Antes de empezar
Esta ficha de ayuda aborda el módulo Acciones pendientes de realizar. Las preguntas frecuentes que aparecen en la parte inferior de la página podrá ayudarlo a responder a diversas preguntas.
El módulo Acciones pendientes de realizar le permite, en calidad de Administrador, visualizar las acciones que usted debe llevar a cabo para gestionar las ausencias de sus trabajadores en Timmi Ausencias.
Estos son los distintos tipos de acciones que debe realizar:
- Regreso al trabajo después de una larga ausencia
- Ausencias para las que se debe indicar el motivo
- Justificantes que hay que comprobar
- Saldos que presentan fallos
- Ajustes de adquisición para incorporaciones / salidas
- Solicitudes urgentes pendientes de aprobación
- Cuentas caducadas o a punto de caducar
- Sincronizaciones con errores
Se deben activar varios permisos para acceder a todos los bloques que se presentan a continuación. Esta ficha de ayuda explica de manera detallada los permisos que se tienen que activar, según sus necesidades. En particular, el permiso Abonar una cuenta de ausencias, que permite activar los bloques siguientes: Justificantes pendientes de recoger, Saldo negativo con fallo y Ajustes pendientes de efectuar.
Regreso al trabajo después de una larga ausencia
Para poder acceder a este bloque, hay que estar conectado a Admin Lucca (contacte con el servicio de soporte). De hecho, hay que activar la opción «sí» en la configuración de Nuevos formularios con baja laboral (DSN) en Preferencia.
Y hay que seleccionar el permiso «Ver la vuelta al trabajo después de una larga ausencia» en las funciones correspondientes.
Ausencias para las que se debe indicar el motivo
En Timmi Ausencias puede utilizar un motivo de espera, tipo «Ausencia pendiente de justificar», para indicar la ausencia de un trabajador que no le ha dado explicaciones ni ha presentado la baja laboral. Usted, o el mánager del trabajador, introduce estas ausencias en Gestión del planning, que luego aparecen en el módulo Acciones pendientes de realizar para que se procesen antes del siguiente período de nómina.
Una vez conocido el motivo, debe actualizar la ausencia del trabajador siguiendo el enlace «Reclasificar» hacia el módulo Gestión del planning.
Justificantes que hay que comprobar
Algunas ausencias, como los eventos familiares (por ejemplo, nacimiento, matrimonio / pareja de hecho, enfermedad de un hijo, etc.), requieren un justificante.
Estas ausencias aparecen en Acciones pendientes de realizar en cuanto son aprobadas por el mánager. Así puede verificar los justificantes adjuntos antes de hacer clic en «Validar» para que desaparezca la línea.
Las ausencias que aparecen en esta sección son las correspondientes a las cuentas de ausencias que se han configurado con la opción «Las ausencias en esta cuenta requieren un justificante marcada (en la parte Uso de la configuración de la cuenta).
Para que esta información aparezca, debe contar en su función con el permiso para hacer abonos en una cuenta de ausencias. Para averiguar cómo puede modificar sus derechos de acceso, puede consultar nuestra ficha de ayuda al respecto.
Saldos que presentan fallos
Son cuentas con saldo actual negativo, cuando la cuenta de ausencias correspondiente no autoriza los saldos con días en negativo. En Saldos con fallo aparecerán las cuentas para las cuales:
- La fecha de fin de la adquisición de la cuenta es anterior a la fecha del día:
- Cuando se ha activado el abono íntegro al principio del período (casilla marcada), la fecha de inicio de adquisición es anterior a la fecha del día.
En la mayoría de los casos, un saldo con fallo se explica por una acción realizada por el administrador a través del módulo «Gestión del planning». De hecho, los permisos del administrador le permiten omitir los bloqueos relacionados con la configuración de la cuenta.
En la columna «Detalles» puede hacer clic en Mostrar para consultar el historial de las acciones realizadas en la cuenta para ese trabajador.
Para rectificar la situación, lo invitamos a ir a Ajuste manual, para editar el saldo, o a Gestión del planning, para reclasificar algunas ausencias con otro motivo.
Para que esta información aparezca, debe contar en su función con el permiso para hacer abonos en una cuenta de ausencias. Para averiguar cómo puede modificar sus derechos de acceso, puede consultar nuestra ficha de ayuda al respecto.
Ajustes de adquisición para incorporaciones/salidas
En los casos de adquisición anual al principio del año civil o de referencia, aquí encontrará a usuarios que necesitan un ajuste: los usuarios que se incorporan o se marchan durante el período. Esto corresponde únicamente al abono anual (o semestral o trimestral), por ejemplo, cuando los RTT* (día(s) de descanso compensatorio) se adquieren totalmente cada 1 de enero o si las vacaciones se adquieren totalmente el 1 de junio.
Los trabajadores que se incorporan o se marchan durante el período tienen derecho al prorrateo del derecho completo debido a su presencia parcial durante el período. En el caso de los trabajadores que se marchan y que ya han recibido el derecho completo, Timmi Ausencias propone una deducción para ajustar la adquisición.
- En el caso de las salidas: la configuración de Preferencia le permite realizar ajustes de manera automática en caso de salida.
- En el caso de las incorporaciones: cuando el trabajador se crea durante su mes de incorporación y la configuración «Asientos mensuales» indica «Último día del mes», Timmi Ausencias gestiona automáticamente el abono de rectificación.
Solicitudes urgentes pendientes de aprobación
Este bloque presenta las solicitudes de ausencia pendientes de aprobación que los mánagers deben aprobar. Se muestran las solicitudes de ausencias en el pasado y durante los 5 próximos días. El enlace al módulo Aprobación le permite llegar a la lista filtrada de solicitudes correspondiente. A continuación, puede realizar acciones en masa o ir a cada solicitud para avisar al aprobador o aprobar, rechazar o transferir la solicitud.
Cuentas caducadas o a punto de caducar
Este bloque le permite identificar las cuentas caducadas (para las cuales, eventualmente, tendría que hacer una transferencia, ponerlas a cero o asignar un límite al final del período de disfrute), así como identificar las cuentas que van a caducar, para notificar a los trabajadores que tengan saldo disponible.
Sincronización con errores
Para que esta información aparezca, debe contar en su función con el permiso para consultar y configurar sincronizaciones. Este bloque le permiten consultar las sincronizaciones con sistemas de terceros que tienen errores. En el módulo de sincronizaciones, puede acceder a un cuadro de mando filtrado por los eventos que presentan errores, para decidir cómo puede regularizar la situación. Hay un mecanismo de reproducción para volver a intentar sincronizar automáticamente los eventos que generan errores.
Preguntas frecuentes
Veo muchos saldos con fallos en cuentas caducadas. ¿Qué hay que hacer?
Para que desaparezcan, puede ir al módulo Abonar / Deducir Ajuste manual, y seleccionar el ajuste colectivo para poner a cero los contadores correspondientes (ejemplo: RTT (día(s) de descanso compensatorio) 2021). Conserve únicamente los contadores en los que todavía deba realizar acciones: reclasificar la ausencia de un trabajador o transferir de un contador a otro.
¿Qué hay que hacer con las ausencias pendientes de justificar en el pasado?
En el caso de las ausencias pendientes de justificar demasiado antiguas, debe eliminarlas una por una, siguiendo el enlace Reclasificar con cada una. En general, no está previsto que estas ausencias se exporten a la nómina; por lo tanto, su eliminación no afectará a la nómina.
Hay muchos justificantes pendientes de recoger en ausencias lejanas en el tiempo. ¿Cómo lo soluciono?
Si algunas ausencias de 2021 y de principios de 2022 ya se han verificado, puede validar las ausencias una por una y así desaparecerán las líneas.
Si ya no necesita hacer un seguimiento de los justificantes con algunos motivos, vaya a Configuración Cuenta para desactivar la casilla.
Los cambios se aplicarán a las ausencias futuras.
Cuando hago clic en Validar el justificante, Timmi Ausencias a veces me pide que vuelva a abonar días. ¿Por qué?
Anteriormente, para que los justificantes vuelvan a aparecer para verificarlos en el módulo Acciones pendientes de realizar, había que activar el seguimiento del saldo para las cuentas de ausencias que necesitaban justificante. La cuenta de ausencias tenía saldo negativo en el cuadro de contadores de la página Solicitud hasta que el administrador salde la cuenta, en principio, después de obtener el justificante.
En la mayoría de los casos, esta lógica de abono/deducción que afecta al Seguimiento del saldo no era necesaria para algunas ausencias, por ejemplo, los eventos familiares. Luego se agregó un nuevo parámetro de la cuenta: la casilla «Las ausencias en esta cuenta requieren un justificante», que se tiene que seleccionar.
En el caso de las cuentas de ausencias con seguimiento del saldo y la casilla activada, la ventana de nuevo abono consiste en confirmar que usted quiera volver a abonar esos días, lo que hará desaparecer la línea en el cuadro de contadores del trabajador.
¿Qué hay que hacer con las solicitudes en el pasado demasiado lejanas en el tiempo, que están pendientes de aprobación?
Vaya al módulo Aprobación para ajustar el filtro «antes del xx» y fijar una fecha límite. Luego podrá rechazar o aprobar las solicitudes, una por una. Aviso: en caso de aprobar las solicitudes, es probable que las ausencias vuelvan a aparecer en su próxima exportación a nómina.
