Configurar un circuito de aprobación de variables de nómina

Antes de empezar

Pagga Masa salarial te permite descentralizar la entrada de ciertas variables para someterlas aaprobación.

 

Existen dos modos de entrada de propuestas de variables:

  • La entrada en cuadrícula para los mánagers que cada mes deben declarar las propuestas de variable para los empleados que supervisan.
  • La entrada unitaria que permite a los usuarios «autorizados» declarar puntualmente propuestas de variables para una población definida o para ellos mismos.

Independientemente del modo de entrada, las propuestas de variables declaradas por tus usuarios solo serán visibles para su beneficiario y podrán exportarse a nómina tras ser aprobadas definitivamente.

Para configurar el circuito de aprobación, se debe definir:

  • las naturalezas que queremos descentralizar;
  • la persona responsable de su entrada, y
  • la persona que las aprobará.

Esta configuración se lleva a cabo en 4 etapas.

 

📌 Importante: este método de entrada de variables no reemplaza la entrada puntual de variables de nómina. Siempre se pueden introducir variables de nómina sin pasar por un circuito de aprobación. Por otra parte, un empleado que utilice este método de declaración con un circuito de aprobación no debe poder utilizar el primero.

 

Etapa 1: configurar las listas de naturalezas de variables que puede introducir el responsable de entrada (¿Qué?)

La creación de listas de naturalezas de variables permite restringir la propuesta de variables a ciertas naturalezas para una función determinada. Por ejemplo, descentralizar la entrada de «comisiones sobre ventas» a la función «Mánager comercial».

En el menú Configuración > Circuito de aprobación > pestaña Listas de naturalezas de variables, pulsa en el botón «Crear una lista»:

  1. Nombrar la lista
  2. Seleccionar las naturalezas de variables que quieres incluir en la lista
  3. Guardar tu lista de naturalezas pulsando en «Crear».

➡️ Ejemplo, quiero descentralizar la entrada de las variables de los comerciales a sus mánagers, así que creo una lista denominada «Primas comerciales», selecciono las primas utilizadas por los departamentos comerciales en la lista de naturalezas de variables: «Comisiones», «Primas por objetivos» y «Primas extraordinarias» y pulso en «Crear».

 

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Puedes añadir o editar tu lista en cualquier momento. Puedes crear todas las listas que necesites, y una naturaleza de variable puede asignarse a varias listas.

Tras crear las listas, puedes designar a las personas que se encargarán de declarar estas naturalezas una vez al mes o que podrán hacer propuestas puntuales.

 

Etapa 2: configurar las etapas del circuito de aprobación (¿En beneficio de quién?)

Tras crear tus listas, pulsa en el botón «Configurar un circuito de aprobación».

📌 Importante: la configuración del circuito de aprobación se basa en el concepto de etapas. Una etapa corresponde a un aprobador y puede reforzarse con condiciones (establecimiento del beneficiario, naturaleza de la variable y umbral de valor).

 

Añadir una etapa

Utiliza el botón «+» situado entre dos etapas o en la parte inferior del circuito para añadir una etapa.

 

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Configuración de una etapa

En cada etapa, puedes definir lo siguiente:

  • las condiciones de activación de la etapa, añadiendo una de las siguientes condiciones: establecimiento del beneficiario de la variable, naturaleza de la variable o valor de la variable.
  • Los aprobadores de etapa, que pueden ser uno de los siguientes: el usuario, el mánager del beneficiario o del usuario (especificando su nivel: N+1, N+2, etc.), el responsable de departamento o un usuario designado.
  • El hecho de que la etapa se apruebe automáticamente si no se encuentra al aprobador.

➡️ Ejemplo de un circuito de aprobación de las propuestas de variables en 2 etapas:

1- etapa obligatoria: el aprobador es el mánager N+1 del usuario

2- etapa condicional: si el importe de la propuesta de variable es >= 1000 euros, el responsable de departamento también deberá aprobarla para que la propuesta se considere definitivamente como un elemento variable. Seguidamente, el elemento será visible para el beneficiario y podrá exportarse a nómina.

 

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Etapa 3: definir las notificaciones por correo electrónico generadas por el circuito de aprobación y los recordatorios vinculados a los plazos en el calendario de nóminas de cada establecimiento.

Gestionar las notificaciones

Ahora puedes ir a «Configurar las notificaciones» para activar/desactivar las notificaciones generadas por el circuito de aprobación para usuarios o aprobadores.

 ➡️ Ejemplo para la declaración mensual obligatoria de los mánagers:

El mánager recibe una notificación cuando se rechaza su propuesta de variable.

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Gestionar los recordatorios

Los recordatorios se activan en las dos fechas que establezcas en tu calendario de nóminas. La primera hace referencia al final de la recopilación de variables de nómina (los empleados que tengan variables que declarar serán notificados a medida que se acerque esta fecha) y, a continuación, todos los días de retraso. La segunda hace referencia al envío de estas variables a la nómina: fin de recordatorios por retrasos. Puedes configurarlos desde el menú Configuración > Hitos y notificaciones.

 

➡️ Ejemplo:

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Etapa 4: relacionar las listas y los responsables de entrada (¿Quién?)

Esta etapa equivale a activar el permiso para declarar variables en las funciones de los responsables de entrada de datos y asignarles las listas de naturalezas creadas.

Ve a la rueda dentada y a la configuración de funciones, para cada una de las funciones afectadas por la entrada de propuestas de variables:

Permisos disponibles

  • Se deben declarar las propuestas de variables: es el modo de entrada de declaración mensual específico solo de los mánagers. La declaración todos los meses de las propuestas de variables es obligatoria para los mánagers en cuestión (si no hay variables para declarar en el periodo, el mánager debe declarar que no hay nada que declarar). Si no se declara, se recordará a los mánagers por correo electrónico según las fechas de vencimiento de su calendario de nóminas.
  • Se pueden proponer variables: es el modo de entrada puntual, que autoriza a los empleados que tienen acceso a proponer variables a los empleados designados. Este es un modo de entrada libre y no incluye notificaciones automáticas de recordatorio. A diferencia del permiso «Debe declarar», no existe necesariamente un vínculo jerárquico entre el usuario y el beneficiario de la propuesta de variables.
  • Declarar propuestas de variables en lugar de...: este permiso, dedicado especialmente a administradores, permite introducir/declarar variables en nombre de un usuario. 
  • Aprobar propuestas de variables en lugar de...: este permiso, dedicado especialmente a administradores, permite aprobar propuestas de variables en nombre de un aprobador. 
  • Control de los usuarios: este permiso, dedicado especialmente a administradores, da acceso a una pantalla de seguimiento de las declaraciones realizadas o no durante el período en curso. También se puede enviar un recordatorio a los usuarios de manera colectiva o individual si así lo solicitan.

📌 Importante: como recordatorio, los permisos asignados a los empleados son acumulativos si el empleado pertenece a varias funciones.

 

Activar permisos en funciones y listas relacionados.

  1. Posicionarse en la función de la población.
  2. Seleccionar la aplicación “Pagga Masa salarial”.
  3. Activar el permiso deseado.
  4. Indicar la lista de variables que introducir.
  5. Indicar los beneficiarios de esta entrada.
  6. Guardar los cambios.

 ➡️ Ejemplo para la operación «Debe declarar propuestas de variables»:

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Si quiero que la lista solo esté disponible para los mánagers de los departamentos comerciales, puedo crear una función secundaria «Remuneración - Mánager comercial» que solo asignaré a los mánagers de los departamentos de ventas, seleccionar la aplicación «Pagga Masa salarial», activar el permiso «Debe declarar propuestas de variables» para «Empleados supervisados» y para la lista de naturaleza «Primas comerciales», y guardar.

📌 Importante: a modo de recordatorio, a los mánagers que se beneficien de este permiso se les recordará cada mes si no declaran las variables de los empleados a su cargo. ¡Aunque no haya nada que declarar, se debe declarar!

 

Recomendación: recuerda desactivar los permisos «entrada/edición/eliminación de variables de nómina» de las funciones en las que hayas activado la entrada de propuestas de variables para garantizar que las variables de nómina introducidas se someten a aprobación.

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