Antes de empezar
Como administrador de la solución Poplee Core HR, tienes que llevar a cabo tareas puntuales o reiteradas. A continuación, encontrarás una lista de las tareas más recurrentes de un administrador responsable de esta solución.
Cuando llega un empleado
- Crear la ficha de un empleado: si ya conoces la dirección de correo electrónico personal del empleado, te invitamos a indicarla desde ya para iniciar la incorporación. De lo contrario, puedes hacerlo más adelante.
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Iniciar la incorporación: puedes personalizar la incorporación en función del empleado. Estas son las tres etapas:
1. Personaliza el correo electrónico de bienvenida seleccionando el modelo de mensaje y editándolo si fuera necesario
2. Escoge qué formulario de datos administrativos es el más adecuado. Las respuestas del empleado completan automáticamente su expediente de RR. HH.
3. Selecciona el modelo de tareas más adecuado. Puedes editar las tareas o bien eliminarlas directamente.
Al hacer clic en Iniciar la incorporación, el nuevo empleado recibirá el correo electrónico de bienvenida con un enlace al formulario. - Seguimiento de la incorporación:
- verificar si elformulario ha sido rellenado, y si no, enviar un recordatorio al empleado
- hacer el seguimiento de lastareas con retraso, las efectuadas y las futuras
- editar las fechas límites y los responsables de las tareas
- interrumpir el procedimiento de incorporación si, por ejemplo, el empleado ya no viene
Una vez se hayan realizado todas las tareas y se haya rellenado el formulario, puedes finalizar el proceso de incorporación.
- Crear y hacer firmar electrónicamente los documentos al futuro empleado a su llegada (contrato de trabajo, carta de seguridad, acuerdo de confidencialidad, etc).
Cambio de contrato y/o reincorporación tras una ausencia de larga duración
- Crear un nuevo contrato: cuando un empleado cambia de contrato (por ejemplo, por un cambio de entidad o de categoría profesional), te aconsejamos cerrar el antiguo contrato y crear uno nuevo. Como recordatorio, al cerrar un contrato, el empleado ya no podrá iniciar sesión en Lucca desde la fecha de finalización del contrato.
- Iniciar una nueva incorporación: puede resultar útil en el caso de pasar de un contrato de prácticas a un contrato indefinido, por ejemplo. Asimismo, puede ser conveniente iniciar una nueva incorporación para preparar el regreso del empleado en caso de baja por enfermedad de larga duración.
Tras la salida de un empleado
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Archivar la ficha del empleado: se debe cerrar su contrato para archivar el expediente de RR. HH. en la fecha acordada. Esta acción es obligatoria, ya que supone:
- la interrupción de los accesos a las soluciones de Lucca;
- la ausencia de descuentos para el usuario en la facturación de algunas soluciones de Lucca (consulta las condiciones de facturación para cada solución);
- la activación del finiquito (solución de Timmi Ausencias);
- la posibilidad de iniciar la salida del empleado que se va;
- encontrar la información de RR. HH. en el momento de la reincorporación del empleado al reactivar su cuenta (creación de un nuevo contrato).
- Iniciar la salida
- Seguimiento de la salida
- Editar el mánager de un equipo tras su salida: esta acción puede hacerse en bloque sin necesidad de abrir individualmente las fichas de RR. HH. de los empleados supervisados.
- Derecho de supresión: de conformidad con el artículo 17 del RGPD (Reglamento general para la protección de datos), el empleado que deja la empresa tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales.
Cumplimentar el expediente de RR. HH.
- Revisar los datos obligatorios que no se han indicado: estos son los datos de aplicación de nuestras soluciones, así como los datos que se configuran como obligatorios en el expediente de RR. HH.
- Iniciar una campaña de actualización: al iniciar una campaña de actualización, permites a los empleados actualizar su expediente de RR. HH. de forma completamente autónoma. Puede utilizarse para: actualizar la información de RR. HH. que necesitas o bien para asegurarte de que los datos del expediente de RR. HH. están actualizados.