¿Cuáles son las tareas de un administrador de Poplee Core HR?

Antes de empezar

Como administrador de la solución Poplee Core HR, tiene que llevar a cabo tareas puntuales o reiteradas. A continuación, encontrarás una lista de las tareas más recurrentes de un administrador responsable de esta solución.

En el momento de la llegada de un empleado 

  • Crear la ficha de un empleado: Si ya conoce la dirección de correo electrónico personal del empleado, le invitamos a indicarla desde ahora para iniciar el onboarding. De lo contrario, puede hacerlo más adelante. 
  • Iniciar el onboarding: puede personalizar el onboarding según el empleado. Estas son las tres etapas:
    1. Personalice el mensaje de correo electrónico de bienvenida seleccionando el modelo de mensaje y modificándolo si fuera necesario
    2. Elija qué formulario de datos administrativos es el más adecuado. Las respuestas del empleado completan automáticamente el expediente de RR. HH.
    3. Seleccione el modelo de tareas más adecuado. Puede editar las tareas o bien eliminarlas directamente.
    Al hacer clic en Iniciar el onboarding, el nuevo empleado recibirá el mensaje de correo electrónico de bienvenida con el enlace al formulario.
  • Seguimiento del onboarding:
    • asegurarse de que se ha rellenado el formulario y, si no es el caso, enviar un recordatorio al empleado
    • Seguimiento de las tareas con retraso, realizadas y futuras
    • cambiar las fechas de los plazos y los responsables de las tareas
    • interrumpir el procedimiento de onboarding si, por ejemplo, el empleado ya no viene

    Cuando se han realizado todas las tareas y que se ha rellenado el formulario, puede cerrar el procedimiento de onboarding.

  • Generar y solicitar la firma electrónica al futuro empleado de los documentos para preparar su llegada (contrato de trabajo, política de seguridad, acuerdo de confidencialidad, etc.).

Cambio de contrato y/o reincorporación tras una ausencia de larga duración

  • Crear un nuevo contrato: cuando un empleado cambia de contrato (por ejemplo, cambio de entidad o de categoría profesional), le aconsejamos que cierre el antiguo contrato y cree uno nuevo. Como recordatorio, al cerrar un contrato, el empleado ya no puede iniciar sesión en Lucca desde la fecha de finalización del contrato.
  • Iniciar un nuevo onboarding: Esto puede resultar útil, por ejemplo, cuando se pasa de un período de prácticas a un contrato indefinido. Asimismo, puede ser conveniente iniciar un nuevo onboarding para preparar el regreso del empleado, por ejemplo, en caso de baja por enfermedad de larga duración

Para la salida de un empleado

  • Archivar la ficha del empleado: es conveniente cerrar el contrato para archivar su expediente de RR. HH. en la fecha prevista. Esta acción es obligatoria, ya que supone: 
    • la interrupción de los accesos a las soluciones Lucca,
    • que no se cuente al usuario en la facturación de algunas soluciones Lucca (consultar las condiciones de facturación de cada solución),
    • la activación del finiquito (solución Timmi Ausencias),
    • la posibilidad de iniciar el offboarding del empleado que se va,
    • encontrar la información de RR. HH. en el momento de la reincorporación del empleado al reactivar su cuenta (creación de un nuevo contrato)
  • Iniciar el offboarding
  • Seguimiento del offboarding
  • Cambiar el mánager de un equipo tras su salida: esta acción puede hacerse en masa sin abrir individualmente las fichas de RR. HH. de los empleados supervisados.
  • Derecho al olvido (o de supresión): de conformidad con el artículo 17 del RGPD (Reglamento general para la protección de datos), el empleado que deja la empresa tiene derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales. 

Rellenar el expediente de RR. HH.

  • Revisar los datos obligatorios que no se han indicado: estos son los datos de aplicación de nuestras soluciones, así como los datos que se configuran como obligatorios en el expediente de RR. HH.
  • Iniciar una campaña de actualización: al iniciar una campaña de actualización, permite que sus empleados actualicen su expediente de RR. HH. de forma completamente autónoma. Puede ser el caso para: actualizar la información de RR.HH. que necesita o bien para asegurarse de que los datos del expediente de RR. HH. están actualizados.

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