Gestión contable de transacciones con tarjetas Cleemy

Antes de empezar

Cuando utiliza Cleemy Pago, cada transacción realizada con una tarjeta Cleemy queda contabilizada y se puede exportar a su contabilidad para facilitar la conciliación bancaria.

Esta ficha de ayuda explica el plan contable previsto y las configuraciones que hay que realizar para beneficiarse de los asientos de transacciones.

Plan contable

En cuanto se realiza una transacción con una tarjeta (transacción que conlleva un cargo en su cuenta Cleemy Pago), se efectúa un asiento entre su «Cuenta Cleemy» y una «cuenta de conciliación» que puede crear como cuenta auxiliar para cada empleado. Este asiento se exportará a su contabilidad desde la exportación contable de Cleemy Notas de gastos.

Cuando el trabajador agrega un justificante, declara sus gastos y estos se aprueban, se realiza un asiento entre la «cuenta de conciliación» y los cargos correspondientes.

 

A título informativo, a diferencia de las notas de gastos abonadas con medios de pago personales, las notas de gastos abonadas con una tarjeta Cleemy tendrán una línea de contrapartida en la cuenta del empleado por gasto y no por nota de gastos, con el objetivo de facilitarle la conciliación de sus cuentas.

Si se produce un gasto incorrecto o superior al límite máximo, se efectúa automáticamente un único asiento de anticipo entre la cuenta de anticipos y la cuenta de conciliación del trabajador en cuestión.

 

Si se trata de un gasto con un límite máximo, solo se repercute automáticamente como anticipo puntual el importe que supere dicho límite máximo.

 

La cuenta de anticipos registra una deuda del trabajador con la empresa. Para saldar esa deuda, el trabajador puede pagar los gastos profesionales con un medio de pago personal o hacer una transferencia a la cuenta de la empresa. En este último caso, se requiere una cuenta de caja en el plan contable.

Puede obtener más información al respecto en la página de ayuda dedicada al mecanismo de regularización: Regularizar un gasto pagado con una tarjeta Cleemy que no está cubierto por la empresa.

Configuración de los códigos de cuentas contables

El plan contable anterior le pide que cree dos nuevas cuentas en su contabilidad. La cuenta Cleemy (una 512) y la cuenta de conciliación. Una vez creadas estas cuentas, hay que definirlas en Cleemy.

Cuenta de conciliación por empleado

Introduzca su cuenta de conciliación desde el plan contable de Cleemy. Si quiere que sea una cuenta auxiliar, utilice la segunda línea «Cuenta auxiliar». 

Cuenta Cleemy

La cuenta Cleemy también figura en el plan contable:

Seleccione «Constante» en la lista desplegable e introduzca el código de su cuenta Cleemy.

Cuenta de anticipos puntual

Puede configurar una cuenta de anticipos puntual (en sus cuentas de terceros). Puede utilizar esta cuenta de anticipos puntual como cuenta auxiliar.

Cuenta de caja

Introduzca el código contable de su cuenta de caja para rastrear los reembolsos abonados por adelantado por sus trabajadores. Ese código puede ser el de su cuenta bancaria principal o el código de su cuenta Cleemy.

Configuración de líneas contables

Para obtener las líneas de transacción en su exportación contable, las líneas deben configurarse en el módulo «Formatos de las exportaciones contables».

Hay que completar el formato de la exportación contable según los asientos que quiera hacer.

Asientos de transacciones

  • Línea de cuenta Cleemy que realiza un movimiento en el haber de la cuenta Cleemy cuando se utiliza una tarjeta Cleemy.
  • Línea de conciliación de tarjetas Cleemy que realiza movimientos en la cuenta de conciliación (cuenta auxiliar o no).

Asientos de anticipos

  • Línea de pago de un anticipo a un trabajador que realiza movimientos en la cuenta del anticipo puntual (en caso de gastos incorrectos o con límites máximos).
  • Línea de contrapartida del pago de anticipos que realiza movimientos en la cuenta de conciliación de tarjetas Cleemy (en caso de gastos incorrectos o con límites máximos) o la cuenta de caja en caso de introducción manual de un anticipo o del reembolso de un anticipo.

Asiento de imputación sobre un anticipo

Solamente resulta útil si sus cuentas de empleados y sus cuentas de anticipos puntuales son distintas. En este caso, este asiento se utiliza para realizar movimientos en la cuenta de anticipos del trabajador a la cuenta del empleado cuando se declara una nota de gastos.

  • Línea de imputación sobre un anticipo (cuenta de anticipos)
  • Línea de imputación sobre un anticipo (cuenta de empleado)

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