Esta ficha de ayuda explica cómo regularizar un gasto pagado con una tarjeta Cleemy pero que no está cubierto por la empresa. Esto se aplica a dos casos:
- Uso incorrecto de la tarjeta Cleemy (por ejemplo, para pagar un gasto personal)
- Uso de la tarjeta Cleemy para pagar un gasto superior al límite máximo fijado por la política de gastos de la empresa: en este caso, la regularización solo afecta al importe no cubierto por la empresa.
Estos gastos no cubiertos se gestionan con un mecanismo de anticipo puntual. El anticipo sirve para registrar contablemente una deuda del empleado con la empresa. Esta ficha de ayuda explica el mecanismo de regularización y la configuración que se debe realizar para utilizarlo.
- ¿Cómo puedo eliminar un gasto incorrecto pagado con una tarjeta Cleemy?
- ¿Cómo puedo gestionar un gasto superior al límite de pago con una tarjeta Cleemy?
- ¿Cómo se regularizan los gastos incorrectos o limitados?
- ¿Cómo configuro mi exportación y mi plan contable para tener en cuenta los anticipos puntuales vinculados a las tarjetas Cleemy?
¿Cómo puedo eliminar un gasto incorrecto pagado con una tarjeta Cleemy?
Desde Cleemy Notas de gastos, puedes, como administrador, eliminar un gasto pagado con una tarjeta Cleemy por un empleado si consideras que la tarjeta Cleemy se ha utilizado incorrectamente. El empleado o el mánager debe avisarte si ha incurrido en un gasto indebidamente.
Nota: Debes ser administrador de Cleemy Notas de gastos y tener derechos para «modificar una nota de gasto en cualquier momento». Más información sobre la gestión de funciones: Configurar las funciones en Lucca.
Para eliminar un gasto, debes ir a los gastos del empleado en cuestión y, a continuación, hacer clic en el icono «Eliminar» del gasto de la tarjeta Cleemy en cuestión. A continuación, confirma que quieres eliminar definitivamente el gasto. La eliminación del gasto es irreversible.
La eliminación de un gasto genera automáticamente un asiento de anticipo entre la cuenta de anticipos y la cuenta de conciliación del empleado correspondiente. El asiento del anticipo se hace por el importe total del gasto. Para ello, deberás configurar líneas de anticipo en tu formato de exportación contable y una cuenta de anticipos en tu plan contable.
Cuando se efectúa el anticipo, se envía una notificación al empleado por correo electrónico.
¿Cómo puedo gestionar un gasto superior al límite de pago con una tarjeta Cleemy?
En el caso de los gastos limitados, se abona un anticipo puntual al empleado por el importe que supera el límite máximo. El anticipo se efectúa automáticamente una vez aprobado y comprobado. Esto evita la necesidad de conceder anticipos cuando se aumenta un límite máximo en el momento de la aprobación o la verificación.
Por lo tanto, tenemos dos asientos para este gasto:
- un asiento por el importe autorizado por la política de gastos en la cuenta de conciliación del empleado y en la cuenta de gastos;
- un asiento de anticipo por el importe que supera el límite máximo entre la cuenta de conciliación del empleado y la cuenta de anticipos.
Cuando se efectúa el anticipo, se envía una notificación al empleado por correo electrónico.
¿Cómo se regularizan los gastos incorrectos o limitados?
Para regularizar esta deuda, el empleado puede pagar los gastos profesionales utilizando una forma de pago personal: después declara su gasto, que se reembolsará con cargo al saldo de la cuenta de anticipos.
Para obligar al empleado a utilizar una forma de pago personal, puedes bloquear temporalmente la tarjeta Cleemy del empleado fijando el límite máximo en 0 €.
Ejemplo de una cuenta de anticipos de 10 €:
El empleado también puede hacer una transferencia a la cuenta de la empresa: en este caso, debe introducir manualmente el reembolso en el módulo de anticipos en Cleemy Notas de gastos, seleccionando la acción «Introducir el reembolso de un anticipo puntual ya pagado».
¿Cómo configuro mi formato de exportación y mi plan contable para tener en cuenta los anticipos puntuales vinculados a las tarjetas Cleemy?
Configuración del plan contable
En la sección «Configuración > Planes contables» de Cleemy Notas de gastos encontrarás tus planes contables.
Para utilizar el mecanismo de regularización con anticipos puntuales, debes configurar una cuenta de anticipos puntuales (en tus cuentas de terceros). Puedes utilizar esta cuenta para realizar anticipos puntuales, por ejemplo, por empleado.
Si tus empleados reembolsan sus anticipos mediante una transferencia a la cuenta de la empresa, acuérdate de introducir tu cuenta de caja en las cuentas financieras:
Configuración de líneas contables
Para usar los anticipos únicos en caso de anulación o limitación de gastos, debes configurar tu exportación contable.
En tu aplicación Cleemy Notas de gastos, ve a «Configuración» > «Formatos de las exportaciones contables». Debes configurar las dos líneas siguientes:
- línea de pago de anticipo a un empleado
- y línea de contrapartida del pago de anticipo.
Si tus cuentas de empleados y tus cuentas de anticipos puntuales son distintas, también deberás configurar los asientos contables de anticipos:
Para añadir una línea, haz clic en la primera celda de una línea existente y, a continuación, en «Añadir». Consulta la ficha de ayuda: Configuración de los formatos de exportación contable.