Indicar su centro de trabajo con Timmi Oficina

Antes de empezar

Timmi Oficina es la solución de gestión del teletrabajo y del modelo de asistencia híbrido de Lucca. Esta ficha describe las principales funciones que le permiten introducir su centro de trabajo y saber dónde trabajan otros empleados.

Información general

Timmi Oficina ofrece dos vistas para los empleados: 

  • la vista principal, que destaca la búsqueda y la introducción de su propio centro de trabajo
  • la vista de planning, que permite consultar el centro de trabajo de todo un departamento (o varios)

Estas dos vistas también pueden utilizarse en teléfonos inteligentes y tabletas. La aplicación móvil Timmi Oficina para iOS y Android está disponible actualmente en versión beta. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

Indicar el centro de trabajo con un clic

Timmi Oficina le permite indicar a sus colegas dónde está trabajando, de dos maneras: 

  • en un clic, utilizando su semana tipo, que puede introducir anteriormente en sus preferencias (arriba a la derecha);
  • o día a día.

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Si un sitio está dividido en zonas, como en el ejemplo anterior de París, puede elegir la zona correspondiente en el paso siguiente. Una zona corresponde a una oficina compartida, un espacio abierto o incluso una planta pequeña.

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Indicar el centro de trabajo a partir de planos de oficinas

Para que esta funcionalidad esté disponible, primero hay que configurar los planos de la oficina.

En el planning, seleccione la fecha, luego la oficina y, a continuación, haga clic en «Elegir del plano».

Puede seleccionar su zona desde el plano (las zonas libres aparecen en azul y las ocupadas en rojo) o en la lista desplegable. Esta lista también muestra la capacidad y las personas presentes en cada zona.

Agregar un comentario al introducir el centro de trabajo

Al introducir su centro de trabajo, los usuarios pueden agregar un comentario haciendo clic en el icono Union.png.

El usuario puede editar el comentario en cualquier momento mientras el centro de trabajo sea editable. De forma predeterminada, el comentario está visible para el usuario en cuestión, el mánager y los administradores, pero se puede marcar la opción «Hacer público mi comentario».

Un símbolo de notificación pastille.png indica que se han agregado uno o varios comentarios. En la vista de planning también se puede consultar el comentario cuando hay uno, pasando el ratón por encima del centro de trabajo.

Indicar el centro de trabajo de otro empleado

En la gestión de funciones, puede editar el perímetro de la autorización «Indicar el centro de trabajo». Recomendamos asignar el perímetro «Todos los departamentos» solamente a los administradores y, si fuera necesario, la opción «Empleados supervisados» a los mánagers. 

Consultar el centro de trabajo de mis colegas

Haciendo clic en el botón «¿Dónde están sus colegas?», en la parte inferior de la página, obtendrá la vista de planning. De manera predeterminada, se filtra por su departamento, pero puede editar el filtro y se guardará para su próxima visita.

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Siempre puede indicar su centro de trabajo en la vista de planning; esto resulta especialmente útil si quiere tener en cuenta a su equipo antes de tomar una decisión.

Aprobación de las solicitudes

Dependiendo de la configuración y de sus normas de teletrabajo, puede tener un límite en el número de días introducidos por semana, por mes o por año. Una vez alcanzado el límite, las solicitudes que lo superen quedarán sujetas a la aprobación del mánager (notificación por correo electrónico y, próximamente, por Slack y Teams).

Un día de teletrabajo pendiente de aprobación aparece en blanco con un contorno azul.

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A la izquierda, aprobado. A la derecha, pendiente.

De manera predeterminada, los días de teletrabajo introducidos dentro de los límites no están sujetos a aprobación.

 

Seguimiento de la ocupación, modelo de asistencia híbrido y exceso de reservas

Si los distintos centros de trabajo tienen una capacidad determinada, se puede hacer un seguimiento de la ocupación. Este el caso, por ejemplo, de un modelo de asistencia híbrido.

Al introducir los datos, puede ver la ocupación de los distintos lugares directamente en la interfaz.

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Cuando un lugar está completo, todavía puede introducir su presencia, pero aparecerá una alerta pidiéndole que confirme. Es responsabilidad suya hacer los arreglos necesarios si necesita una plaza. Sabemos que hay muchos casos especiales y, por esta razón, la introducción no se bloquea. Los empleados con exceso de reservas pueden verse en la vista detallada de los presentes en cada lugar.

Puede ver de un vistazo la ocupación de los distintos lugares haciendo clic en «Ver ocupación de los lugares» en la vista principal o en la vista de planning.

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Haciendo clic en la ocupación de un día determinado, puede acceder a los datos de los empleados presentes ese día en ese lugar, con su departamento, establecimiento y zona (si el lugar está dividido en zonas).

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Recordatorios de introducción de datos

Si utiliza Slack o Microsoft Teams, se enviará un recordatorio semanal los viernes a las 15:00 h si no ha introducido la semana siguiente total o parcialmente.

Si no ve ningún recordatorio, comuníqueselo a su gestor de RR. HH. Es posible que la integración con Slack o Teams no se haya configurada.

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Mostrar en el calendario

Su centro de trabajo aparecerá en su calendario de Google o de Outlook si se ha configurado la integración. Esto resulta especialmente útil para planificar sus próximas citas. Si no puede ver estos eventos, hable con tu gestor de RR. HH.

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Se están estudiando otras funcionalidades que estarán disponibles en 2024. Envíe sus ideas a nuestro portal de productos.

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