Antes de empezar
El módulo Acciones pendientes de realizar te permite, como administrador, encontrar en una única interfaz todas las ausencias que requieren de tu atención (por ejemplo, empleados que se reincorporan al trabajo tras una ausencia prolongada) o una acción por tu parte (comprobación de un justificante de ausencia, recalificación de una ausencia, etc.).
Estos son los distintos tipos de acciones que debes realizar:
- Perfiles de empleados para completar
- Regreso al trabajo después de una larga ausencia
- Ausencias para las que se debe indicar el motivo
- Justificantes que hay que comprobar
- Saldos que presentan fallos
- Ajustes de adquisición para incorporaciones o salidas
- Solicitudes urgentes pendientes de aprobación
- Cuentas caducadas o a punto de caducar
- Sincronizaciones con errores
Se deben activar varios permisos para acceder a todos los bloques que se presentan a continuación. Para descubrir cómo editar tus derechos de acceso, puedes consultar nuestra ficha de ayuda sobre este tema.
Perfiles de empleados para completar
A los empleados identificados en Perfiles de empleado que deben completarse les faltan datos en su ficha de empleado que son necesarios para que Lucca Ausencias funcione correctamente. Mientras no se faciliten estos datos, estos empleados quedarán excluidos de la adquisición calculada por Lucca Ausencias (es decir, no recibirán ningún crédito de días ni en modo manual ni automático).
Para poder acceder a este bloque, tu función debe tener los permisos de Abonar un tipo de ausencias E importar derechos.
Regreso al trabajo después de una larga ausencia
Los empleados que han estado ausentes durante más de 30 días naturales se muestran en Regreso al trabajo después de una larga ausencia. El retorno al trabajo de estos empleados siguientes puede requerir una acción particular: organización de una consulta médica o una entrevista profesional, preparación de material informático, etc. En esta pantalla solo aparecen los empleados que se prevé que regresen hoy o en un plazo de 7 días.
Para poder acceder a este bloque, se debe activar la opción de Nuevos formularios de baja médica (DSN) desde Preferencias (te rogamos que contactes con el servicio de soporte).
Y hay que seleccionar el permiso Ver la vuelta al trabajo después de una larga ausencia en las funciones a las que se han concedido este derecho.
Ausencias para las que se debe indicar el motivo
En Lucca Ausencias, puedes utilizar un motivo de espera, tipo «Ausencia pendiente de justificar», para indicar la ausencia de un empleado que no ha dado explicaciones ni ha presentado la baja laboral. Tú, o el mánager del trabajador, introduces estas ausencias en Gestión del planning, que luego aparecen en el módulo Acciones pendientes de realizar para que se procesen antes del siguiente período de nómina.
Una vez conocido el motivo, debes actualizar la ausencia del trabajador siguiendo el enlace «Reclasificar» hacia el módulo Gestión del planning.
Justificantes que hay que comprobar
Algunas ausencias, como los eventos familiares (por ejemplo, nacimiento, matrimonio/pareja de hecho, enfermedad de un hijo, etc.), requieren un justificante.
Estas ausencias aparecen en Acciones pendientes de realizar en cuanto son aprobadas por el mánager. De esta forma, puedes verificar los justificantes adjuntos antes de hacer clic en «Validar» para que desaparezca la línea.
Se debe activar la configuración de Las ausencias en esta cuenta requieren un justificante en los tipos de ausencias para que las ausencias aparezcan en esta sección.
Para que esta información aparezca, debes contar en tu función con el permiso para Abonar un tipo de ausencias.
Saldos que presentan fallos
Se trata de cuentas que tienen un saldo negativo cuando la configuración de las cuentas en cuestión no permite saldos de días en negativo y para las que:
- la fecha de fin de la adquisición de la cuenta sea anterior a la fecha actual;
- cuando se ha activado el abono íntegro al principio del período, la fecha de inicio de adquisición sea anterior a la fecha actual.
En la mayoría de los casos, un saldo con fallo se explica por una acción realizada por el administrador a través del módulo Gestión del planning. De hecho, los permisos del administrador te permiten omitir los bloqueos relacionados con la configuración de la cuenta.
En la columna «Detalles» puedes hacer clic en Mostrar para consultar el historial de las acciones realizadas en la cuenta para ese empleado.
Para rectificar la situación, te invitamos a ir a Gestión del planning, para reclasificar algunas ausencias con otro motivo o en Ajuste manual para editar el saldo.
Para que aparezca el bloque Saldos con fallos, debes contar en tu función con el permiso para Abonar un tipo de ausencia.
Ajustes de adquisición para incorporaciones/salidas
En el bloque de Ajustes de adquisición, encontrarás a los empleados que llegan o se van durante el año, y que tienen al menos un tipo de ausencia con adquisición anual al inicio del año civil. Este es el caso, por ejemplo, cuando sus días de descanso compensatorio se adquieren en su totalidad el 1 de enero.
Los empleados que se incorporan o se marchan a lo largo del año tienen derecho al prorrateo del derecho completo debido a su presencia parcial durante el período. En el caso de los empleados que se marchan y que ya han recibido el derecho completo, Lucca Ausencias propone una deducción para ajustar la adquisición.
Solicitudes urgentes pendientes de aprobación
Este bloque muestra las solicitudes de ausencia pendientes de aprobación y para aprobar con urgencia, y se muestran los períodos de ausencia en el pasado y en un plazo de 5 días. El enlace al módulo Aprobación te permite llegar a la lista filtrada de solicitudes correspondiente. A continuación, puedes realizar acciones en masa o ir a cada solicitud para avisar al aprobador o aprobar, rechazar o transferir la solicitud.
Cuentas caducadas o a punto de caducar
Este bloque te permite identificar las cuentas caducadas (en los últimos 6 meses), es decir, las cuentas con un periodo de disfrute terminado. Para estas cuentas, en principio, debes realizar una transferencia a otra cuenta, restablecerlas a cero o asignarles un límite.
También se muestran las cuentas que caducarán en los próximos 3 meses en las que uno o varios empleados tengan días disponibles. El informe te permite identificar a los empleados en cuestión, por lo que podrás avisar a los empleados que dispongan de días.
Preguntas frecuentes
Veo muchos saldos con fallos en cuentas caducadas. ¿Qué hay que hacer?
Para que desaparezcan, puedes ir al módulo Crédito/Débito > Ajuste manual, y seleccionar el ajuste colectivo para poner a cero los contadores correspondientes (ejemplo: RTT (día(s) de descanso compensatorio) 2021). Conserva únicamente los contadores en los que todavía debas realizar acciones: reclasificar la ausencia de un empleado o transferir de un contador a otro.
¿Qué hay que hacer con las ausencias pendientes de justificar en el pasado?
En el caso de las ausencias pendientes de justificar demasiado antiguas, debes eliminarlas una por una, siguiendo el enlace Reclasificar con cada una. En general, no está previsto que estas ausencias se exporten a la nómina; por lo tanto, su eliminación no afectará a la nómina.
Hay muchos justificantes pendientes de recoger en ausencias lejanas en el tiempo. ¿Cómo lo soluciono?
Si algunas ausencias de 2021 y de principios de 2022 ya se han verificado, puedes validar las ausencias una por una y así desaparecerán las líneas.
Si ya no necesitas hacer un seguimiento de los justificantes con algunos motivos, ve a Configuración > Cuenta para desactivar la casilla.
Los cambios se aplicarán a las ausencias futuras.
Cuando hago clic en Validar el justificante, Lucca Ausencias a veces me pide que vuelva a abonar días. ¿Por qué?
Anteriormente, para que los justificantes vuelvan a aparecer para verificarlos en el módulo Acciones pendientes de realizar, había que activar el seguimiento del saldo para las cuentas de ausencias que necesitaban justificante. La cuenta de ausencias tenía saldo negativo en el panel de contadores de la página Solicitud hasta que el administrador salde la cuenta, en principio, después de obtener el justificante.
En la mayoría de los casos, esta lógica de abono/deducción que afecta al Seguimiento del saldo no era necesaria para algunas ausencias, por ejemplo, los eventos familiares. Luego se agregó un nuevo parámetro de la cuenta: la casilla de verificación «Las ausencias en esta cuenta requieren un justificante», que se tiene que seleccionar.
En el caso de las cuentas de ausencias con seguimiento del saldo y la casilla de verificación activada, la ventana de nuevo abono consiste en confirmar que quieres volver a abonar esos días, lo que hará desaparecer la línea en el panel de contadores del trabajador.
¿Qué hay que hacer con las solicitudes en el pasado demasiado lejanas en el tiempo, que están pendientes de aprobación?
Ve al módulo Aprobación para ajustar el filtro «antes del xx» y fijar una fecha límite. Luego podrás rechazar o aprobar las solicitudes, una por una. Aviso: En caso de aprobar las solicitudes, es probable que las ausencias vuelvan a aparecer en tu próxima exportación de nómina.
En este vídeo puedes consultar todas las funcionalidades para administrar las ausencias y los saldos (las acciones que debes realizar se explican entre 0:11 y 3:20).