Antes de empezar
Si se envían documentos para su firma electrónica desde Core HR, puede gestionarse la ubicación de la firma y permitirse a los firmantes escribir una mención en el documento.
Para ello, hay que preparar los documentos integrando etiquetas específicas.
Estas etiquetas también funcionan si no se ha utilizado previamente el módulo de generación de documentos.
Gestionar la posición de las firmas en un documento
Las firmas deben colocarse en lugares muy concretos y, como firmante, a veces es difícil saber exactamente dónde se debe firmar en un documento. Puede definirse la posición de todas las firmas en los documentos.
Cuando un firmante abra el documento para firmarlo, verá un recuadro amarillo que indica «Pulsar para firmar». Este es ahora el único lugar del documento en el que el firmante puede pulsar para firmar.
Preparar documentos para definir la position de las firmas
Para definir la posición de las firmas, debes preparar los documentos de una manera muy precisa. En primer lugar, hay que abrir el documento de texto de Microsoft Word (DOCX/DOTX) u OpenOffice (ODT/OTT).
En los lugares donde deberá introducirse una mención, hay que escribir la siguiente cadena de caracteres:
- SIGNATURE1
El número 1 debe incrementarse por cada firmante añadido para el que se desee definir la posición de la firma (véase el ejemplo a continuación).
Al firmar, el recuadro amarillo que indica «Pulsar para firmar» se situará ligeramente por debajo y a la derecha de esta cadena de caracteres.
Ejemplo:
- Se debe escribir SIGNATURE1 en el lugar donde deberá firmar el primer firmante.
- Se debe escribir SIGNATURE2 en el lugar donde deberá firmar el segundo firmante.
- Etc.
Añadir una mención durante la firma («Leído y aprobado», «En prueba de conformidad», etc.)
Las menciones como «Leído y aprobado» o «En prueba de conformidad» se usan para expresar el acuerdo explícito de una persona con los términos de un documento, reforzando así su valor probatorio. Aunque su uso es más tradicional en las firmas manuscritas, a veces se siguen utilizando en documentos firmados electrónicamente para confirmar la intención contractual.
Cuando un firmante abre el documento para firmarlo, verá un recuadro amarillo correspondiente a un campo de texto. Este campo permite al empleado introducir manualmente la información requerida.
Preparar los documentos para añadir las menciones
Para añadir una mención, los documentos deben prepararse de una manera muy específica. En primer lugar, hay que abrir el documento de texto de Microsoft Word (DOCX/DOTX) u OpenOffice (ODT/OTT).
En los lugares donde deberá introducirse una mención, hay que escribir una de las siguientes cadenas de caracteres:
- MENTION1: para crear una recuadro sin rellenado automático.
El número 1 debe incrementarse por cada firmante añadido que deba introducir una mención (véase el ejemplo a continuación).
Al firmar, el recuadro amarillo correspondiente al campo de texto se situará al nivel de la cadena de caracteres.
Ejemplo:
- Hay que escribir MENTION1 en el lugar donde el primer firmante deberá introducir la mención.
- Hay que escribir MENTION2 en el lugar donde el segundo firmante deberá introducir la mención.
- Etc.