
- Reserve un momento para presentarle la herramienta, sus acciones diarias de recursos humanos y los eventos importantes, como la llegada/salida de un colaborador, la elaboración de la nómina, la transferencia de un colaborador, etc.
- Si la persona necesita adquirir habilidades rápidamente, proporcione recursos de formación autónoma disponibles en nuestro centro de ayuda. No dude en solicitarnos que reiniciemos la base de prueba para que pueda realizar manipulaciones e incluso seguir el manual de pruebas utilizado durante la implementación.
- Anime al futuro administrador a pasar tiempo en nuestro centro de ayuda: https://support.lucca.fr/
- Si necesita ayuda, comuníquese con el soporte de Lucca, quienes podrán emitir una orden de compra para capacitar al nuevo administrador.